Privacyverklaring

1. Wie wij zijn en welke rollen wij hebben

Sytance Technologies Limited (序衡科技有限公司) levert en beheert Sytance. In deze verklaring verwijzen “wij”, “ons” en “Sytance” naar dat bedrijf. “Persoonsgegevens” zijn gegevens over een geïdentificeerde of identificeerbare natuurlijke persoon, zoals gedefinieerd in toepasselijke wetgeving.

Wij zijn de gegevensgebruiker of verwerkingsverantwoordelijke wanneer wij de doeleinden en middelen bepalen voor de verwerking op onze website en voor accountbeheer, facturering, zakelijke contacten, ondersteuning, beveiliging en onze wettelijke verplichtingen. Voor deze activiteiten kunt u contact opnemen via privacy@sytance.com.

Een Klant heeft doorgaans zeggenschap over de persoonsgegevens die deze in een werkruimte plaatst, waaronder informatie over eigen personeel, leveranciers en productgebruikers. Wanneer wij die gegevens namens de Klant verwerken om de Dienst te leveren, zijn wij verwerker of dienstverlener. Als de Klant zelf voor een andere verwerkingsverantwoordelijke optreedt, moet de Klant bevoegd zijn ons als verdere verwerker aan te stellen. De Verwerkingsvoorwaarden in Bijlage A bij de Servicevoorwaarden regelen die verwerking.

De beheerder van een organisatie kan het lidmaatschap, de machtigingen en de gegevens in de werkruimte beheren. Het verwijderen van het account van een persoon verwijdert niet noodzakelijkerwijs de gegevens waarover die organisatie zeggenschap heeft. Wij maken onderscheid tussen de rechten van de persoon op diens account en de bevoegdheid van de organisatie over haar werkruimte.

2. Reikwijdte van deze verklaring

Deze verklaring is van toepassing op websitebezoekers, accounthouders en geautoriseerde gebruikers, contactpersonen van klanten en leveranciers, personen die contact opnemen met onze verkoop-, ondersteunings-, privacy-, juridische of beveiligingsteams, en anderen van wie wij persoonsgegevens verwerken in het kader van onze bedrijfsvoering.

Als een organisatie uw Sytance-account verstrekt of beheert, kan die organisatie u ook een privacyverklaring geven. Vragen over gegevens waarover die organisatie zeggenschap heeft, kunt u doorgaans het beste eerst aan die organisatie stellen.

Deze verklaring geldt niet voor een externe website of dienst alleen omdat Sytance ernaar linkt. Zodra u een door Sytance beheerde dienst verlaat, geldt de eigen verklaring van de exploitant.

3. Welke informatie wij verzamelen

• Accountgegevens, zoals naam, e-mailadres, organisatie, rol, account-ID's, machtigingen en voorkeuren.
• Klantinhoud, zoals productinformatie, gegevens over architectuur en gegevensstromen, beveiligings- en compliancegegevens, bestanden, opmerkingen, bewijsmateriaal en gegenereerd materiaal.
• Dienstgegevens, zoals aanmeldingsactiviteit, auditgebeurtenissen, verzoek- en apparaatinformatie, IP-adres, tijdstempels, foutregistraties en beveiligingssignalen.
• AI-interactiegegevens, zoals instructies, relevante werkruimtecontext, gegenereerde uitvoer, informatie over aanbieders en modellen en gebruiksstatistieken.
• Commerciële informatie, zoals abonnementstype, abonnementsgegevens, facturen, betalingsstatus en inkoopgegevens.
• Correspondentie die wordt ingediend bij onze verkoop-, ondersteunings-, privacy-, juridische of beveiligingscontacten.
• We verzamelen via Umami Cloud (EU-regio) analysegegevens over het gebruik van de openbare website, zoals URL-paden van openbare pagina's, verwijzende domeinen, geselecteerde campagnelabels, browser- en apparaatinformatie, een geschatte locatie en registratie- of contactgebeurtenissen. We versturen geen account-ID's, e-mailadressen, formulierinhoud, verificatietokens of werkruimte-inhoud in de analysegegevens. Netwerkverzoeken maken noodzakelijkerwijs een IP-adres bekend aan de analysedienst; geografische rapporten zijn bij benadering.

4. Hoe wij informatie verzamelen

Wij ontvangen informatie rechtstreeks van personen, van organisaties die accounts verstrekken of beheren, automatisch door het gebruik van de website en de Dienst, van aanbieders die onze bedrijfsvoering ondersteunen en uit rechtmatige zakelijke of professionele bronnen.

Het verstrekken van persoonsgegevens is doorgaans vrijwillig, maar bepaalde informatie is nodig om een account aan te maken, een gebruiker te verifiëren, een aangevraagde dienst te leveren, een transactie te verwerken of een vraag te beantwoorden. Zonder die informatie kunnen wij het verzoek mogelijk niet afronden of de betreffende dienst niet leveren.

Een e-mailadres en authenticatiegegevens zijn vereist om een account aan te maken; profielgegevens die niet als verplicht zijn aangeduid, zijn optioneel. Wij registreren de aanvaarding van de voorwaarden, de verklaring over de meerderjarigheid en de afzonderlijke marketingkeuze, samen met de toepasselijke versies daarvan. Weigeren van marketing verhindert het aanmaken van een account niet.

Uitnodigingen voor organisaties en gegevens in werkruimten kunnen informatie bevatten die door een beheerder of andere bevoegde gebruiker is aangeleverd, in plaats van door de betrokken persoon zelf. Wij verplichten Klanten niet om niet-gerelateerde persoonsgegevens of gevoelige informatie te uploaden alleen om het platform te kunnen gebruiken.

5. Doeleinden en rechtsgrondslagen

Wij verwerken informatie voor de onderstaande activiteiten. Waar een rechtsgrondslag vereist is, bepalen wij die op basis van de feitelijke relatie en het doel; een overeenkomst met een organisatie maakt niet automatisch elke verwerking noodzakelijk voor een overeenkomst met elk van haar gebruikers.

Onze gerechtvaardigde belangen zijn het exploiteren van een betrouwbare Dienst, het beheren van zakelijke relaties, het oplossen van problemen en het voorkomen van fraude of misbruik. Wij beoordelen de noodzaak, redelijke verwachtingen en gevolgen voor personen en baseren ons niet op die grondslag wanneer hun belangen of grondrechten zwaarder wegen. Als lokaal recht die grondslag niet erkent, gebruiken wij een grondslag die dat recht toestaat.

De verwerking van gegevens in werkruimten volgt de rechtmatige instructies van de Klant en de Verwerkingsvoorwaarden. De Klant is verantwoordelijk voor de rechtsgrondslag en kennisgevingen voor zijn eigen verwerking. Wij beschouwen aanvaarding van deze voorwaarden niet als toestemming voor elk gebruik van persoonsgegevens, en verbetering van de Dienst geeft geen toestemming om modellen met Klantinhoud te trainen.

Voordat wij persoonsgegevens voor een wezenlijk ander doel gebruiken, beoordelen wij of dat gebruik rechtmatig en verenigbaar is, verstrekken wij aanvullende kennisgevingen die vereist zijn en vragen wij waar nodig toestemming.

• Account en toegang: wij gebruiken e-mailadressen, account-ID's, authenticatiegegevens en machtigingen om accounts aan te maken en te beschermen, gebruikers te authenticeren en aangevraagde functies te leveren. De grondslag is onze overeenkomst met een Klant die een natuurlijke persoon is of, voor gebruikers van een organisatie, ons gerechtvaardigde belang bij het beheren van de relatie met de Klant, met inachtneming van toepasselijk recht.
• Aankopen en facturering: wij gebruiken abonnements-, betalingsstatus- en factureringsgegevens om betaalde toegang te bieden, betalingen te controleren en verlengingen te beheren. De grondslag is wat noodzakelijk is voor de overeenkomst en, voor wettelijk verplichte administratie, toepasselijke fiscale, boekhoudkundige en andere wettelijke verplichtingen.
• Ondersteuning en zakelijke vragen: wij gebruiken contactgegevens en correspondentie om verzoeken te beantwoorden, storingen te onderzoeken en dienstrelaties te beheren. De grondslag is het nemen van gevraagde precontractuele stappen, uitvoering van een overeenkomst of ons gerechtvaardigde belang om contactpersonen van een organisatie te antwoorden, afhankelijk van de situatie.
• Beveiliging en betrouwbaarheid van de Dienst: wij gebruiken activiteitenlogboeken, apparaat- en verzoekinformatie, foutgegevens en beperkte diagnostische inhoud om storingen vast te stellen, misbruik te detecteren en incidenten te onderzoeken. De grondslag is ons gerechtvaardigde belang bij de bescherming van de Dienst en betrokken personen, en waar van toepassing wettelijke verplichtingen.
• Marketing: wij gebruiken e-mail en een eventueel opgegeven naam voor de communicatie die uitsluitend na vrijwillige aanmelding in paragraaf 7 wordt beschreven. De grondslag is toestemming, die kan worden ingetrokken zonder gevolgen voor de toegang tot de Dienst.
• Wettelijke administratie en verantwoording: wij bewaren relevante transactiegegevens, de geschiedenis van aanvaarding en toestemming en bewijs van de afhandeling van verzoeken om aan wettelijke verplichtingen te voldoen of juridische claims in te stellen en te verdedigen. We gebruiken daarvoor alleen de noodzakelijke informatie.

6. Hoe wij informatie delen

Wij verstrekken persoonsgegevens alleen wanneer dat nodig is om de Dienst te leveren en te beschermen, onze bedrijfsvoering uit te voeren, Klantinstructies te volgen, een bedrijfstransactie af te ronden of aan de wet te voldoen.

• Met de betrokken klantorganisatie en haar geautoriseerde beheerders en gebruikers.
• Met aanbieders van hosting, opslag, communicatie, beveiliging, monitoring, betalingen, professionele ondersteuning en AI-diensten die informatie verwerken voor de betreffende dienst.
• Met professionele adviseurs, auditors, verzekeraars, financiële instellingen en zakelijke dienstverleners.
• Met toezichthouders, rechtbanken, rechtshandhavingsinstanties of andere personen wanneer openbaarmaking wettelijk vereist of toegestaan is.
• Met een potentiële koper, investeerder of rechtsopvolger op basis van passende vertrouwelijkheids- en gegevensbeschermingsregelingen.

7. Zakelijke communicatie en direct marketing

Alleen nadat u zich vrijwillig hebt aangemeld voor marketingmails gebruiken wij uw e-mailadres en, indien opgegeven, uw naam om promoties te sturen over Sytance-producten, cybersecurity- en compliancediensten, evenementen en informatiebronnen. Deze keuze staat los van de servicevoorwaarden en is standaard niet aangevinkt; weigeren heeft geen gevolgen voor registratie, aankoop of gebruik van de Dienst.

U kunt marketingmails uitschakelen in uw accountinstellingen of u kosteloos afmelden door een e-mail te sturen naar privacy@sytance.com. Wij registreren het tijdstip en de toepasselijke versie van de kennisgeving bij toestemming of intrekking, zodat wij uw keuze kunnen respecteren. Afmelding stopt geen authenticatie-, beveiligings-, facturerings- of noodzakelijke dienstmeldingen.

Aanvaarding van de servicevoorwaarden is geen toestemming voor marketing. Wij verstrekken uw persoonsgegevens niet aan derden voor hun eigen onafhankelijke marketing.

8. Internationale verwerking

De huidige applicatieservers van Sytance staan in Hongkong. AI-, betaal-, e-mail- en andere ondersteunende diensten kunnen gegevens in andere landen of regio's verwerken; de locatie van de applicatieservers betekent niet dat alle verwerking of back-ups uitsluitend in Hongkong plaatsvinden.

Waar toepasselijk recht dit vereist, gebruiken wij passende waarborgen voor doorgifte, waaronder toepasselijke contractuele regelingen, en voeren wij vereiste kennisgevings-, toestemmings- of andere wettelijke procedures uit. Neem contact op via privacy@sytance.com voor informatie over ontvangers, verwerkingsregio's en waarborgen die op de verwerking van toepassing zijn.

De Dienst wordt online gehost; zelfhosting door Klanten en private implementaties worden niet aangeboden. Als voor uw gegevens locatiebeperkingen gelden, controleer dan vóór indiening bij ons of de Dienst geschikt is.

Wanneer een doorgiftemechanisme wettelijk vereist is, moeten de relevante waarborgen van kracht zijn voordat de beperkte doorgifte plaatsvindt. Een verwijzing in deze verklaring naar contractuele waarborgen sluit op zichzelf geen standaardcontractbepalingen af, vestigt geen adequaatheidsbesluit en vervangt geen vereiste beoordeling, melding of afzonderlijke toestemming. Op verzoek verstrekken wij relevante informatie over waarborgen of een kopie daarvan, met de noodzakelijke redactie ter bescherming van vertrouwelijke informatie.

Wanneer lokaal recht specifieke informatie over ontvangers of een afzonderlijke kennisgeving van doorgifte vereist, verstrekken wij die informatie via het relevante proces voor gegevensverzameling, contractering of privacyverzoeken. De Klant mag algemene aanvaarding van deze verklaring niet beschouwen als naleving van zijn eigen doorgifteverplichtingen.

9. Bewaartermijnen en verwijdering

Het verlopen van een betaald abonnement verwijdert werkruimte-inhoud niet automatisch. Bestaande inhoud blijft beschikbaar om te bekijken, terwijl bewerken en exporteren niet beschikbaar zijn. Wij bewaren account- en werkruimte-inhoud om die doorlopende dienst te leveren totdat de Klant deze verwijdert of een geldig verwijderingsverzoek indient, met inachtneming van wettelijke vereisten. Automatische verlenging annuleren, een account uitschakelen en verwijdering aanvragen zijn verschillende handelingen.

Voor verwijdering stuurt u een e-mail naar privacy@sytance.com met vermelding van het betreffende account of de werkruimte en de gewenste reikwijdte. Wij verifiëren identiteit en bevoegdheid met evenredige informatie, verduidelijken of het verzoek een persoonlijk account of inhoud onder beheer van een organisatie betreft, en leggen waar passend wezenlijke gevolgen uit voordat onomkeerbare verwijdering plaatsvindt. Wij handelen zo spoedig als praktisch mogelijk en binnen de toepasselijke wettelijke termijnen; een betaald abonnement is niet vereist om het verzoek in te dienen.

De bewaartermijn wordt voor de volgende categorieën afzonderlijk bepaald. De regel voor doorlopende bewaring van werkruimtegegevens geldt niet voor elk logboek, elke back-up of alle bedrijfsadministratie. Persoonsgegevens worden niet onbeperkt bewaard zonder noodzaak, alleen omdat geen verwijderingsverzoek is ontvangen.

Wanneer een wettelijke bewaarplicht of verplichte administratie verwijdering verhindert, bewaren wij alleen de betreffende gegevens, beperken wij het gebruik ervan tot dat doel en leggen wij de uitzondering uit voor zover toegestaan. Wij verwijderen of anonimiseren deze gegevens onomkeerbaar zodra de betreffende noodzaak vervalt. Verwijdering uit onze systemen kan geen kopieën verwijderen die de Klant zelfstandig heeft geëxporteerd of die een onafhankelijke verwerkingsverantwoordelijke bewaart.

• Account- en werkruimtegegevens: bewaard zolang dat nodig is om de aangevraagde account- en doorlopende werkruimtedienst te leveren, totdat verwijderings- of sluitingsinstructies zijn uitgevoerd. Wettelijke administratie- en verantwoordingsgegevens worden afzonderlijk bewaard wanneer verdere bewaring vereist is.
• Ondersteuning en correspondentie: bewaard zolang het verzoek, de klacht of opvolging openstaat en daarna alleen zolang dat nodig is voor verantwoording van de dienst, een toepasselijke claimtermijn of een wettelijke verplichting, rekening houdend met de kwestie, gevoeligheid en kans op een gerelateerd geschil.
• Beveiligings- en operationele logboeken: bewaard gedurende de periode die nodig is om relevante gebeurtenissen te detecteren, reconstrueren en onderzoeken en herstel te verifiëren, rekening houdend met de incidentstatus, het beveiligingsrisico en toepasselijke bewijsvereisten; opgeloste gebeurtenissen rechtvaardigen niet dat alle logboeken onbeperkt worden bewaard.
• Tijdelijke verwerkingsgegevens: alleen bewaard zolang dat nodig is om de aangevraagde bewerking af te ronden of opnieuw uit te voeren, een gerelateerde storing te diagnosticeren of aan een afzonderlijke beveiligings- of wettelijke vereiste te voldoen. AI-gesprekken die bewust in de werkruimte zijn opgeslagen, vallen onder de regel voor werkruimte-inhoud.
• Factureringsgegevens, gegevens over de wettelijke aanvaarding van voorwaarden en marketingkeuzes: bewaard zolang dat nodig is voor toepasselijke boekhoudkundige en fiscale vereisten, bewijs van contractuele rechten of toestemming en relevante claimtermijnen. Een minimale registratie van een afmelding kan worden bewaard om ongewenste marketing te voorkomen; dit is geen toestemming om marketing te hervatten.
• Back-ups: verwijderde gegevens kunnen in afgeschermde herstelkopieën blijven staan totdat deze kopieën worden overschreven of volgens de back-uprotatie verlopen. De rotatie is afgestemd op herstelvereisten en de minimale periode waarover gegevens voor de continuïteit moeten kunnen worden hersteld. Zij wordt niet verlengd om verwijderde inhoud voor normaal gebruik te bewaren. Op verzoek leggen wij uit hoe resterende back-ups worden verwerkt. Na herstel moeten verwijderingen opnieuw worden uitgevoerd voordat de gegevens normaal worden gebruikt.

10. Uw keuzes, verzoeken en klachten

Afhankelijk van toepasselijk recht en onze rol kunt u om bevestiging van verwerking, inzage en rectificatie, verwijdering, beperking, bezwaar of een kopie in een overdraagbaar formaat verzoeken. Overdraagbaarheid geldt wanneer aan de wettelijke voorwaarden is voldaan; zij geeft geen recht op elk commercieel rapport of de gegevens van een ander. Commerciële exportbeperkingen beperken wettelijke rechten met betrekking tot persoonsgegevens niet.

Stuur verzoeken naar privacy@sytance.com, zo mogelijk vanaf het e-mailadres van uw account. Beschrijf de gegevens en de gewenste actie; een bepaald onderwerp in de e-mail is niet vereist. Een gemachtigde vertegenwoordiger kan optreden met bewijs van bevoegdheid. Wij vragen alleen informatie die redelijkerwijs nodig is om het verzoek te verifiëren en vragen bij gewone accountverzoeken niet standaard om identiteitsdocumenten.

Wij reageren zonder onnodige vertraging en binnen de toepasselijke wettelijke termijn. Wanneer de AVG van de EU of het VK van toepassing is, reageren wij normaal gesproken binnen één maand na ontvangst; een toegestane verlenging van maximaal twee extra maanden vanwege de complexiteit of het aantal verzoeken lichten wij binnen de eerste maand toe. Verzoeken om inzage en rectificatie in Hongkong worden binnen de toepasselijke termijn van 40 dagen behandeld, met inachtneming van wettelijke uitzonderingen. Andere toepasselijke termijnen blijven ongewijzigd.

Verzoeken worden kosteloos behandeld, tenzij toepasselijk recht toestaat een redelijke vergoeding in rekening te brengen of een verzoek te weigeren. Wij leggen de grondslag uit voordat wij kosten in rekening brengen. Als een verzoek andere personen, beschermde vertrouwelijke informatie of gegevens betreft die wij moeten bewaren, verstrekken wij de informatie of voeren wij de actie uit voor zover dat wettelijk is toegestaan. Waar dat mag, leggen wij eventuele beperkingen uit.

U kunt marketingtoestemming of andere toestemming op elk moment intrekken; intrekking maakt eerdere rechtmatige verwerking niet ongedaan. U kunt bezwaar maken tegen verwerking op basis van gerechtvaardigde belangen; wij beoordelen of een rechtmatige reden voortzetting toestaat. Bezwaar tegen direct marketing wordt zonder opgave van reden gerespecteerd.

Als wij de betreffende gegevens namens uw organisatie verwerken, verwijzen wij het verzoek onverwijld door naar de bevoegde contactpersoon van die organisatie of stemmen wij het verzoek met die persoon af en helpen wij bij de reactie. U kunt een klacht indienen bij privacy@sytance.com of bij de bevoegde toezichthoudende autoriteit, waaronder waar de wet daarin voorziet de autoriteit van uw gewone verblijfplaats, werkplek of de plaats van de vermeende inbreuk. Eerst contact met ons opnemen is geen voorwaarde voor een klacht of gerechtelijk rechtsmiddel.

11. Beveiliging

Wij gebruiken technische en organisatorische maatregelen die zijn ontworpen om persoonsgegevens te beschermen tegen onbevoegde of onopzettelijke toegang, gebruik, wijziging, openbaarmaking, verlies of vernietiging. Wij kiezen maatregelen met inachtneming van de aard van de informatie, de verwerking en de betrokken risico's.

Geen enkele onlinedienst kan elk beveiligingsrisico uitsluiten. Als wij kennis krijgen van een incident met persoonsgegevens, onderzoeken, beheersen en verhelpen wij dit en doen wij kennisgevingen wanneer toepasselijk recht of een overeenkomst dat vereist.

12. Minderjarigen

Sytance is niet op minderjarigen gericht en minderjarigen mogen zich niet registreren. Registranten moeten ten minste 18 jaar oud zijn en de meerderjarigheidsleeftijd hebben bereikt volgens het recht van hun woonplaats. Klanten mogen geen persoonsgegevens over minderjarigen indienen die geen verband houden met de aangevraagde dienst. Als wij een account van een minderjarige ontdekken, beperken wij de toegang en nemen wij passende stappen om het account te sluiten en gegevens te verwijderen. Neem contact op via privacy@sytance.com als u denkt dat een minderjarige zich heeft geregistreerd of persoonsgegevens heeft verstrekt.

13. Geautomatiseerde verwerking en AI

AI-functies genereren analyses en concepten op basis van gebruikersinstructies en relevante context. Zij zijn niet bedoeld als systeem voor uitsluitend geautomatiseerde besluitvorming over personen met rechtsgevolgen of vergelijkbare aanmerkelijke gevolgen. Klanten moeten menselijke beoordeling toepassen zoals beschreven in de kennisgeving AI en klantgegevens en blijven verantwoordelijk voor besluiten die zij nemen.

Controles voor authenticatie, beveiliging en toegangsrechten kunnen verzoeken automatisch toestaan of beperken. Als u denkt dat een beperking onjuist is, neem dan contact op met support@sytance.com voor beoordeling. Dit beperkt geen aanvullende rechten met betrekking tot geautomatiseerde besluiten die toepasselijk recht biedt.

14. Contact en wijzigingen

Stuur privacyvragen, afmeldingen voor direct marketing en verzoeken over gegevensrechten naar privacy@sytance.com. Voor account- of werkruimtegegevens waarover uw organisatie zeggenschap heeft, kunt u waar praktisch mogelijk eerst contact opnemen met die organisatie.

Wij kunnen deze verklaring herzien wanneer onze diensten, aanbieders, werkwijzen of wettelijke verplichtingen veranderen. Wij publiceren de herziene verklaring en werken de datum hierboven bij. Waar vereist verstrekken wij aanvullende informatie of vragen wij toestemming voordat een wezenlijke wijziging van kracht wordt.