Condiciones del servicio

1. Acuerdo, requisitos de acceso y documentos

Sytance Technologies Limited (序衡科技有限公司) proporciona Sytance. Estas Condiciones del servicio, incluido el Apéndice A cuando corresponda, rigen el Servicio entre dicha sociedad («Sytance», «nosotros» o «nos») y el Cliente. La persona que las acepta a título individual es el Cliente; quien las acepta con facultades para representar a una organización obliga a dicha organización como Cliente.

El Servicio está disponible para personas y organizaciones que cumplan los requisitos en todo el mundo, con sujeción a la legislación aplicable y a la disponibilidad del Servicio. Toda persona que se registre o sea Usuario autorizado debe tener al menos 18 años y haber alcanzado la mayoría de edad legal en su lugar de residencia. Los menores no deben registrarse. Para registrar una cuenta o aceptar una invitación, se requiere una declaración afirmativa de mayoría de edad y la aceptación de estas condiciones. El consentimiento para marketing es independiente y opcional.

«Servicio» significa la plataforma Sytance alojada en línea, sus funciones incluidas y la documentación. No incluye el alojamiento autogestionado, el despliegue privado ni los servicios de consultoría profesional, salvo que se acuerden por separado. «Usuario autorizado» significa una persona a quien el Cliente permite utilizar el Servicio. «Pedido» significa un formulario de pedido aceptado por ambas partes, una compra en línea confirmada u otro acuerdo de compra por escrito que identifique el plan adquirido.

Un acuerdo negociado individualmente prevalece sobre estas condiciones en caso de conflicto expreso. Un Pedido determina el plan adquirido, el precio, el periodo de facturación y las cantidades; no implica la renuncia tácita a las obligaciones de protección de datos. El Apéndice A rige el tratamiento por cuenta del Cliente y prevalece sobre las condiciones generales incompatibles en esa materia, con sujeción a la ley imperativa y a las cláusulas de transferencia obligatorias que resulten aplicables. Los compromisos de no entrenamiento del aviso sobre IA y datos del Cliente forman parte de estas condiciones. Los avisos de privacidad y cookies explican las prácticas relativas a los datos y no sustituyen a un acuerdo de tratamiento ni otorgan derechos adicionales de uso del contenido.

2. Uso del Servicio

Sytance es un servicio de software de ciberseguridad y cumplimiento de productos. Con sujeción a estas condiciones y al plan o Pedido aplicable, el Cliente puede permitir que sus Usuarios autorizados accedan al Servicio y lo utilicen para sus propios fines lícitos durante la vigencia del Servicio.

El Cliente debe utilizar el Servicio y la documentación de conformidad con la legislación aplicable, estas condiciones y cualquier límite de usuarios, espacios de trabajo, almacenamiento, uso o funciones indicado en el Servicio, el plan o el Pedido.

Los derechos otorgados en virtud de estas condiciones son limitados, no exclusivos, intransferibles y no sublicenciables, salvo que un Pedido lo permita expresamente. No se transfiere al Cliente ningún derecho de propiedad sobre el Servicio.

3. Disponibilidad, soporte y cambios

Podemos mantener, actualizar, proteger o modificar el Servicio para mejorar sus funciones, abordar riesgos, cumplir la ley o reflejar cambios en la tecnología y los proveedores. Durante un periodo de servicio vigente, ningún cambio reducirá sustancialmente las funciones esenciales del plan de pago, salvo que sea razonablemente necesario por motivos de seguridad, cumplimiento legal, dependencia de terceros o integridad del Servicio.

La disponibilidad puede verse afectada por tareas de mantenimiento programadas o de emergencia, las condiciones de Internet, dependencias de terceros y acontecimientos que escapen a nuestro control razonable. Los plazos de respuesta del soporte, compromisos de disponibilidad, créditos de servicio o requisitos de continuidad de negocio solo serán vinculantes si se indican en un Pedido u otro acuerdo escrito.

Las funciones identificadas como beta, de vista previa, evaluación o experimentales pueden estar incompletas, modificarse, suspenderse o retirarse; no deberían utilizarse como único fundamento de decisiones de producción, regulatorias o críticas para la seguridad.

4. Cuentas y acceso

• La información de la cuenta debe ser exacta y mantenerse actualizada.
• Cada usuario debe utilizar una cuenta individual y proteger sus credenciales.
• El Cliente es responsable de aprobar, revisar y retirar el acceso de los usuarios, así como de la actividad realizada a través de sus cuentas, salvo en la medida en que dicha actividad se deba a un incumplimiento de estas condiciones por nuestra parte.
• Los posibles accesos no autorizados deben comunicarse sin demora a support@sytance.com.

5. Contenido del Cliente

«Contenido del Cliente» significa los datos, archivos, registros, instrucciones y demás material que el Cliente o alguien en su nombre envíe al Servicio, junto con el material generado para el Cliente a partir de esas entradas. Entre las partes, el Cliente conserva sus derechos sobre el Contenido del Cliente.

El Cliente autoriza a Sytance Technologies Limited y a sus proveedores de servicios a alojar, copiar, transmitir, tratar, mostrar, proteger, respaldar, devolver y eliminar el Contenido del Cliente únicamente en la medida razonablemente necesaria para prestar y proteger el Servicio, seguir las instrucciones del Cliente, hacer cumplir el acuerdo y cumplir la ley.

El Cliente es responsable de la exactitud y licitud del Contenido del Cliente y de obtener todos los derechos, avisos y permisos necesarios para utilizarlo en el Servicio.

El Cliente debería mantener registros originales y copias de seguridad adecuados de la información que no pueda recrear razonablemente. El Servicio no sustituye los controles de gestión de registros, recuperación ante desastres o archivo regulado que el Cliente deba mantener, salvo que un Pedido disponga expresamente lo contrario.

El Cliente debe designar a las personas autorizadas para administrar su espacio de trabajo y sus acuerdos de compra, y mantener actualizados sus datos de contacto. Las invitaciones no transfieren al invitado la titularidad del espacio de trabajo de una organización. Los usuarios deben respetar las restricciones de acceso tras un cambio de funciones, su salida o su retirada por parte de un administrador.

Si se cuestiona la autoridad sobre una cuenta o su titularidad, podemos solicitar pruebas proporcionadas y restringir el acceso objeto de la controversia mientras la examinamos. No resolvemos disputas laborales o de titularidad societaria ni transferimos contenido basándonos únicamente en una solicitud sin respaldo.

No se concede permiso para utilizar el Contenido del Cliente con fines publicitarios, en estudios de caso públicos, para entrenar o ajustar modelos. No publicaremos el nombre, el logotipo ni material identificable del espacio de trabajo del Cliente como respaldo sin una autorización independiente. El acceso operativo se limita a los fines autorizados por estas condiciones y, en lo que respecta a los datos personales, por el Apéndice A.

Entre las partes, los derechos sobre el material generado se atribuyen al Cliente en la medida en que existan y puedan transferirse legalmente. Esto no garantiza que un resultado de IA sea único, susceptible de protección por derechos de autor o esté libre de derechos de terceros. El software y las plantillas preexistentes de Sytance, así como las normas y otros materiales de terceros, siguen sujetos a sus respectivos derechos. El Cliente puede utilizar elementos de plantillas de Sytance incorporados en los entregables generados para sus fines empresariales o personales legítimos, pero no puede distribuir nuestra biblioteca de plantillas como producto independiente competidor.

6. Funciones asistidas por IA

Las funciones asistidas por IA generan análisis y borradores a partir de las instrucciones y el contexto proporcionados mediante el Servicio. Los resultados pueden ser incompletos, inexactos o inadecuados para un fin concreto.

El Cliente debe revisar y validar los resultados antes de basarse en ellos, implementarlos, incorporarlos a documentación controlada o presentarlos a un cliente, evaluador, organismo de certificación o autoridad.

Sytance facilita el trabajo profesional, pero no sustituye el criterio de ingeniería, seguridad, calidad, regulación, asuntos legales o gestión. El uso del Servicio no demuestra por sí solo el cumplimiento, la certificación ni la aprobación regulatoria.

7. Uso aceptable

El Cliente y sus usuarios autorizados no deben:

• Utilizar el Servicio para actividades ilícitas, fraudulentas, engañosas o abusivas.
• Enviar malware, código dañino, credenciales obtenidas ilícitamente o material que infrinja derechos de terceros.
• Eludir los controles de acceso, los límites entre organizaciones, los límites de frecuencia, los controles de facturación o las medidas de seguridad.
• Interferir con el Servicio o realizar pruebas de denegación de servicio, destructivas o de seguridad no autorizadas.
• Intentar acceder sin permiso a la cuenta, los datos o los sistemas de otro cliente.
• Copiar, revender, sublicenciar o aplicar ingeniería inversa al Servicio, salvo que la ley o un acuerdo escrito lo permitan expresamente.

8. Planes, pruebas, facturación y cancelación

La página de pago de Sytance muestra el precio y la moneda del plan disponible, el periodo de facturación, las funciones incluidas y un aviso sobre los impuestos aplicables. El Cliente debe proporcionar información de facturación exacta y estar autorizado para utilizar el método de pago elegido. Stripe procesa los pagos y las transacciones de suscripción; Sytance sigue siendo el proveedor del servicio responsable de su prestación y asistencia. Los cargos bancarios o de conversión de moneda se rigen por el acuerdo del Cliente con su entidad de pago.

Las suscripciones se renuevan automáticamente con la periodicidad indicada durante el pago, hasta que se cancele la renovación. El Cliente autoriza los cargos periódicos indicados. La renovación puede cancelarse mediante el enlace de gestión de facturación de la cuenta; si no se puede acceder a ese enlace, contacte con support@sytance.com. Para evitar la renovación, la cancelación debe completarse antes del siguiente cargo. Cancelar la renovación mantiene el acceso durante el periodo de pago vigente y no cierra por sí mismo la cuenta ni elimina los datos.

No ofrecemos reembolsos voluntarios. Salvo que la legislación aplicable exija lo contrario, no se reembolsan los pagos correspondientes a periodos no utilizados o parcialmente utilizados, cancelaciones anticipadas o cambios de opinión. Esta regla no excluye derechos irrenunciables de desistimiento, reembolso, reparación, reducción del precio u otros recursos de los consumidores. Contacte con support@sytance.com para que investiguemos cargos duplicados, no autorizados o calculados incorrectamente; esta regla no nos autoriza a conservar un cargo que no se adeudara debidamente.

Si el pago falla, podemos avisar al Cliente y utilizar el proceso de reintento disponible a través del servicio de pago. Un pago fallido no prorroga indefinidamente el acceso de pago. Cuando caduquen los derechos de acceso de pago, el contenido existente del espacio de trabajo seguirá siendo consultable, pero no estarán disponibles la edición, la generación, la descarga de documentos ni otras exportaciones comerciales. Un plan de pago vigente restablece los permisos correspondientes. Las restricciones de seguridad y las cuentas suspendidas o eliminadas siguen rigiéndose por la sección 12.

Una prueba gratuita no crea obligación de pago, salvo que el Cliente confirme por separado una suscripción de pago. La duración y las limitaciones de la prueba son las indicadas al activarla. Los derechos aplicables al vencimiento de un plan de pago no amplían automáticamente una prueba ni otorgan funciones de pago a una cuenta gratuita.

Cualquier cambio de precio o de las condiciones de renovación se comunica antes de la renovación afectada, con información y tiempo suficientes para cancelar según lo exija la legislación aplicable. Un cambio de plan entra en vigor en la fecha y con el cargo o crédito indicados antes de su confirmación. El acceso continuado al contenido almacenado no implica por sí solo el consentimiento a un cargo adicional que no se haya comunicado.

Cuando un consumidor tenga un derecho legal de desistimiento o cancelación, puede ejercerlo mediante una declaración inequívoca dirigida a support@sytance.com que identifique la cuenta y la compra; no se exige una explicación si la ley no la requiere. Cancelar la renovación automática y ejercer un derecho legal de desistimiento son acciones distintas. Empezar a utilizar un servicio SaaS no implica por sí solo renunciar a dicho derecho. Cualquier solicitud obligatoria de inicio anticipado de la prestación, confirmación, información adicional del comerciante o mecanismo legal de desistimiento debe facilitarse durante el proceso de compra aplicable; estas condiciones generales no lo sustituyen. Los reembolsos exigidos legalmente se tramitan dentro del plazo legal correspondiente.

En los contratos a distancia de servicios celebrados por un consumidor que cumpla los requisitos y estén sujetos a las normas de cancelación de la UE/EEE o del Reino Unido, el plazo inicial de desistimiento suele ser de 14 días desde la celebración del contrato, sin necesidad de indicar un motivo. Basta con enviar la declaración de desistimiento antes de que venza el plazo aplicable. Siguen disponibles cualquier plazo más largo o derecho adicional de cancelación asociado a la renovación que exija la legislación aplicable, incluida una prórroga por no haber facilitado la información obligatoria. Que la compra se realice a nombre de una persona física no determina por sí solo la condición de consumidor; esta depende de la finalidad de la compra y de la legislación aplicable.

Si el consumidor solicita expresamente que el Servicio se preste durante dicho periodo y la ley lo permite, puede deberse un importe proporcional por el Servicio efectivamente prestado antes del desistimiento. No inferimos esa solicitud ni la pérdida de un derecho de cancelación por el mero hecho de registrarse, iniciar sesión o aceptar en general estas condiciones. Toda excepción basada en la ejecución completa requiere la solicitud previa y el confirmación informada que exija la ley; una suscripción continua no se considera completamente ejecutada solo porque se haya activado el acceso.

Cuando esas normas exijan un reembolso tras un desistimiento válido, devolvemos el importe legalmente adeudado sin dilaciones indebidas y dentro de los 14 días siguientes a la notificación del desistimiento, utilizando el método de pago original salvo que se acuerde expresamente otro, sin cobrar una comisión por el reembolso. Se trata de recursos legales, no de una oferta de reembolso voluntario. Para comunicar un defecto del Servicio u otra reclamación, identifique la compra afectada y el problema a través de support@sytance.com; investigaremos, explicaremos el resultado y ofreceremos cualquier recurso que exija la legislación aplicable.

9. Propiedad intelectual de Sytance

Sytance Technologies Limited y sus licenciantes conservan todos los derechos sobre el Servicio, el software, la tecnología, la documentación, las plantillas, las marcas y la propiedad intelectual relacionada, con excepción del Contenido del Cliente.

Sytance Technologies Limited puede utilizar los comentarios para desarrollar y mejorar el Servicio, siempre que dicho uso no identifique al Cliente ni divulgue el Contenido del Cliente.

10. Servicios y dependencias de terceros

El Servicio puede interoperar con un servicio de terceros seleccionado o habilitado de forma independiente por el Cliente, o incluir un enlace a dicho servicio. Las condiciones y prácticas de privacidad de ese tercero rigen el uso directo que haga el Cliente de ese servicio, y el Cliente autoriza el intercambio de la información necesaria para la integración.

Los proveedores seleccionados por Sytance Technologies Limited para alojar, proteger, respaldar o prestar el Servicio operan conforme a nuestros acuerdos y no a instrucciones independientes del Cliente. Nuestra responsabilidad por dichos proveedores se rige por el acuerdo aplicable con el Cliente y por la ley.

No controlamos los servicios de terceros a los que el Cliente accede de forma independiente. Un cambio, una interrupción o una restricción introducidos por un tercero pueden afectar a una integración o a una función dependiente.

11. Confidencialidad y protección de datos

«Información confidencial» incluye el Contenido del Cliente no público, la información de seguridad, comercial y técnica, y la información identificada como confidencial o que razonablemente deba considerarse confidencial por su naturaleza y por las circunstancias de su divulgación. Cada parte debe proteger la Información confidencial de la otra con, al menos, un cuidado razonable, utilizarla únicamente en el marco de la relación de servicio y divulgarla solo a personas que la necesiten y estén sujetas a obligaciones de confidencialidad adecuadas.

La información queda excluida únicamente en la medida en que la parte receptora pueda demostrar que ya la conocía lícitamente y sin restricciones, que pasó a ser pública sin que se produjera un incumplimiento, que la recibió lícitamente de otra fuente sin deber de confidencialidad o que la desarrolló de forma independiente sin utilizar la información divulgada. La divulgación obligatoria se limita a lo exigido por la ley; cuando esté permitido, la parte receptora avisará con antelación y prestará una cooperación razonable para solicitar medidas de protección.

El Aviso de privacidad explica el tratamiento para nuestros propios fines. El Apéndice A se aplica automáticamente, sin necesidad de una firma independiente, a los datos personales que tratamos por cuenta del Cliente en virtud de este acuerdo. Las condiciones adicionales sobre datos que se firmen pueden complementarlo. Ni una excepción de confidencialidad ni una licencia general de contenido permiten entrenar modelos ni prevalecen sobre un requisito de protección de datos personales.

12. Suspensión, terminación y devolución de datos

Podemos imponer restricciones de acceso necesarias y proporcionadas ante riesgos de seguridad, conductas ilícitas o prohibidas, incumplimientos sustanciales, daños a terceros o requisitos legales. Cuando sea posible, explicaremos el motivo y ofreceremos una oportunidad razonable para subsanar la situación. La expiración ordinaria de un plan de pago se rige por la norma de acceso de solo consulta y es distinta de la suspensión de una cuenta por motivos de seguridad o legales.

El Cliente puede dejar de utilizar el Servicio y cancelar la renovación desde la gestión de facturación. Un incumplimiento sustancial subsanable debe corregirse dentro del plazo razonable indicado en el aviso escrito o, si no se especifica ninguno, en un plazo de 30 días. Si el incumplimiento no se subsana dentro de ese plazo, cualquiera de las partes puede terminar el acuerdo afectado.

La cancelación de la renovación o la expiración de un plan de pago no elimina automáticamente el Contenido del Cliente. El contenido del espacio de trabajo se conserva hasta que el Cliente lo elimine o presente una solicitud de eliminación válida, con sujeción a las disposiciones del Aviso de privacidad sobre eliminación, copias de seguridad y conservación legal. Los Clientes que necesiten exportaciones comerciales deberían completarlas durante el acceso de pago. No se requiere un plan de pago para ejercer derechos legales sobre datos personales.

Las disposiciones que por su naturaleza deban seguir vigentes mantendrán su eficacia tras la terminación, incluidas las obligaciones de pago devengadas, la propiedad intelectual, la confidencialidad, las limitaciones de responsabilidad y la resolución de controversias.

Siempre que sea razonablemente posible, una restricción debería limitarse a los usuarios, datos o funciones afectados. Podemos actuar de inmediato si una demora generara un riesgo de seguridad sustancial o incumpliera un requisito legal. Cuando esté permitido, explicaremos el motivo, las medidas correctivas disponibles y cómo solicitar una revisión a través de support@sytance.com. El acceso se restablecerá cuando se hayan resuelto los motivos correspondientes y se cumplan las condiciones aplicables a la cuenta y a los permisos.

Si interrumpimos el Servicio en su totalidad, cuando sea posible avisaremos con antelación razonable y ofreceremos una oportunidad razonable para recuperar el Contenido del Cliente conservado o indicar que se elimine. Si la exportación de pago habitual no está disponible, contacte con support@sytance.com para organizar la recuperación. La devolución de datos exigida por el Apéndice A o por una norma imperativa no está condicionada a la compra de una nueva suscripción. Por lo demás, la expiración ordinaria del plan sigue sujeta a las reglas de consulta y exportación de la sección 8.

13. Garantías y exclusiones de responsabilidad

Prestaremos el Servicio con diligencia y competencia razonables. Salvo que un acuerdo escrito disponga expresamente lo contrario y en la máxima medida permitida por la ley, el Servicio y sus resultados se proporcionan «tal cual» y «según disponibilidad».

No garantizamos un funcionamiento ininterrumpido o sin errores, la identificación de todas las vulnerabilidades o defectos, ni que los resultados satisfagan una ley, norma, certificación o requisito concreto de un Cliente.

Nada de lo dispuesto en estas condiciones excluye un derecho o recurso que legalmente no pueda excluirse.

14. Responsabilidad

En la máxima medida permitida por la ley, ninguna de las partes será responsable de pérdidas indirectas, incidentales, especiales, punitivas o consecuentes, ni de la pérdida de beneficios, ingresos, oportunidades de negocio, fondo de comercio o ahorros previstos.

Salvo que un acuerdo escrito disponga lo contrario, la responsabilidad total de Sytance Technologies Limited derivada del Servicio no superará las tarifas pagadas o pagaderas por el Cliente por el Servicio durante los doce meses anteriores al hecho que dio lugar a la reclamación.

Nada de estas condiciones excluye o limita la responsabilidad por fraude o declaración fraudulenta, muerte o lesiones personales causadas por negligencia ni cualquier otra responsabilidad que no pueda excluirse o limitarse legalmente. Cada limitación se aplica únicamente en la medida permitida por la legislación aplicable.

15. Disposiciones generales

Estas condiciones, el Pedido aplicable y los documentos que se incorporen expresamente a ellas constituyen el acuerdo relativo al Servicio. Si alguna disposición no fuera exigible, se limitará en la medida mínima necesaria; las demás disposiciones seguirán vigentes.

Ninguna de las partes será responsable de retrasos o incumplimientos causados por acontecimientos que escapen a su control razonable, sin que ello exima del pago de importes ya vencidos. La falta de exigencia de una disposición no constituye una renuncia. El Cliente no puede ceder el acuerdo sin nuestro consentimiento, que no se denegará de forma irrazonable en caso de una reorganización societaria auténtica o de la venta de la práctica totalidad de los activos empresariales pertinentes.

Podemos actualizar estas condiciones para el uso futuro del Servicio. Cuando lo exijan la ley o el acuerdo, avisaremos con antelación razonable de cualquier cambio sustancial. Un cambio sustancial no reducirá retroactivamente los derechos ya adquiridos.

Estas condiciones se rigen por la legislación de Hong Kong. Para los Clientes que no sean consumidores, los tribunales de Hong Kong tendrán jurisdicción exclusiva, salvo que cualquiera de las partes pueda solicitar medidas cautelares urgentes ante un tribunal competente. Los consumidores conservan las protecciones irrenunciables previstas por la legislación aplicable de su residencia habitual y los derechos legales para iniciar procedimientos ante un tribunal competente.

Envíe las notificaciones legales a legal@sytance.com, salvo que un acuerdo aplicable establezca otro procedimiento.

Las notificaciones legales dirigidas a Sytance deberían enviarse a legal@sytance.com e identificar la cuenta, el asunto y la medida solicitada. Enviamos las notificaciones contractuales a la dirección de correo electrónico actual de la cuenta del Cliente o a la dirección contractual designada, o a través de un canal acordado por escrito. Una notificación surte efecto al recibirse, según determine la legislación aplicable; mostrar un texto revisado no sustituye una notificación individual ni un consentimiento legalmente obligatorios.

Se pretende que las versiones en chino e inglés expresen el mismo acuerdo. Si existe una discrepancia sustancial, prevalece el idioma acordado expresamente en un contrato negociado individualmente; de lo contrario, la discrepancia se rige por la versión en la que el Cliente aceptó estas condiciones, con sujeción a las protecciones imperativas de los consumidores. La selección del idioma no modifica el alcance de los derechos legales.

Si surge una controversia, cualquiera de las partes puede describírsela a la otra por escrito y procurar resolverla de buena fe. Este proceso no impide solicitar medidas urgentes, presentar reclamaciones regulatorias o ejercer recursos imperativos de los consumidores ni iniciar procedimientos judiciales dentro de plazo; tampoco suspende automáticamente un plazo legal de prescripción.

Apéndice A. Condiciones de tratamiento de datos: ámbito

Este Apéndice forma parte vinculante del acuerdo siempre que Sytance trate por cuenta del Cliente datos personales incluidos en el Contenido del Cliente («Datos personales del Cliente»). Se aplica mientras nosotros o nuestros subencargados conservemos esos datos por cuenta del Cliente, incluido el acceso de solo consulta que se mantenga y las actividades autorizadas de eliminación o devolución. No rige el tratamiento que realice un responsable independiente para sus propios fines, como los registros que deba conservar legalmente un proveedor de pagos.

El Cliente es el responsable del tratamiento o un encargado autorizado por su responsable; Sytance es su encargado o subencargado, según corresponda. Cada parte cumple la legislación de protección de datos aplicable a su función. «Violación de la seguridad de los datos personales» significa una brecha de seguridad que provoque la destrucción, pérdida o alteración accidental o ilícita de Datos personales del Cliente, o su divulgación o acceso no autorizados.

A.1. Detalles del tratamiento

El tratamiento consiste en proporcionar el espacio de trabajo alojado de ciberseguridad y cumplimiento de productos y las funciones solicitadas por el Cliente. El Pedido, la configuración del espacio de trabajo y las solicitudes autorizadas identifican los servicios e instrucciones pertinentes. El Cliente determina qué registros envía y sigue siendo responsable de minimizar los datos.

Los interesados pueden incluir al personal, contratistas, proveedores y contactos comerciales del Cliente, así como a personas descritas en registros de productos o seguridad. Los datos personales pueden incluir nombres, funciones laborales, datos de contacto, identificadores de cuentas o registros, correspondencia e información personal incidental contenida en archivos cargados, evidencias, instrucciones y material generado. La arquitectura del producto y los datos técnicos quedan comprendidos en este Apéndice en la medida en que identifiquen a una persona.

Las operaciones incluyen recibir, registrar, organizar, alojar, recuperar, consultar, transmitir para el tratamiento solicitado, generar borradores asociados, mantener registros de acceso y auditoría, y devolver o eliminar datos. El tratamiento continúa durante la relación de servicio, el acceso mantenido al espacio de trabajo y la ejecución de la devolución, eliminación o conservación restringida exigida por ley.

El Servicio no requiere que se incluyan en el contenido del espacio de trabajo datos personales sensibles, documentos de identidad, credenciales de tarjetas de pago, contraseñas ni secretos. El Cliente no debe enviar dichos datos sin una necesidad lícita y garantías adecuadas al tratamiento concreto. Este Apéndice no declara que el Servicio sea adecuado para todos los casos de uso de datos de categorías especiales o regulados.

A.2. Instrucciones y fines permitidos

Sytance trata los Datos personales del Cliente únicamente siguiendo instrucciones documentadas del Cliente, incluidas las de este acuerdo, el Servicio seleccionado, las acciones autorizadas dentro del producto y las instrucciones escritas de soporte, salvo que la legislación aplicable exija otra cosa. Las instrucciones incluyen las transferencias autorizadas necesarias para el Servicio solicitado, con sujeción al apartado A.5. Informamos al Cliente de cualquier requisito legal de tratamiento antes de actuar, salvo que la ley prohíba hacerlo.

No vendemos los Datos personales del Cliente ni los utilizamos para marketing independiente ni los usamos para entrenar o ajustar modelos. La prohibición se aplica a Sytance y a los proveedores externos de IA, e incluye entradas, instrucciones, archivos, contexto y resultados. No combinamos conjuntos de datos de clientes para fines ajenos. El tratamiento necesario para generar una inferencia o proteger el Servicio solicitado no concede derechos para otros usos.

Si consideramos que una instrucción infringe la legislación aplicable en materia de protección de datos, informamos de inmediato al Cliente y podemos suspender el tratamiento afectado mientras solicitamos una instrucción lícita. No sustituimos tácitamente la finalidad por otra más amplia. El Cliente debe estar autorizado para impartir sus instrucciones y facilitar a las personas afectadas los avisos y permisos requeridos.

A.3. Medidas de confidencialidad y seguridad

El personal autorizado para tratar Datos personales del Cliente debe estar sujeto a obligaciones contractuales o legales de confidencialidad. El acceso se limita a las tareas que esté autorizado a realizar. Mantenemos medidas técnicas y organizativas adecuadas a los riesgos del tratamiento, teniendo en cuenta la naturaleza y sensibilidad de los datos, las garantías disponibles y el posible impacto en las personas.

Las medidas incluyen acceso autenticado y permisos basados en funciones; límites de acceso entre organizaciones y espacios de trabajo; transmisión protegida de las comunicaciones del Servicio; acceso operativo controlado; registros pertinentes para la seguridad y gestión de incidentes; gestión de vulnerabilidades y cambios; y procedimientos para restringir, devolver o eliminar datos. La recuperación y gestión de copias de seguridad deben proteger la confidencialidad e impedir que los datos eliminados vuelvan a incorporarse al uso habitual.

Revisamos y adaptamos las garantías a medida que cambian el Servicio y los riesgos, y no reduciremos sustancialmente el nivel general de protección de los Datos personales del Cliente durante la relación de tratamiento. Si se solicita, facilitamos información de seguridad pertinente bajo las protecciones de confidencialidad. Este Apéndice no afirma que exista una certificación concreta, cifrado universal de todos los soportes de almacenamiento, un tiempo de recuperación fijo ni disponibilidad ininterrumpida.

A.4. Subencargados

El Cliente otorga una autorización general por escrito para que Sytance utilice subencargados necesarios para prestar servicios de alojamiento, infraestructura, comunicaciones, seguridad, soporte y el tratamiento de IA solicitado. Antes de confiar Datos personales del Cliente a un subencargado, debemos imponerle por escrito obligaciones que ofrezcan una protección sustancialmente equivalente para el tratamiento pertinente. Seguimos siendo responsables ante el Cliente de que el subencargado cumpla esas obligaciones.

Facilitamos al Cliente, a través de privacy@sytance.com, la identidad legal, las funciones de servicio y los países de tratamiento de los subencargados pertinentes, incluso antes del tratamiento cuando así se exija. La mención pública de categorías de proveedores no sustituye la información que debamos facilitar legalmente a un Cliente o a una persona. Un acuerdo de confidencialidad puede proteger información comercial, pero no debe impedir una divulgación legalmente obligatoria.

Informamos previamente a los Clientes afectados de cualquier incorporación o sustitución prevista mediante su cuenta o contacto de privacidad designado, y les damos una oportunidad razonable para oponerse, por motivos fundados de protección de datos, antes de que comience el nuevo tratamiento. Analizamos alternativas o garantías razonables. Si no puede resolverse una objeción, el tratamiento afectado no debe continuar para ese Cliente sin base jurídica y autorización; las partes pueden poner fin al servicio afectado y organizar la devolución o eliminación. Los cambios de emergencia no eximen de la autorización previa ni de las obligaciones legales de notificación que sean exigibles.

A.5. Ubicaciones del tratamiento y transferencias internacionales

Los servidores actuales de la aplicación se encuentran en Hong Kong; los servicios de soporte pueden tratar datos en otros lugares. Sytance no garantiza que todo el contenido, los registros o las copias de seguridad permanezcan en un solo país ni ofrece alojamiento autogestionado o despliegues privados. Si se solicita y siempre que lo exija la ley, facilitamos información pertinente sobre destinatarios, ubicaciones y garantías.

Cuando la legislación de protección de datos exija una decisión de adecuación, cláusulas contractuales tipo, un instrumento de transferencia del Reino Unido, una evaluación, presentación, autorización u otra garantía, las partes deben establecer el mecanismo aplicable antes de efectuar la transferencia restringida. Este Apéndice no constituye por sí mismo un instrumento de transferencia formalizado. Sytance debe colaborar con el Cliente para facilitar la información y las garantías necesarias y no debe basarse únicamente en la aceptación general del Servicio para eludir esos requisitos.

A.6. Incidentes de datos personales

Sytance notifica al Cliente sin dilaciones indebidas cuando tiene conocimiento de una violación de la seguridad de los datos personales que afecte a Datos personales del Cliente. No esperamos a que concluya la investigación para enviar una notificación inicial. La notificación se envía al contacto de seguridad o privacidad designado por el Cliente o, si no se ha designado ninguno, al contacto de su cuenta.

A medida que se dispone de información, describimos la naturaleza del incidente, los datos y personas afectados —incluidas cifras aproximadas cuando se conocen—, las consecuencias probables, las medidas de contención y corrección, y un contacto para el seguimiento. Facilitamos actualizaciones cuando los hechos no están completos, conservamos las pruebas pertinentes y colaboramos razonablemente con la respuesta del Cliente.

El Cliente decide, con nuestra ayuda, las notificaciones a las personas y autoridades relativas al tratamiento que controla; nosotros efectuamos cualquier notificación que la ley nos exija directamente. La asistencia y notificación sobre un incidente no constituyen una admisión de culpa, y las disposiciones comerciales sobre responsabilidad no eximen de las obligaciones legales de notificación.

A.7. Solicitudes de derechos y asistencia para el cumplimiento

Teniendo en cuenta el tratamiento y la información de la que disponemos, Sytance proporciona asistencia técnica y organizativa razonable para que el Cliente responda a solicitudes de ejercicio de derechos, proteja el tratamiento, evalúe los efectos sobre la protección de datos y consulte a una autoridad de control cuando sea necesario. Remitimos con prontitud las solicitudes relativas a datos controlados por el Cliente y no las resolvemos por nuestra cuenta, salvo que estemos autorizados u obligados por ley.

El Cliente facilita información suficiente para identificar los registros pertinentes y confirmar sus instrucciones. La asistencia habitual exigida por ley no está condicionada a la compra de un nuevo plan. Si el Cliente solicita trabajos adicionales que excedan nuestras obligaciones legales y acordadas, su alcance y cualquier cargo razonable deben acordarse antes de comenzar; dichos acuerdos no deben obstaculizar los derechos ni los plazos legales.

A.8. Devolución, eliminación y conservación continuada

Cancelar la renovación o llegar al vencimiento del plan de pago no pone fin al servicio de consulta mantenido ni constituye una instrucción para eliminar todos los Datos personales del Cliente. Cuando el Cliente pone fin a ese servicio de tratamiento o da una instrucción de eliminación válida, Sytance debe, a elección del Cliente, devolver o eliminar los Datos personales pertinentes del Cliente y eliminar las copias restantes, salvo en la medida en que la legislación aplicable exija su conservación.

Si el Cliente elige la devolución, acordamos un formato seguro y razonablemente utilizable y organizamos la devolución antes de eliminar los datos. Esto se aplica a los Datos personales del Cliente regulados por este Apéndice y no crea un acceso ilimitado a las funciones de generación o exportación de pago. La devolución exigida por ley o contrato en virtud de este Apéndice no está condicionada a la renovación de una suscripción de pago.

La eliminación se lleva a cabo tan pronto como sea posible tras verificar la instrucción, incluidas las instrucciones dirigidas a los subencargados pertinentes. Las copias de recuperación permanecen protegidas y no están disponibles para el tratamiento habitual hasta que se sobrescriban o caduquen en la rotación necesaria de las copias de seguridad. Si se solicita, explicamos las categorías restantes, los motivos y los criterios de finalización aplicables, y confirmamos que se ha completado el alcance de eliminación acordado. Todo dato conservado por obligación legal se aísla de otros usos y se elimina cuando termina dicha obligación.

A.9. Rendición de cuentas y auditorías

Sytance pone a disposición la información razonablemente necesaria para demostrar el cumplimiento de este Apéndice y permite y facilita las auditorías exigidas por la legislación de protección de datos aplicable, incluidas las inspecciones realizadas por el Cliente o por un auditor independiente que designe. En primer lugar, las partes recurren a la documentación pertinente, las respuestas escritas y los informes independientes disponibles cuando aporten evidencia suficiente.

Cuando sea razonablemente necesaria una auditoría adicional, las partes coordinan su alcance, calendario, confidencialidad y acceso seguro para proteger a otros clientes y la continuidad del Servicio. El auditor debe ser independiente, estar debidamente cualificado y quedar sujeto a obligaciones de confidencialidad. Pueden aplicarse un preaviso ordinario y límites proporcionados, pero no deben impedir las facultades de un organismo regulador ni una investigación urgente de una brecha o un incumplimiento creíble. Corregimos las deficiencias demostradas y proporcionamos pruebas de seguimiento adecuadas.

Las solicitudes relativas a este Apéndice deberían enviarse a privacy@sytance.com. Sus obligaciones de confidencialidad, seguridad, asistencia y eliminación continúan mientras se conserven los Datos personales pertinentes del Cliente.