Informativa sulla privacy

1. Chi siamo e quali ruoli svolgiamo

Sytance Technologies Limited (序衡科技有限公司) fornisce e gestisce Sytance. In questa informativa, «noi» e «Sytance» si riferiscono a tale società. Per «dati personali» si intendono le informazioni relative a una persona identificata o identificabile, secondo la definizione della legge applicabile.

Agiamo in qualità di «data user» o titolare del trattamento quando determiniamo le finalità e le modalità del trattamento per il nostro sito web, la gestione degli account, la fatturazione, i contatti commerciali, l’assistenza, la sicurezza e l’adempimento dei nostri obblighi di legge. Per tali attività, il contatto per la privacy è privacy@sytance.com.

Di norma, il Cliente controlla i dati personali che inserisce in un’area di lavoro, comprese le informazioni sul proprio personale, sui fornitori e sugli utenti del prodotto. Quando trattiamo tali dati per conto del Cliente al fine di fornire il Servizio, agiamo in qualità di responsabile del trattamento o fornitore di servizi. Se il Cliente opera a sua volta per conto di un altro titolare del trattamento, deve essere autorizzato a nominarci sub-responsabile del trattamento. Il trattamento è disciplinato dalle Condizioni sul trattamento dei dati contenute nell’Appendice A dei Termini di servizio.

L’amministratore di un’organizzazione può gestire i membri, le autorizzazioni e le registrazioni dell’area di lavoro. La rimozione dell’account di una persona non comporta necessariamente la cancellazione delle registrazioni controllate dall’organizzazione. Distinguiamo i diritti della persona sul proprio account dall’autorità dell’organizzazione sulla propria area di lavoro.

2. Ambito di applicazione dell’informativa

La presente informativa si applica ai visitatori del sito web, ai titolari di account e agli utenti autorizzati, ai referenti dei clienti e dei fornitori, alle persone che contattano i nostri team commerciali, di assistenza, privacy, legali o di sicurezza e a chiunque altro i cui dati personali trattiamo nell’ambito della nostra attività.

Se un’organizzazione fornisce o gestisce il tuo account Sytance, potrebbe averti consegnato anche una propria informativa sulla privacy. Di norma, le domande sui dati controllati da tale organizzazione vanno rivolte prima a quest’ultima.

La presente informativa non disciplina un sito web o servizio esterno per il solo fatto che Sytance vi rimandi tramite un collegamento. Una volta lasciato un servizio gestito da Sytance, si applica l’informativa del relativo operatore.

3. Informazioni che raccogliamo

• Informazioni dell’account, come nome, indirizzo e-mail, organizzazione, ruolo, identificativi dell’account, autorizzazioni e preferenze.
• Contenuti del Cliente, come informazioni sui prodotti, registrazioni dell’architettura e dei flussi di dati, registrazioni di sicurezza e conformità, file, commenti, evidenze e materiali generati.
• Dati del Servizio, come attività di accesso, eventi di audit, informazioni sulle richieste e sui dispositivi, indirizzi IP, marche temporali, registrazioni degli errori e segnali di sicurezza.
• Dati relativi alle interazioni con l’intelligenza artificiale (IA), come istruzioni, contesto pertinente dell’area di lavoro, risultati generati, informazioni sul fornitore e sul modello e metriche di utilizzo.
• Informazioni commerciali, come piano, abbonamento, fatture, stato dei pagamenti e registrazioni degli acquisti.
• Corrispondenza inviata ai nostri referenti commerciali, di assistenza, privacy, legali o di sicurezza.
• Statistiche sul sito pubblico tramite Umami Cloud (regione UE), inclusi percorsi delle pagine pubbliche, domini di provenienza, etichette di campagna selezionate, informazioni su browser e dispositivo, posizione approssimativa ed eventi di registrazione o contatto. Non trasmettiamo nei dati analitici identificativi degli account, indirizzi e-mail, contenuti dei moduli, token di verifica o contenuti delle aree di lavoro. Le richieste di rete comunicano necessariamente l’indirizzo IP al servizio di analisi; le informazioni geografiche sono approssimative.

4. Come raccogliamo le informazioni

Riceviamo informazioni direttamente dalle persone, dalle organizzazioni che forniscono o amministrano gli account, automaticamente tramite l’uso del sito web e del Servizio, dai fornitori che supportano le nostre attività e da fonti commerciali o professionali legittime.

In generale, fornire dati personali è facoltativo, ma alcune informazioni sono necessarie per creare un account, autenticare un utente, fornire un servizio richiesto, elaborare una transazione o rispondere a una richiesta. Senza tali informazioni potremmo non essere in grado di soddisfare la richiesta o fornire il servizio interessato.

Per creare un account sono necessari un indirizzo e-mail e le informazioni di autenticazione; i dati del profilo non indicati come obbligatori sono facoltativi. Registriamo l’accettazione dei termini, la dichiarazione di maggiore età e la scelta separata relativa al marketing, insieme alle rispettive versioni. Rifiutare le comunicazioni di marketing non impedisce la creazione dell’account.

Gli inviti dell’organizzazione e le registrazioni dell’area di lavoro possono contenere informazioni fornite da un amministratore o da un altro utente autorizzato, anziché dalla persona interessata. Per utilizzare la piattaforma non chiediamo ai clienti di caricare dati personali non pertinenti o materiale sensibile.

5. Finalità e basi giuridiche

Trattiamo le informazioni per le attività indicate di seguito. Quando è richiesta una base giuridica, la individuiamo in relazione al rapporto e alla finalità effettivi; il contratto con un’organizzazione non rende automaticamente ogni trattamento necessario per l’esecuzione di un contratto con ciascuno dei suoi utenti.

I nostri legittimi interessi consistono nel gestire un servizio affidabile, amministrare i rapporti commerciali, risolvere i problemi e prevenire frodi o abusi. Valutiamo la necessità, le ragionevoli aspettative e gli effetti sulle persone e non ci basiamo su tale presupposto quando i loro interessi o diritti fondamentali prevalgono sui nostri. Se la legge locale non riconosce questa base, utilizziamo una base consentita da tale legge.

Il trattamento dei dati nell’area di lavoro del Cliente segue le sue istruzioni lecite e le Condizioni sul trattamento dei dati. Il Cliente è responsabile della base giuridica e delle informative relative ai propri trattamenti. Non consideriamo l’accettazione dei presenti termini come consenso a ogni utilizzo dei dati personali, né l’attività di miglioramento del Servizio ci autorizza ad addestrare modelli sui Contenuti del Cliente.

Prima di utilizzare dati personali per una finalità sostanzialmente diversa, valutiamo se l’utilizzo è lecito e compatibile, forniamo eventuali informative aggiuntive richieste e raccogliamo il consenso quando necessario.

• Account e accesso: utilizziamo indirizzi e-mail, identificativi degli account, registrazioni di autenticazione e autorizzazioni per creare e proteggere gli account, autenticare gli utenti e fornire le funzioni richieste. La base giuridica è il contratto con il Cliente persona fisica oppure, per gli utenti delle organizzazioni e nei limiti della legge applicabile, il nostro legittimo interesse ad amministrare il rapporto con il Cliente.
• Acquisti e fatturazione: utilizziamo le informazioni sugli abbonamenti, sullo stato dei pagamenti e sulla fatturazione per fornire l’accesso a pagamento, riconciliare i pagamenti e gestire i rinnovi. Ci basiamo sulla necessità contrattuale e, per le registrazioni obbligatorie, sugli obblighi fiscali, contabili e di legge applicabili.
• Assistenza e richieste commerciali: utilizziamo i dati di contatto e la corrispondenza per rispondere alle richieste, indagare sui guasti e gestire i rapporti di servizio. A seconda dei casi, la base giuridica è l’adozione delle misure precontrattuali richieste, l’esecuzione del contratto o il nostro legittimo interesse a rispondere ai referenti di un’organizzazione.
• Sicurezza e affidabilità del Servizio: utilizziamo registri delle attività, informazioni sui dispositivi e sulle richieste, dettagli degli errori e una quantità limitata di dati diagnostici per individuare malfunzionamenti, rilevare abusi e indagare sugli incidenti. La base giuridica è il nostro legittimo interesse a proteggere il Servizio e le persone interessate, nonché, ove applicabile, gli obblighi di legge.
• Marketing: utilizziamo l’indirizzo e-mail e l’eventuale nome fornito per le comunicazioni descritte nella sezione 7 solo dopo che hai scelto volontariamente di ricevere e-mail di marketing. La base giuridica è il consenso, revocabile senza pregiudicare l’accesso al Servizio.
• Registrazioni legali e di responsabilità: conserviamo le registrazioni pertinenti delle transazioni, la cronologia delle accettazioni e dei consensi e le evidenze della gestione delle richieste per adempiere agli obblighi di legge o accertare, esercitare o difendere diritti in sede giudiziaria, utilizzando solo le informazioni necessarie a tali finalità.

6. Come condividiamo le informazioni

Comunichiamo dati personali solo quando necessario per fornire e proteggere il Servizio, svolgere la nostra attività, seguire le istruzioni del Cliente, completare un’operazione societaria o rispettare la legge.

• Con l’organizzazione cliente interessata e i suoi amministratori e utenti autorizzati.
• Con i fornitori di servizi di hosting, archiviazione, comunicazione, sicurezza, monitoraggio, pagamento, assistenza professionale e IA che trattano le informazioni per il Servizio interessato.
• Con consulenti professionali, revisori, assicuratori, istituti finanziari e fornitori di servizi societari.
• Con autorità di regolamentazione, tribunali, autorità di contrasto o altri soggetti, quando la legge impone o consente la comunicazione.
• Con un potenziale acquirente, investitore o successore, nell’ambito di adeguati accordi di riservatezza e protezione dei dati.

7. Comunicazioni commerciali e marketing diretto

Utilizzeremo il tuo indirizzo e-mail e l’eventuale nome fornito per inviarti comunicazioni promozionali sui prodotti Sytance, sui servizi di cybersicurezza e conformità, sugli eventi e sulle risorse solo se scegli volontariamente di ricevere e-mail di marketing. La scelta è separata dai termini del Servizio e non è selezionata per impostazione predefinita; rifiutarla non pregiudica la registrazione, l’acquisto o l’uso del Servizio.

Puoi disattivare le e-mail di marketing nelle impostazioni dell’account o cancellarti gratuitamente dall’elenco degli iscritti scrivendo a privacy@sytance.com. Registriamo la data e la versione applicabile dell’informativa relative al consenso o alla revoca per rispettare la tua scelta. La rinuncia non interrompe le comunicazioni necessarie per autenticazione, sicurezza, fatturazione o servizio.

L’accettazione dei termini del Servizio non costituisce consenso al marketing. Non forniamo i tuoi dati personali a terzi per le loro autonome attività di marketing.

8. Trattamenti internazionali

Gli attuali server applicativi di Sytance si trovano a Hong Kong. I servizi di IA, pagamento, posta elettronica e altri servizi di supporto possono trattare dati in altri Paesi o regioni; la localizzazione dei server applicativi non implica che tutti i trattamenti o i backup avvengano esclusivamente a Hong Kong.

Quando richiesto dalla legge applicabile, utilizziamo adeguate garanzie per i trasferimenti, compresi gli accordi contrattuali applicabili, e adempiamo agli obblighi di informativa, consenso o alle altre procedure di legge. Per informazioni sui destinatari, sulle regioni in cui avviene il trattamento e sulle relative garanzie, contatta privacy@sytance.com.

Il Servizio è ospitato online; non offriamo hosting autonomo da parte del cliente né distribuzioni private. Se i tuoi dati sono soggetti a restrizioni di localizzazione, verifica con noi l’idoneità del Servizio prima di inviarli.

Quando è richiesto per legge un meccanismo di trasferimento, le garanzie pertinenti devono essere predisposte prima che avvenga il trasferimento soggetto a restrizioni. Il riferimento alle garanzie contrattuali nella presente informativa non comporta di per sé la sottoscrizione di clausole contrattuali tipo, non costituisce una decisione di adeguatezza e non sostituisce le valutazioni, le notifiche o i consensi separati eventualmente richiesti. Su richiesta forniamo le informazioni pertinenti sulle garanzie o una copia, con i necessari oscuramenti a tutela delle informazioni riservate.

Quando la legge locale richiede informazioni specifiche sui destinatari o un’informativa separata sui trasferimenti, le forniamo tramite le procedure pertinenti di raccolta dei dati, stipula dei contratti o gestione delle richieste sulla privacy. Il Cliente non deve considerare l’accettazione generale della presente informativa come adempimento dei propri obblighi di trasferimento.

9. Conservazione e cancellazione

La scadenza del piano a pagamento non comporta la cancellazione automatica dei contenuti dell’area di lavoro. I contenuti esistenti restano consultabili, mentre le funzioni di modifica ed esportazione non sono disponibili. Conserviamo i contenuti dell’account e dell’area di lavoro per continuare a fornire il Servizio finché il Cliente non li elimina o presenta una valida richiesta di cancellazione, fatti salvi gli obblighi di legge. Annullare il rinnovo, disattivare un account e richiedere la cancellazione sono operazioni distinte.

Per richiedere la cancellazione, scrivi a privacy@sytance.com indicando l’account o l’area di lavoro interessati e l’ambito della richiesta. Verifichiamo l’identità e l’autorità sulla base di informazioni proporzionate, chiarendo se la richiesta riguarda un account personale o contenuti controllati da un’organizzazione; ove opportuno, spieghiamo le conseguenze rilevanti prima di procedere a una cancellazione irreversibile. Agiamo non appena ragionevolmente possibile e nel rispetto dei requisiti di legge applicabili; per presentare la richiesta non è necessario un abbonamento a pagamento.

I periodi di conservazione sono determinati separatamente per le categorie seguenti. La regola di conservazione continuativa dei contenuti dell’area di lavoro non si applica indistintamente a ogni registro, backup o documento commerciale, e non conserviamo dati personali non necessari a tempo indeterminato solo perché non è pervenuta una richiesta di cancellazione.

Quando un blocco legale o un obbligo di conservazione impedisce la cancellazione, conserviamo solo le registrazioni interessate, ne limitiamo l’uso a tale finalità e, ove consentito, spieghiamo l’eccezione. Cancelliamo o rendiamo anonime in modo irreversibile le registrazioni una volta cessata la necessità pertinente. La cancellazione dai nostri sistemi non può eliminare le copie esportate autonomamente dal Cliente o conservate da un titolare del trattamento indipendente.

• Registrazioni dell’account e dell’area di lavoro: conservate per il tempo necessario a fornire l’account richiesto e il servizio continuativo dell’area di lavoro, fino al completamento delle istruzioni di cancellazione o chiusura; le registrazioni legali e di responsabilità sono mantenute separate quando è richiesta un’ulteriore conservazione.
• Assistenza e corrispondenza: conservate finché la richiesta, il reclamo o il relativo seguito restano aperti e, successivamente, solo per le esigenze di responsabilità del Servizio, per un termine di prescrizione applicabile o per un obbligo di legge, tenendo conto della questione, della sensibilità dei dati e della probabilità di una controversia correlata.
• Registri di sicurezza e operativi: conservati per il periodo necessario a rilevare, ricostruire e indagare gli eventi pertinenti e verificare le misure correttive, tenendo conto dello stato dell’incidente, del rischio per la sicurezza e dei requisiti probatori applicabili; la risoluzione di un evento non giustifica la conservazione a tempo indeterminato di tutti i registri.
• Registrazioni temporanee dei trattamenti: conservate solo per il tempo necessario a completare o ripetere l’operazione richiesta, diagnosticare un guasto correlato o soddisfare un distinto requisito di sicurezza o di legge. Alle conversazioni con l’IA salvate intenzionalmente nell’area di lavoro si applica invece la regola relativa a tale area.
• Registrazioni di fatturazione, accettazione legale e scelta di marketing: conservate per gli obblighi contabili e fiscali applicabili, per documentare i diritti contrattuali o il consenso e per i termini di prescrizione pertinenti. Può essere conservata una registrazione minima della rinuncia per impedire comunicazioni di marketing indesiderate; ciò non autorizza a riprendere tali comunicazioni.
• Backup: i dati cancellati possono rimanere in copie di ripristino ad accesso limitato finché tali copie non vengono sovrascritte o scadono secondo il ciclo di rotazione dei backup. La rotazione è determinata dai requisiti di ripristino e dalla cronologia minima recuperabile necessaria alla continuità; non viene prolungata per mantenere i contenuti cancellati a disposizione per l’uso ordinario. In caso di richiesta di cancellazione, spiegheremo il trattamento residuo dei backup applicabile. Prima del normale utilizzo di copie ripristinate, la cancellazione deve essere nuovamente applicata.

10. Scelte, richieste e reclami

A seconda della legge applicabile e del ruolo che ricopriamo, puoi chiedere conferma del trattamento, accesso e rettifica, cancellazione, limitazione, opposizione oppure una copia in formato portabile. Il diritto alla portabilità si applica quando ne ricorrono i presupposti di legge; non dà diritto a ogni report commerciale né alle informazioni di un’altra persona. Le limitazioni all’esportazione commerciale non restringono i diritti previsti dalla legge in materia di dati personali.

Se possibile, invia le richieste da un indirizzo e-mail associato al tuo account a privacy@sytance.com. Descrivi i dati e l’azione richiesta; non è necessario utilizzare un oggetto specifico. Un rappresentante autorizzato può agire fornendo prova dei propri poteri. Chiediamo solo le informazioni ragionevolmente necessarie a verificare la richiesta e, per le normali richieste relative a un account, di regola non richiediamo documenti di identità.

Rispondiamo senza ingiustificato ritardo e nei termini previsti dalla legge applicabile. Quando si applica il GDPR dell’UE o del Regno Unito, di norma rispondiamo entro un mese dal ricevimento; un’eventuale proroga consentita fino a ulteriori due mesi per la complessità o il numero delle richieste viene spiegata entro il primo mese. Le richieste di accesso e rettifica dei dati a Hong Kong sono gestite entro il termine applicabile di 40 giorni, fatte salve le eccezioni di legge. Restano fermi gli altri termini applicabili.

Le richieste sono gestite gratuitamente, salvo che la legge applicabile consenta di addebitare un costo ragionevole o di rifiutarle. Prima di applicare un costo ne spieghiamo il fondamento. Se una richiesta riguarda altre persone, materiale riservato protetto o registrazioni che dobbiamo conservare, forniamo le informazioni o adottiamo le misure consentite dalla legge e, ove possibile, spieghiamo eventuali limitazioni.

Puoi revocare in qualsiasi momento il consenso al marketing o ad altri trattamenti; la revoca non pregiudica la liceità dei trattamenti svolti prima di essa. Puoi opporti ai trattamenti basati sul legittimo interesse e valuteremo se sussistono motivi legittimi per proseguirli. Le opposizioni al marketing diretto sono rispettate senza necessità di motivazione.

Se trattiamo i dati pertinenti per conto della tua organizzazione, trasmettiamo tempestivamente la richiesta al suo referente autorizzato o lo informiamo e lo assistiamo nella risposta. Puoi presentare un reclamo a privacy@sytance.com o all’autorità di controllo competente, compresa, ove previsto dalla legge, quella del luogo di residenza abituale, del luogo di lavoro o del luogo della presunta violazione. Contattarci prima non è una condizione per presentare un reclamo o ricorrere a un rimedio giudiziario.

11. Sicurezza

Adottiamo misure tecniche e organizzative volte a proteggere i dati personali da accesso, uso, alterazione, divulgazione, perdita o distruzione non autorizzati o accidentali. Le misure sono selezionate tenendo conto della natura delle informazioni, del trattamento e dei rischi connessi.

Nessun servizio online può eliminare ogni rischio per la sicurezza. Se veniamo a conoscenza di un incidente relativo a dati personali, lo indagheremo, ne limiteremo gli effetti e adotteremo misure correttive, effettuando le comunicazioni richieste dalla legge applicabile o da un accordo.

12. Minori

Sytance non è destinato ai minori, che non possono registrarsi. Chi si registra deve avere almeno 18 anni e aver raggiunto la maggiore età prevista dalla legge del luogo in cui vive. I Clienti non devono inviare dati personali di minori non pertinenti al Servizio richiesto. Se individuiamo un account di un minore, limiteremo l’accesso e adotteremo misure adeguate per chiuderlo e cancellare i dati. Se ritieni che un minore si sia registrato o ci abbia fornito dati personali, contatta privacy@sytance.com.

13. Trattamenti automatizzati e IA

Le funzionalità di IA generano analisi e bozze sulla base delle istruzioni dell’utente e del contesto pertinente. Non sono offerte come sistema per adottare decisioni esclusivamente automatizzate sulle persone che producano effetti giuridici o analogamente significativi. I Clienti devono svolgere il controllo umano descritto nell’informativa sull’IA e sui dati del Cliente e restano responsabili delle decisioni adottate.

I controlli di autenticazione, sicurezza e autorizzazione possono consentire o limitare automaticamente le richieste. Se ritieni che una limitazione sia errata, contatta support@sytance.com per chiederne il riesame. Restano salvi gli eventuali ulteriori diritti sulle decisioni automatizzate previsti dalla legge applicabile.

14. Contatti e modifiche

Invia domande sulla privacy, richieste di rinuncia al marketing diretto e richieste relative ai dati personali a privacy@sytance.com. Per i dati dell’account o dell’area di lavoro controllati dalla tua organizzazione, ove possibile contatta prima quest’ultima.

Potremmo aggiornare la presente informativa in caso di modifiche ai nostri servizi, fornitori, prassi o obblighi di legge. Pubblicheremo la versione aggiornata e modificheremo la data sopra indicata. Quando richiesto, forniremo un’informativa aggiuntiva o raccoglieremo il consenso prima che una modifica sostanziale diventi effettiva.