Termini di servizio

1. Accordo, requisiti di idoneità e documenti

La piattaforma Sytance è fornita da Sytance Technologies Limited (序衡科技有限公司). I presenti Termini di servizio, inclusa ove applicabile l’Appendice A, disciplinano il Servizio tra tale società («Sytance», «noi») e il Cliente. La persona che accetta a titolo individuale è il Cliente; chi accetta con poteri di rappresentanza per un’organizzazione vincola quest’ultima in qualità di Cliente.

Il Servizio è disponibile in tutto il mondo a persone fisiche e organizzazioni idonee, nel rispetto della legge applicabile e della disponibilità del Servizio. Ogni registrante e Utente autorizzato deve avere almeno 18 anni e aver raggiunto la maggiore età prevista dalla legge del luogo in cui vive. I minori non possono registrarsi. Per registrare un account o completare un invito è necessario dichiarare esplicitamente di essere maggiorenni e accettare i presenti termini. Il consenso al marketing è separato e facoltativo.

Per «Servizio» si intende la piattaforma Sytance ospitata online, con le funzioni e la documentazione incluse. Non comprende l’hosting autonomo da parte del Cliente, le installazioni private o incarichi di consulenza professionale, salvo diverso accordo. Per «Utente autorizzato» si intende una persona alla quale il Cliente consente di utilizzare il Servizio. Per «Ordine» si intende un modulo d’ordine accettato da entrambe le parti, un acquisto online confermato o un altro accordo scritto di acquisto che identifichi il piano acquistato.

Un accordo negoziato individualmente prevale sui presenti termini in caso di espresso conflitto. L’Ordine stabilisce il piano acquistato, il prezzo, il periodo di fatturazione e le quantità; non deroga tacitamente agli obblighi di protezione dei dati. L’Appendice A disciplina i trattamenti svolti per conto del Cliente e prevale sulle condizioni generali incompatibili in materia, fatti salvi le norme imperative e gli eventuali obblighi inderogabili relativi ai trasferimenti. Gli impegni contro l’addestramento indicati nell’informativa sull’IA e sui dati del Cliente fanno parte dei presenti termini. Le Informative sulla privacy e sui cookie illustrano le prassi relative ai dati e non sostituiscono un accordo sul trattamento né concedono ulteriori diritti d’uso dei contenuti.

2. Uso del Servizio

Sytance è un servizio software per la cybersicurezza dei prodotti e la conformità. Nel rispetto dei presenti termini e del piano o Ordine applicabile, durante la durata del Servizio il Cliente può consentire ai propri Utenti autorizzati di accedere al Servizio e utilizzarlo per le proprie finalità lecite.

Il Cliente deve utilizzare il Servizio e la documentazione nel rispetto della legge applicabile, dei presenti termini e di eventuali limiti relativi a utenti, aree di lavoro, archiviazione, utilizzo o funzionalità stabiliti nel Servizio, nel piano o nell’Ordine.

I diritti concessi ai sensi dei presenti termini sono limitati, non esclusivi, non trasferibili e non sublicenziabili, salvo quanto espressamente consentito in un Ordine. Al Cliente non viene trasferito alcun diritto di proprietà sul Servizio.

3. Disponibilità, assistenza e modifiche

Possiamo sottoporre il Servizio a manutenzione, aggiornamenti, misure di sicurezza o modifiche per migliorarne le funzionalità, gestire i rischi, rispettare la legge o riflettere cambiamenti tecnologici o dei fornitori. Durante un periodo di servizio in corso, una modifica non ridurrà in misura sostanziale le funzionalità principali a pagamento, salvo che ciò sia ragionevolmente necessario per la sicurezza, la conformità legale, una dipendenza da terzi o l’integrità del Servizio.

La disponibilità può essere influenzata da manutenzione programmata o di emergenza, condizioni di Internet, dipendenze da terzi o eventi al di fuori del ragionevole controllo delle parti. Tempi vincolanti di risposta dell’assistenza, impegni di disponibilità, crediti di servizio o requisiti di continuità operativa si applicano solo se previsti in un Ordine o altro accordo scritto.

Le funzionalità indicate come beta, anteprima, valutazione o sperimentali possono essere incomplete, modificate, sospese o ritirate e non dovrebbero costituire l’unica base per decisioni relative alla produzione, alla conformità normativa o alla sicurezza.

4. Account e accesso

• Le informazioni dell’account devono essere accurate e aggiornate.
• Ogni utente deve utilizzare un account individuale e proteggere le proprie credenziali.
• Il Cliente è responsabile dell’approvazione, del riesame e della rimozione degli accessi degli utenti, nonché delle attività svolte tramite i propri account, salvo nella misura in cui siano causate da una nostra violazione dei presenti termini.
• Gli accessi non autorizzati sospetti devono essere segnalati tempestivamente a support@sytance.com.

5. Contenuti del Cliente

Per «Contenuti del Cliente» si intendono i dati, i file, le registrazioni, le istruzioni e gli altri materiali inviati al Servizio dal Cliente o per suo conto, nonché i materiali generati per il Cliente a partire da tali contenuti. Nei rapporti tra le parti, il Cliente conserva i propri diritti sui Contenuti del Cliente.

Il Cliente autorizza Sytance Technologies Limited e i suoi fornitori di servizi a ospitare, copiare, trasmettere, trattare, visualizzare, proteggere, assistere, restituire ed eliminare i Contenuti del Cliente esclusivamente nella misura ragionevolmente necessaria a fornire e proteggere il Servizio, seguire le istruzioni del Cliente, dare esecuzione all’accordo e rispettare la legge.

Il Cliente è responsabile dell’accuratezza e della liceità dei Contenuti del Cliente e dell’ottenimento di tutti i diritti, le informative e le autorizzazioni necessari al loro utilizzo nel Servizio.

Il Cliente dovrebbe conservare adeguate registrazioni originali e copie di backup delle informazioni che non può ragionevolmente ricreare. Salvo espressa indicazione contraria in un Ordine, il Servizio non sostituisce i controlli obbligatori del Cliente per la gestione delle registrazioni, il ripristino dopo un disastro o l’archiviazione regolamentata.

Il Cliente deve designare le persone autorizzate ad amministrare la propria area di lavoro e a gestire gli acquisti, mantenendone aggiornati i dati di contatto. Gli inviti non trasferiscono all’invitato la titolarità dell’area di lavoro di un’organizzazione. Gli utenti devono rispettare le restrizioni di accesso dopo un cambio di ruolo, la cessazione del rapporto o la rimozione da parte di un amministratore.

In caso di contestazione sull’autorità relativa a un account o sulla sua titolarità, possiamo richiedere prove proporzionate e limitare l’accesso contestato durante la verifica. Non risolviamo controversie di lavoro o sulla titolarità societaria e non trasferiamo contenuti sulla sola base di una richiesta non comprovata.

Non viene concessa alcuna autorizzazione a utilizzare i Contenuti del Cliente per pubblicità, casi di studio pubblici, addestramento o perfezionamento dei modelli. Senza un’autorizzazione separata, non pubblicheremo il nome o il logo del Cliente né materiali identificabili della sua area di lavoro a titolo di testimonianza o referenza commerciale. L’accesso operativo resta limitato alle finalità autorizzate dai presenti termini e, per i dati personali, dall’Appendice A.

Nei rapporti tra le parti, i diritti sui materiali generati sono attribuiti al Cliente nella misura in cui esistono e possono essere trasferiti lecitamente. Ciò non garantisce che un risultato prodotto dall’IA sia unico, tutelabile dal diritto d’autore o libero da diritti di terzi. Il software e i modelli Sytance preesistenti, nonché gli standard e gli altri materiali di terzi, restano soggetti ai rispettivi diritti. Il Cliente può utilizzare gli elementi dei modelli Sytance incorporati nei propri elaborati generati per finalità commerciali o personali lecite, ma non può distribuire la nostra raccolta di modelli come prodotto autonomo concorrente.

6. Funzionalità assistite dall’IA

Le funzionalità assistite dall’IA generano analisi e bozze sulla base delle istruzioni e del contesto forniti tramite il Servizio. I risultati possono essere incompleti, inesatti o inadatti a una finalità specifica.

Prima di fare affidamento sui risultati, attuarli, inserirli in documentazione controllata o presentarli a un cliente, valutatore, organismo di certificazione o autorità, il Cliente deve esaminarli e convalidarli.

Sytance supporta il lavoro professionale, ma non sostituisce il giudizio ingegneristico, di sicurezza, qualità, normativo, legale o manageriale. L’uso del Servizio, di per sé, non dimostra la conformità, non costituisce una certificazione né comporta un’approvazione normativa.

7. Uso consentito

Il Cliente e i suoi utenti autorizzati non devono:

• utilizzare il Servizio per attività illecite, fraudolente, ingannevoli o abusive;
• inviare malware, codice dannoso, credenziali ottenute illecitamente o materiali che violano i diritti altrui;
• aggirare controlli di accesso, confini tra tenant, limiti di frequenza, controlli di fatturazione o misure di sicurezza;
• interferire con il Servizio o svolgere test di sicurezza non autorizzati, distruttivi o di tipo denial-of-service;
• tentare di accedere senza autorizzazione agli account, ai dati o ai sistemi di un altro Cliente;
• copiare, rivendere, concedere in sublicenza o sottoporre a reverse engineering il Servizio, salvo quanto espressamente consentito dalla legge o da un accordo scritto.

8. Piani, periodi di prova, fatturazione e annullamento

La pagina di pagamento di Sytance mostra il prezzo e la valuta del piano disponibile, il periodo di fatturazione, le funzionalità incluse e un avviso sulle imposte applicabili. Il Cliente deve fornire informazioni di fatturazione corrette ed essere autorizzato a usare il metodo di pagamento scelto. Stripe elabora i pagamenti e le transazioni relative agli abbonamenti; Sytance resta il fornitore del servizio responsabile della fornitura e dell’assistenza. Eventuali commissioni bancarie o di conversione valutaria dipendono dagli accordi del Cliente con il proprio istituto di pagamento.

Gli abbonamenti si rinnovano automaticamente con la periodicità indicata al momento dell’acquisto, finché il rinnovo non viene annullato. Il Cliente autorizza gli addebiti ricorrenti comunicati. È possibile annullare il rinnovo tramite il collegamento alla gestione della fatturazione dell’account; se non è accessibile, contattare support@sytance.com. Per impedire il rinnovo, la cancellazione deve essere completata prima del successivo addebito. L’annullamento del rinnovo mantiene l’accesso per il periodo già pagato e non chiude di per sé l’account né cancella i dati.

Non offriamo rimborsi volontari. Salvo quanto diversamente previsto dalla legge applicabile, i pagamenti non sono rimborsabili per periodi non utilizzati o utilizzati solo in parte, cancellazione anticipata o ripensamento. Questa regola non esclude i diritti inderogabili del consumatore al recesso, al rimborso, alla riparazione, alla riduzione del prezzo o ad altri rimedi. Per consentire le verifiche, segnala a support@sytance.com gli addebiti duplicati, non autorizzati o calcolati in modo errato; la presente regola non ci autorizza a trattenere un importo non dovuto.

In caso di mancato pagamento, possiamo avvisare il Cliente e utilizzare la procedura di nuovo tentativo disponibile tramite il servizio di pagamento. Un pagamento non riuscito non proroga a tempo indeterminato l’accesso a pagamento. Alla scadenza dell’accesso alle funzioni a pagamento, i contenuti esistenti dell’area di lavoro restano consultabili, ma non sono disponibili le funzioni di modifica, generazione, download dei documenti e altre esportazioni commerciali. Un piano a pagamento valido ripristina le autorizzazioni corrispondenti. Le restrizioni di sicurezza e gli account sospesi o eliminati restano disciplinati dalla sezione 12.

Una prova gratuita non comporta obblighi di pagamento, salvo che il Cliente confermi separatamente un abbonamento a pagamento. La durata e le limitazioni della prova sono quelle comunicate al momento dell’attivazione. I diritti previsti alla scadenza di un piano a pagamento non prorogano automaticamente una prova gratuita né attribuiscono funzionalità a pagamento a un account gratuito.

Ogni modifica del prezzo o delle condizioni di rinnovo viene comunicata prima del rinnovo interessato, con informazioni e tempo sufficienti per annullarlo, come richiesto dalla legge applicabile. La modifica del piano entra in vigore alla data e secondo le modalità di addebito o accredito comunicate prima della conferma. Il semplice accesso continuativo ai contenuti archiviati non implica il consenso a un ulteriore addebito non comunicato.

Quando il consumatore dispone per legge del diritto di recesso o cancellazione, può esercitarlo inviando una dichiarazione inequivocabile a support@sytance.com e indicando l’account e l’acquisto; non è necessario fornire motivazioni salvo che la legge lo richieda. L’annullamento del rinnovo automatico e l’esercizio del diritto di recesso previsto dalla legge sono azioni distinte. L’inizio dell’utilizzo di un servizio SaaS, di per sé, non comporta la rinuncia a tale diritto. Le eventuali richieste di esecuzione anticipata, dichiarazioni di presa d’atto, informazioni aggiuntive sull’operatore o funzioni di recesso previste dalla legge devono essere fornite tramite la procedura di acquisto applicabile; i presenti termini generali non le sostituiscono. Gli eventuali rimborsi dovuti per legge sono effettuati entro i termini applicabili.

Per un contratto a distanza relativo a un servizio concluso da un consumatore idoneo e soggetto alle norme di recesso dell’UE/SEE o del Regno Unito, il periodo iniziale per recedere è in genere di 14 giorni dalla conclusione del contratto, senza necessità di motivazione. È sufficiente inviare la dichiarazione di recesso entro il termine applicabile. Restano disponibili eventuali periodi più lunghi o ulteriori diritti di rinnovo previsti dalla legge applicabile, compresa una proroga dovuta alla mancata fornitura delle informazioni richieste. Il fatto che l’acquisto sia effettuato a nome di una persona fisica non basta da solo a conferirle la qualifica di consumatore, determinata invece dallo scopo dell’acquisto e dalla legge applicabile.

Se il consumatore richiede espressamente l’esecuzione durante tale periodo e la legge lo consente, può essere dovuto un importo proporzionato al Servizio effettivamente fornito prima del recesso. Non presumiamo tale richiesta né la perdita di un diritto di recesso dalla semplice registrazione, dall’accesso o dall’accettazione generale dei presenti termini. L’eventuale eccezione basata sull’esecuzione completa richiede la richiesta preventiva e la presa d’atto informata previste dalla legge; un abbonamento continuativo non si considera interamente eseguito per il solo fatto che l’accesso sia stato attivato.

Quando tali norme impongono un rimborso a seguito di un recesso valido, restituiamo l’importo dovuto per legge senza ingiustificato ritardo e comunque entro 14 giorni dalla comunicazione del recesso, utilizzando il metodo di pagamento originale salvo diverso accordo espresso e senza addebitare commissioni per il rimborso. Si tratta di rimedi previsti dalla legge, non di un’offerta di rimborso volontario. Per un difetto del Servizio o un altro reclamo, indica l’acquisto e il problema interessati tramite support@sytance.com; svolgeremo le verifiche, comunicheremo l’esito e forniremo gli eventuali rimedi previsti dalla legge applicabile.

9. Proprietà intellettuale di Sytance

Sytance Technologies Limited e i suoi licenzianti conservano tutti i diritti sul Servizio, sul software, sulla tecnologia, sulla documentazione, sui modelli, sui marchi e sulla proprietà intellettuale correlata, esclusi i Contenuti del Cliente.

Sytance Technologies Limited può utilizzare i riscontri per sviluppare e migliorare il Servizio, purché tale utilizzo non identifichi il Cliente né divulghi i Contenuti del Cliente.

10. Servizi e dipendenze di terzi

Il Servizio può interoperare con o rimandare a servizi di terzi scelti o attivati autonomamente dal Cliente. I termini e le prassi in materia di privacy del terzo disciplinano l’uso diretto del relativo servizio da parte del Cliente, che autorizza lo scambio delle informazioni necessarie all’integrazione.

I fornitori scelti da Sytance Technologies Limited per ospitare, proteggere, assistere o fornire il Servizio operano nell’ambito dei nostri accordi, non in base a istruzioni separate del Cliente. La nostra responsabilità per tali fornitori è disciplinata dall’accordo applicabile con il Cliente e dalla legge.

Non controlliamo i servizi di terzi a cui il Cliente accede autonomamente. Una modifica, un’interruzione o una restrizione introdotta da un terzo può incidere su un’integrazione o su una funzionalità che ne dipende.

11. Riservatezza e protezione dei dati

Per «Informazioni riservate» si intendono i Contenuti del Cliente non pubblici, le informazioni di sicurezza, commerciali e tecniche, nonché le informazioni indicate come riservate o ragionevolmente riconoscibili come tali per natura e circostanze della divulgazione. Ciascuna parte deve proteggere le Informazioni riservate dell’altra almeno con ragionevole diligenza, utilizzarle solo nell’ambito del rapporto di servizio e comunicarle esclusivamente a persone che ne abbiano necessità e siano soggette a obblighi di riservatezza adeguati.

Le informazioni sono escluse da tale definizione solo nella misura in cui la parte ricevente possa dimostrare che erano già legittimamente note senza restrizioni, sono diventate pubbliche senza violazioni, sono state ricevute lecitamente da un’altra fonte senza obblighi di riservatezza oppure sono state sviluppate autonomamente senza utilizzare le informazioni divulgate. La divulgazione imposta è limitata a quanto richiesto dalla legge; ove consentito, la parte ricevente fornisce preavviso e ragionevole cooperazione per ottenere misure di protezione.

L’Informativa sulla privacy descrive i trattamenti svolti per finalità proprie. L’Appendice A si applica automaticamente, senza necessità di una firma separata, ai dati personali che trattiamo per conto del Cliente ai sensi del presente accordo. Eventuali condizioni aggiuntive sul trattamento dei dati sottoscritte dalle parti possono integrarla. Né un’eccezione agli obblighi di riservatezza né una licenza generale sui contenuti autorizzano l’addestramento dei modelli o derogano agli obblighi di protezione dei dati personali.

12. Sospensione, risoluzione e restituzione dei dati

Possiamo imporre restrizioni di accesso necessarie e proporzionate in presenza di rischi per la sicurezza, condotte illecite o vietate, violazioni sostanziali, danni ad altri o obblighi di legge. Ove possibile, spiegheremo il motivo e concederemo una ragionevole opportunità di porvi rimedio. La normale scadenza di un piano a pagamento segue la regola dell’accesso in sola consultazione ed è distinta dalla sospensione dell’account per motivi di sicurezza o legali.

Il Cliente può smettere di utilizzare il Servizio e annullare il rinnovo tramite la gestione della fatturazione. Una violazione sostanziale rimediabile deve essere sanata entro il termine ragionevole indicato nella comunicazione scritta o, se non indicato, entro 30 giorni. Se la violazione non viene sanata entro tale termine, ciascuna parte può risolvere l’accordo interessato.

L’annullamento del rinnovo o la scadenza del piano a pagamento non comportano la cancellazione automatica dei Contenuti del Cliente. I contenuti dell’area di lavoro sono conservati finché il Cliente non li elimina o presenta una valida richiesta di cancellazione, nel rispetto delle disposizioni dell’Informativa sulla privacy in materia di cancellazione, backup e conservazione legale. I clienti che necessitano di esportazioni commerciali dovrebbero effettuarle durante il periodo di accesso a pagamento. Per esercitare i diritti previsti dalla legge sui dati personali non è necessario un piano a pagamento.

Le disposizioni che per loro natura devono sopravvivere restano efficaci dopo la risoluzione, incluse le obbligazioni di pagamento maturate, la proprietà intellettuale, la riservatezza, le limitazioni di responsabilità e la risoluzione delle controversie.

Ove ragionevolmente possibile, una restrizione deve limitarsi agli utenti, ai dati o alle funzionalità interessati. Possiamo intervenire immediatamente se un ritardo comporta un rischio sostanziale per la sicurezza o una violazione di legge. Ove consentito, spieghiamo il motivo, le misure correttive disponibili e le modalità per richiedere un riesame tramite support@sytance.com. L’accesso viene ripristinato quando le cause pertinenti sono risolte e sono soddisfatte le condizioni applicabili all’account e ai relativi diritti.

Se interrompiamo l’intero Servizio, ove possibile forniremo un preavviso ragionevole e un’opportunità ragionevole per recuperare i Contenuti del Cliente conservati o impartire istruzioni per la loro cancellazione. Se la normale esportazione a pagamento non è disponibile, contatta support@sytance.com per concordarne il recupero. La restituzione dei dati richiesta dall’Appendice A o da norme imperative non è subordinata all’acquisto di un nuovo abbonamento. Per il resto, la normale scadenza del piano resta soggetta alle regole di consultazione ed esportazione della sezione 8.

13. Garanzie ed esclusioni di garanzia

Forniremo il Servizio con ragionevole diligenza e competenza. Salvo quanto espressamente previsto in un accordo scritto e nella misura massima consentita dalla legge, il Servizio e i relativi risultati sono forniti «così come sono» e «secondo disponibilità».

Non garantiamo un funzionamento ininterrotto o privo di errori, l’individuazione di ogni vulnerabilità o difetto, né che i risultati soddisfino una determinata legge, uno standard, una certificazione o un requisito del Cliente.

Nessuna disposizione dei presenti termini esclude diritti o rimedi che non possono essere esclusi per legge.

14. Responsabilità

Nella misura massima consentita dalla legge, nessuna delle parti è responsabile per perdite indirette, incidentali, speciali, punitive o consequenziali, né per mancati profitti, ricavi, opportunità commerciali, avviamento o risparmi previsti.

Salvo diversa previsione in un accordo scritto, la responsabilità complessiva di Sytance Technologies Limited derivante dal Servizio non supererà i corrispettivi pagati o dovuti dal Cliente per il Servizio nei dodici mesi precedenti all’evento che ha dato origine alla richiesta.

Nessuna disposizione dei presenti termini esclude o limita la responsabilità per frode o dichiarazioni fraudolente, morte o lesioni personali causate da negligenza o qualsiasi altra responsabilità che non possa essere esclusa o limitata per legge. Ogni limitazione si applica solo nella misura consentita dalla legge applicabile.

15. Disposizioni generali

I presenti termini, l’Ordine applicabile e gli eventuali documenti in essi espressamente richiamati costituiscono l’accordo relativo al Servizio. Se una disposizione è inapplicabile, sarà limitata nella misura minima necessaria; le restanti disposizioni continueranno ad avere efficacia.

Nessuna delle parti è responsabile per ritardi o inadempimenti causati da eventi al di fuori del suo ragionevole controllo, fermo restando che ciò non esonera dal pagamento di importi già dovuti. La mancata applicazione di una disposizione non costituisce rinuncia. Il Cliente non può cedere l’accordo senza il nostro consenso, che non sarà irragionevolmente negato in caso di effettiva riorganizzazione societaria o cessione sostanzialmente integrale delle attività aziendali pertinenti.

Possiamo aggiornare i presenti termini per l’uso futuro del Servizio. Quando richiesto dalla legge o dall’accordo, daremo un preavviso ragionevole in caso di modifica sostanziale. Una modifica sostanziale non ridurrà retroattivamente i diritti già maturati.

I presenti termini sono disciplinati dalla legge di Hong Kong. Per i Clienti che non agiscono in qualità di consumatori, i tribunali di Hong Kong hanno giurisdizione esclusiva, fermo restando che ciascuna parte può chiedere misure cautelari urgenti a un tribunale competente. I consumatori conservano le tutele inderogabili previste dalla legge applicabile del proprio luogo di residenza abituale e il diritto previsto dalla legge di agire davanti a un tribunale competente.

Salvo diversa procedura prevista dall’accordo applicabile, inviare le comunicazioni legali a legal@sytance.com.

Le comunicazioni legali a Sytance devono essere inviate a legal@sytance.com e indicare l’account, l’oggetto e l’azione richiesta. Inviamo le comunicazioni contrattuali all’account del Cliente attualmente registrato, all’indirizzo e-mail contrattuale designato o tramite un canale concordato per iscritto. La comunicazione ha effetto dal momento della ricezione determinato dalla legge applicabile; la sola pubblicazione di un testo aggiornato non sostituisce una comunicazione individuale o un consenso richiesti dalla legge.

Le versioni in cinese e in inglese intendono esprimere il medesimo accordo. In caso di divergenza sostanziale, prevale la lingua espressamente concordata in un contratto negoziato individualmente; in mancanza, la divergenza è disciplinata dalla versione nella quale il Cliente ha accettato i presenti termini, fatte salve le tutele inderogabili dei consumatori. La scelta della lingua non modifica l’ambito dei diritti previsti dalla legge.

In caso di controversia, ciascuna parte può descriverla per iscritto all’altra e cercare di risolverla in buona fede. Tale procedura non impedisce di chiedere misure urgenti, presentare reclami alle autorità di regolamentazione, esercitare rimedi inderogabili dei consumatori o avviare tempestivamente un procedimento giudiziario, né sospende automaticamente un termine di prescrizione.

Appendice A. Condizioni sul trattamento dei dati — ambito

La presente Appendice è parte vincolante dell’accordo ogniqualvolta Sytance tratta per conto del Cliente dati personali inclusi nei Contenuti del Cliente («Dati personali del Cliente»). Si applica per tutto il periodo in cui noi o i nostri sub-responsabili conserviamo tali dati per il Cliente, compresi l’accesso in sola consultazione dopo la scadenza e le attività autorizzate di restituzione o cancellazione. Non disciplina i trattamenti svolti da un titolare distinto per finalità proprie, come le registrazioni del fornitore di pagamenti obbligatorie per legge.

Il Cliente è il titolare del trattamento oppure un responsabile autorizzato dal proprio titolare; Sytance agisce, secondo i casi, in qualità di responsabile o sub-responsabile del trattamento. Ciascuna parte rispetta la normativa sulla protezione dei dati applicabile al proprio ruolo. Per «violazione dei dati personali» si intende una violazione della sicurezza che comporti la distruzione, la perdita, la modifica, la divulgazione non autorizzata o l’accesso accidentali o illeciti ai Dati personali del Cliente.

A.1. Dettagli del trattamento

Il trattamento riguarda la fornitura dell’area di lavoro ospitata per la cybersicurezza dei prodotti e la conformità, nonché delle funzioni richieste dal Cliente. L’Ordine, la configurazione dell’area di lavoro e le richieste autorizzate identificano i servizi e le istruzioni pertinenti. Il Cliente determina quali registrazioni inviare e resta responsabile della minimizzazione dei dati.

Gli interessati possono includere il personale, i collaboratori, i fornitori e i referenti commerciali del Cliente, nonché le persone descritte nelle registrazioni relative ai prodotti o alla sicurezza. I dati personali possono comprendere nomi, ruoli professionali, recapiti, identificativi di account o registrazioni, corrispondenza e informazioni personali eventualmente presenti in file, evidenze, istruzioni e materiali generati. L’architettura del prodotto e i dati tecnici rientrano nella presente Appendice nella misura in cui identificano una persona.

Le operazioni comprendono ricezione, registrazione, organizzazione, hosting, reperimento, consultazione, trasmissione ai fini dei trattamenti richiesti, generazione delle relative bozze, conservazione delle registrazioni di accesso e audit, nonché restituzione o cancellazione dei dati. Il trattamento prosegue durante il rapporto di servizio, l’accesso in sola consultazione all’area di lavoro e il completamento della restituzione, cancellazione o conservazione limitata richiesta dalla legge.

Il Servizio non richiede che i contenuti dell’area di lavoro includano dati personali sensibili, documenti d’identità, credenziali di carte di pagamento, password o segreti. Il Cliente non deve inviare tali dati senza una necessità lecita e senza misure di protezione adeguate al trattamento effettivo. La presente Appendice non dichiara che il Servizio sia idoneo a ogni trattamento di categorie particolari di dati o di dati soggetti a regolamentazione.

A.2. Istruzioni e finalità consentite

Sytance tratta i Dati personali del Cliente esclusivamente sulla base di istruzioni documentate del Cliente, tra cui il presente accordo, il Servizio selezionato, le azioni autorizzate nel prodotto e le istruzioni scritte fornite all’assistenza, salvo obblighi diversi previsti dalla legge applicabile. Le istruzioni comprendono i trasferimenti autorizzati necessari al Servizio richiesto, nel rispetto della sezione A.5. Prima di procedere, informiamo il Cliente di eventuali obblighi di trattamento previsti dalla legge, salvo divieto legale di fornire tale informazione.

Non vendiamo i Dati personali del Cliente, non li utilizziamo per attività di marketing autonome né per addestrare o perfezionare modelli. Il divieto si applica a Sytance e ai fornitori esterni di servizi di IA e comprende input, prompt, file, contesto e risultati. Non combiniamo insiemi di dati dei clienti per finalità non correlate. I trattamenti necessari a fornire un’inferenza o proteggere il Servizio richiesto non conferiscono diritti per altri utilizzi.

Se riteniamo che un’istruzione sia contraria alla normativa applicabile in materia di protezione dei dati, informiamo tempestivamente il Cliente e possiamo sospendere il trattamento interessato in attesa di istruzioni lecite. Non sostituiamo tacitamente le istruzioni con finalità più ampie. Il Cliente deve essere autorizzato a impartire le istruzioni e fornire agli interessati le informative e le autorizzazioni richieste.

A.3. Riservatezza e misure di sicurezza

Il personale autorizzato a trattare i Dati personali del Cliente è soggetto a obblighi contrattuali o di legge in materia di riservatezza. L’accesso è limitato alle attività che tale personale è autorizzato a svolgere. Manteniamo misure tecniche e organizzative adeguate ai rischi del trattamento, tenendo conto della natura e sensibilità dei dati, delle garanzie disponibili e dei potenziali effetti sulle persone.

Le misure comprendono l’accesso autenticato e le autorizzazioni basate sui ruoli; i confini di accesso tra tenant e aree di lavoro; la protezione delle trasmissioni per le comunicazioni del Servizio; l’accesso operativo controllato; la registrazione degli eventi rilevanti per la sicurezza e la gestione degli incidenti; la gestione delle vulnerabilità e delle modifiche; nonché procedure per limitare, restituire o cancellare i dati. Le procedure di ripristino e gestione dei backup devono tutelare la riservatezza e impedire che i dati cancellati siano reintrodotti nell’uso ordinario.

Riesaminiamo e adeguiamo le garanzie al mutare del Servizio e dei rischi e non ridurremo in misura sostanziale la protezione complessiva dei Dati personali del Cliente durante il rapporto di trattamento. Su richiesta forniamo le informazioni pertinenti sulla sicurezza, protette da obblighi di riservatezza. La presente Appendice non dichiara il possesso di una specifica certificazione, la cifratura universale di ogni supporto di memorizzazione, un tempo di ripristino fisso o una disponibilità ininterrotta.

A.4. Sub-responsabili del trattamento

Il Cliente fornisce un’autorizzazione scritta generale affinché Sytance utilizzi sub-responsabili necessari a fornire hosting, infrastruttura, comunicazioni, sicurezza, assistenza e i trattamenti di IA richiesti. Prima di affidare Dati personali del Cliente a un sub-responsabile, dobbiamo imporgli per iscritto obblighi che offrano una protezione sostanzialmente equivalente per il trattamento pertinente. Restiamo responsabili nei confronti del Cliente dell’adempimento di tali obblighi da parte del sub-responsabile.

Mettiamo a disposizione del Cliente, tramite privacy@sytance.com, l’identità legale, il ruolo nel servizio e i Paesi di trattamento dei sub-responsabili pertinenti, anche prima dell’inizio del trattamento quando richiesto. La pubblicazione di categorie di fornitori non sostituisce le informazioni che devono essere fornite per legge al Cliente o all’interessato. Un accordo di riservatezza può tutelare le informazioni commerciali, ma non deve impedire una divulgazione obbligatoria per legge.

Informiamo in anticipo i Clienti interessati di una prevista aggiunta o sostituzione, tramite il loro account o il referente privacy designato, e concediamo un periodo ragionevole per presentare obiezioni fondate su motivi documentati di protezione dei dati prima dell’inizio del nuovo trattamento. Discutiamo alternative o garanzie ragionevoli. Se non è possibile risolvere un’obiezione, il trattamento interessato non può proseguire per quel Cliente senza una base giuridica e un’autorizzazione; le parti possono risolvere il servizio interessato e concordare la restituzione o cancellazione dei dati. Le modifiche di emergenza non derogano agli obblighi di autorizzazione preventiva o di informativa previsti dalla legge.

A.5. Luoghi del trattamento e trasferimenti internazionali

Gli attuali server applicativi si trovano a Hong Kong; i servizi di supporto possono trattare dati altrove. Sytance non garantisce che tutti i contenuti, registri o backup restino in un unico Paese e non offre hosting autonomo o distribuzioni private. Su richiesta e ogniqualvolta richiesto dalla legge, forniamo informazioni pertinenti sul destinatario, sul luogo del trattamento e sulle garanzie applicate.

Quando la normativa sulla protezione dei dati richiede una decisione di adeguatezza, clausole contrattuali tipo, uno strumento di trasferimento del Regno Unito, una valutazione, notifica, autorizzazione o altra garanzia, le parti devono predisporre il meccanismo applicabile prima del trasferimento soggetto a restrizioni. La presente Appendice non costituisce di per sé uno strumento di trasferimento stipulato. Sytance deve collaborare con il Cliente per fornire le informazioni e predisporre le garanzie necessarie e non deve basarsi esclusivamente sull’accettazione generale del Servizio per eludere tali requisiti.

A.6. Incidenti relativi ai dati personali

Dopo aver appreso di una violazione dei dati personali che riguarda i Dati personali del Cliente, Sytance informa quest’ultimo senza ingiustificato ritardo. Non attendiamo il completamento delle indagini per inviare una prima comunicazione. La comunicazione viene inviata al referente per la sicurezza o la privacy designato dal Cliente oppure, in mancanza, al referente dell’account.

Man mano che le informazioni diventano disponibili, descriviamo la natura dell’incidente, i dati e gli interessati coinvolti, indicando ove noto il numero approssimativo, le probabili conseguenze, le misure di contenimento e correzione e un contatto per gli aggiornamenti. Forniamo aggiornamenti anche prima che tutti i fatti siano stati accertati, conserviamo le evidenze pertinenti e collaboriamo ragionevolmente alla risposta del Cliente.

Con la nostra assistenza, il Cliente determina le comunicazioni agli interessati e alle autorità per i trattamenti che controlla; noi effettuiamo le comunicazioni che la legge impone autonomamente a nostro carico. L’assistenza e la comunicazione relative a un incidente non costituiscono ammissione di responsabilità e le disposizioni commerciali sulla responsabilità non esonerano dagli obblighi legali di notifica.

A.7. Richieste relative ai diritti e assistenza per la conformità

Tenendo conto del trattamento e delle informazioni a nostra disposizione, Sytance fornisce al Cliente un’assistenza tecnica e organizzativa ragionevole affinché possa rispondere alle richieste di esercizio dei diritti, garantire la sicurezza del trattamento, valutare gli impatti sulla protezione dei dati e consultare un’autorità di controllo ove richiesto. Trasmettiamo tempestivamente le richieste relative a dati controllati dal Cliente e non le decidiamo autonomamente, salvo autorizzazione o obbligo di legge.

Il Cliente fornisce informazioni sufficienti a identificare le registrazioni pertinenti e confermare le proprie istruzioni. L’assistenza ordinaria richiesta dalla legge non è subordinata all’acquisto di un nuovo piano. Se il Cliente richiede attività aggiuntive che eccedono i nostri obblighi di legge e contrattuali, l’ambito e gli eventuali costi ragionevoli devono essere concordati prima dell’inizio; tali accordi non devono ostacolare diritti o termini di legge.

A.8. Restituzione, cancellazione e conservazione continuativa

L’annullamento del rinnovo o la scadenza del piano a pagamento non interrompono il servizio di consultazione continuativa e non costituiscono un’istruzione a cancellare tutti i Dati personali del Cliente. Quando il Cliente interrompe il servizio di trattamento o impartisce un’istruzione valida di cancellazione, Sytance deve, a scelta del Cliente, restituire o cancellare i Dati personali interessati e cancellare le copie residue, salvo nella misura in cui la legge applicabile ne richieda la conservazione.

Se il Cliente sceglie la restituzione, concordiamo un formato sicuro e ragionevolmente utilizzabile e la predisponiamo prima della cancellazione. Ciò si applica ai Dati personali del Cliente disciplinati dalla presente Appendice e non conferisce accesso illimitato alle funzioni a pagamento di generazione o esportazione. La restituzione prevista dalla legge o dal presente accordo ai sensi di questa Appendice non è subordinata al rinnovo di un abbonamento a pagamento.

La cancellazione viene effettuata non appena ragionevolmente possibile dopo la verifica dell’istruzione, incluse quelle impartite ai sub-responsabili pertinenti. Le copie di ripristino restano protette e non disponibili per i trattamenti ordinari finché non sono sovrascritte o scadono secondo la rotazione dei backup necessaria. Su richiesta spieghiamo le categorie residue, le motivazioni e i criteri di completamento applicabili e confermiamo il completamento dell’ambito di cancellazione concordato. I dati conservati per obbligo di legge sono isolati dagli altri utilizzi e cancellati al termine di tale obbligo.

A.9. Responsabilizzazione e audit

Sytance mette a disposizione le informazioni ragionevolmente necessarie a dimostrare il rispetto della presente Appendice e consente e supporta gli audit richiesti dalla normativa applicabile sulla protezione dei dati, comprese le ispezioni del Cliente o di un revisore indipendente da esso incaricato. Le parti utilizzano innanzitutto la documentazione pertinente, le risposte scritte e i rapporti indipendenti disponibili, quando costituiscono evidenze adeguate.

Quando è ragionevolmente necessario un ulteriore audit, le parti ne coordinano l’ambito, i tempi, la riservatezza e l’accesso sicuro per proteggere gli altri clienti e la continuità del Servizio. Il revisore deve essere indipendente, adeguatamente qualificato e soggetto a obblighi di riservatezza. Possono applicarsi un normale preavviso e limiti proporzionati, ma non devono impedire l’esercizio dei poteri di un’autorità di regolamentazione né un’indagine urgente su una violazione o un’inadempienza credibile. Affrontiamo le carenze accertate e forniamo adeguate evidenze delle misure adottate.

Le richieste relative alla presente Appendice devono essere inviate a privacy@sytance.com. Gli obblighi di riservatezza, sicurezza, assistenza e cancellazione in essa previsti continuano finché vengono conservati i Dati personali pertinenti del Cliente.