Servicevoorwaarden

1. Overeenkomst, geschiktheid en documenten

Sytance Technologies Limited (序衡科技有限公司) levert Sytance. Deze Servicevoorwaarden, met inbegrip van Bijlage A waar van toepassing, gelden voor de Dienst tussen dat bedrijf (“Sytance”, “wij” of “ons”) en de Klant. Een persoon die in eigen naam aanvaardt, is de Klant; een persoon die met bevoegdheid namens een organisatie aanvaardt, bindt die organisatie als Klant.

De Dienst is wereldwijd beschikbaar voor daarvoor in aanmerking komende natuurlijke personen en organisaties, met inachtneming van toepasselijk recht en de beschikbaarheid van de Dienst. Iedere persoon die zich registreert en iedere Geautoriseerde gebruiker moet ten minste 18 jaar oud zijn en de wettelijke meerderjarigheidsleeftijd in zijn woonplaats hebben bereikt. Minderjarigen mogen zich niet registreren. Voor registratie of het voltooien van een uitnodiging is een uitdrukkelijke verklaring van meerderjarigheid en aanvaarding van deze voorwaarden vereist. Marketingtoestemming is afzonderlijk en optioneel.

“Dienst” betekent het online gehoste Sytance-platform, de inbegrepen functies en documentatie. Zelfhosting, implementaties in een private omgeving en professionele adviesopdrachten zijn niet inbegrepen, tenzij afzonderlijk overeengekomen. “Geautoriseerde gebruiker” betekent een persoon die de Klant toestemming geeft de Dienst te gebruiken. “Bestelling” betekent een door beide partijen aanvaard bestelformulier, een bevestigde online bestelling of een andere schriftelijke koopovereenkomst waarin het aangeschafte abonnement wordt vermeld.

Een individueel onderhandelde overeenkomst heeft bij een uitdrukkelijke tegenstrijdigheid voorrang op deze voorwaarden. Een Bestelling bepaalt het aangeschafte abonnement, de prijs, de factureringsperiode en de hoeveelheden; zij doet niet stilzwijgend afstand van verplichtingen inzake gegevensbescherming. Bijlage A regelt de verwerking namens de Klant en heeft op dat onderwerp voorrang op daarmee strijdige algemene voorwaarden, met inachtneming van dwingend recht en toepasselijke verplichte doorgifteclausules. De toezeggingen over het niet trainen van modellen in de kennisgeving AI en klantgegevens maken deel uit van deze voorwaarden. De Privacyverklaring en Cookieverklaring leggen gegevenspraktijken uit, maar vervangen geen verwerkersovereenkomst en verlenen geen aanvullende gebruiksrechten op inhoud.

2. Gebruik van de Dienst

Sytance is een softwaredienst voor productcybersecurity en compliance. Met inachtneming van deze voorwaarden en het toepasselijke abonnement of de Bestelling mag de Klant zijn Geautoriseerde gebruikers tijdens de looptijd van de dienst toegang geven tot en gebruik laten maken van de Dienst voor de eigen rechtmatige doeleinden van de Klant.

De Klant moet de Dienst en documentatie gebruiken in overeenstemming met toepasselijk recht, deze voorwaarden en eventuele gebruikers-, werkruimte-, opslag-, gebruiks- of functielimieten die in de Dienst, het abonnement of de Bestelling zijn vermeld.

De rechten die op grond van deze voorwaarden worden verleend, zijn beperkt, niet-exclusief, niet-overdraagbaar en niet-sublicentieerbaar, behalve voor zover een Bestelling dit uitdrukkelijk toestaat. Er wordt geen eigendomsrecht op de Dienst aan de Klant overgedragen.

3. Beschikbaarheid, ondersteuning en wijzigingen

Wij mogen de Dienst onderhouden, bijwerken, beveiligen of wijzigen om functies te verbeteren, risico's aan te pakken, aan de wet te voldoen of rekening te houden met veranderingen in technologie en aanbieders. Tijdens een lopende diensttermijn verminderen wij de wezenlijke kernfunctionaliteit van een betaald abonnement niet, tenzij dat redelijkerwijs noodzakelijk is om veiligheidsredenen, voor naleving van de wet, wegens een afhankelijkheid van derden of voor de integriteit van de Dienst.

Gepland onderhoud, noodonderhoud, internetomstandigheden, afhankelijkheden van derden en gebeurtenissen buiten onze redelijke controle kunnen de beschikbaarheid beïnvloeden. Een bindende reactietijd voor ondersteuning, beschikbaarheidstoezegging, servicecredit of vereiste voor bedrijfscontinuïteit geldt alleen als deze in een Bestelling of andere schriftelijke overeenkomst is vermeld.

Functies die als bèta, preview, evaluatie of experimenteel zijn aangeduid, kunnen onvolledig zijn, worden gewijzigd, opgeschort of ingetrokken en mogen niet als enige basis dienen voor productie-, regelgevings- of veiligheidskritieke beslissingen.

4. Accounts en toegang

• Accountgegevens moeten juist en actueel zijn.
• Elke gebruiker moet een individueel account gebruiken en zijn inloggegevens beveiligen.
• De Klant is verantwoordelijk voor het goedkeuren, controleren en intrekken van gebruikerstoegang en voor activiteiten via zijn accounts, behalve voor zover deze door onze schending van deze voorwaarden zijn veroorzaakt.
• Vermoede onbevoegde toegang moet onmiddellijk worden gemeld via support@sytance.com.

5. Klantinhoud

“Klantinhoud” betekent gegevens, bestanden, registraties, instructies en ander materiaal dat door of namens de Klant bij de Dienst wordt ingediend, samen met materiaal dat voor de Klant uit die invoer wordt gegenereerd. Tussen de partijen behoudt de Klant zijn rechten op Klantinhoud.

De Klant machtigt Sytance Technologies Limited en zijn dienstverleners om Klantinhoud te hosten, kopiëren, verzenden, verwerken, weergeven, beschermen, ondersteunen, terug te geven en te verwijderen, uitsluitend voor zover dit redelijkerwijs nodig is om de Dienst te leveren en te beveiligen, de instructies van de Klant op te volgen, de overeenkomst af te dwingen en aan de wet te voldoen.

De Klant is verantwoordelijk voor de juistheid en rechtmatigheid van Klantinhoud en voor het verkrijgen van alle rechten, kennisgevingen en toestemmingen die voor het gebruik ervan in de Dienst vereist zijn.

De Klant dient passende brongegevens en back-ups bij te houden van informatie die redelijkerwijs niet opnieuw kan worden gemaakt. De Dienst vervangt de vereiste voorzieningen van de Klant voor document- en archiefbeheer, calamiteitenherstel of gereguleerde archivering niet, tenzij een Bestelling uitdrukkelijk anders bepaalt.

De Klant moet personen aanwijzen die bevoegd zijn zijn werkruimte en inkoopregelingen te beheren en hun contactgegevens actueel houden. Uitnodigingen dragen het eigendom van de werkruimte van een organisatie niet over aan de genodigde. Gebruikers moeten toegangsbeperkingen naleven na een rolwijziging, vertrek of verwijdering door een beheerder.

Als de bevoegdheid over of het eigendom van een account wordt betwist, kunnen wij evenredig bewijs opvragen en de betwiste toegang tijdens het onderzoek beperken. Wij beslechten geen arbeids- of bedrijfseigendomsconflicten en dragen inhoud niet over op basis van een niet-onderbouwd verzoek.

Er wordt geen toestemming verleend om Klantinhoud te gebruiken voor advertenties, openbare klantverhalen, training of fine-tuning van modellen. Zonder afzonderlijke toestemming publiceren wij de naam of het logo van de Klant of herkenbaar materiaal uit diens werkruimte niet als aanbeveling. Operationele toegang blijft beperkt tot de doeleinden waarvoor deze voorwaarden toestemming geven en, voor persoonsgegevens, tot Bijlage A.

Rechten op gegenereerd materiaal worden tussen de partijen aan de Klant toegewezen voor zover zulke rechten bestaan en rechtmatig kunnen worden overgedragen. Dit garandeert niet dat AI-uitvoer uniek is, auteursrechtelijk beschermd kan zijn of vrij is van rechten van derden. Bestaande Sytance-software en -sjablonen en materialen van derden, waaronder normen, blijven onderworpen aan hun eigen rechten. De Klant mag ingebedde elementen van Sytance-sjablonen gebruiken als onderdeel van gegenereerde resultaten voor zijn rechtmatige zakelijke of persoonlijke doeleinden, maar mag onze sjabloonbibliotheek niet als een concurrerend zelfstandig product verspreiden.

6. AI-ondersteunde functies

AI-ondersteunde functies maken analyses en conceptmateriaal op basis van instructies en context die via de Dienst worden verstrekt. De uitvoer kan onvolledig, onnauwkeurig of ongeschikt zijn voor een bepaald doel.

De Klant moet de uitvoer beoordelen en valideren voordat hij daarop vertrouwt, deze implementeert, opneemt in gecontroleerde documentatie of indient bij een klant, beoordelaar, certificatie-instelling of autoriteit.

Sytance ondersteunt professioneel werk, maar vervangt geen technisch, beveiligings-, kwaliteits-, regelgevings-, juridisch of managementoordeel. Gebruik van de Dienst stelt op zichzelf geen compliance, certificering of wettelijke goedkeuring vast.

7. Aanvaardbaar gebruik

De Klant en zijn geautoriseerde gebruikers mogen niet:

• De Dienst gebruiken voor onwettige, frauduleuze of misleidende doeleinden, of om misbruik te plegen.
• Malware, schadelijke code, onrechtmatig verkregen inloggegevens of materiaal indienen dat de rechten van een ander schendt.
• Toegangscontroles, tenantgrenzen, limieten op de aanvraagfrequentie, factureringscontroles of beveiligingsmaatregelen omzeilen.
• De Dienst verstoren of denial-of-service-aanvallen, destructieve of onbevoegde beveiligingstests uitvoeren.
• Zonder toestemming proberen toegang te krijgen tot het account, de gegevens of systemen van een andere Klant.
• De Dienst kopiëren, doorverkopen, sublicentiëren of reverse-engineeren, behalve voor zover uitdrukkelijk toegestaan bij wet of schriftelijke overeenkomst.

8. Abonnementen, proefperioden, facturering en opzegging

Op de afrekenpagina van Sytance worden de beschikbare abonnementsprijs en valuta, de factureringsperiode, de inbegrepen functies en een melding over toepasselijke belastingen weergegeven. De Klant moet nauwkeurige factureringsgegevens verstrekken en bevoegd zijn om de gekozen betaalmethode te gebruiken. Stripe verwerkt de betalings- en abonnementstransacties; Sytance blijft de dienstverlener die verantwoordelijk is voor levering en ondersteuning. Bankkosten of kosten voor valutaomrekening vallen onder de afspraken van de Klant met diens betalingsinstelling.

Abonnementen worden automatisch verlengd met de periode die op de afrekenpagina is vermeld, totdat de verlenging wordt geannuleerd. De Klant machtigt de vermelde terugkerende afschrijvingen. Verlenging kan worden geannuleerd via de link voor factureringsbeheer van het account; als die link niet toegankelijk is, neemt u contact op met support@sytance.com. Om de volgende verlenging te voorkomen, moet de annulering zijn voltooid voordat de volgende verlengingsbetaling plaatsvindt. Annulering van verlenging behoudt de toegang gedurende de huidige betaalde periode en sluit het account niet en verwijdert geen gegevens.

Wij bieden geen vrijwillige terugbetalingen aan. Behalve wanneer toepasselijk recht anders vereist, zijn betalingen niet terugbetaalbaar voor ongebruikte of gedeeltelijk gebruikte perioden, vroegtijdige opzegging of een verandering van gedachten. Deze regel sluit geen verplichte rechten op herroeping, terugbetaling, herstel, prijsvermindering of andere wettelijke rechtsmiddelen voor consumenten uit. Neem over dubbele, onbevoegde of onjuist berekende afschrijvingen contact op met support@sytance.com zodat deze kunnen worden onderzocht; deze regel geeft ons geen toestemming een bedrag te behouden dat niet verschuldigd was.

Als een betaling mislukt, kunnen wij de Klant daarvan op de hoogte stellen en het door de betaaldienst ondersteunde proces voor nieuwe betaalpogingen gebruiken. Een mislukte betaling verlengt betaalde toegang niet voor onbepaalde tijd. Zodra het betaalde toegangsrecht verloopt, blijft bestaande werkruimte-inhoud zichtbaar, maar zijn bewerken, genereren, documenten downloaden en andere betaalde exportfuncties niet beschikbaar. Een geldig betaald abonnement herstelt de bijbehorende rechten. Beveiligingsbeperkingen en opgeschorte of verwijderde accounts blijven geregeld door paragraaf 12.

Een gratis proefperiode schept geen betalingsverplichting, tenzij de Klant afzonderlijk een betaald abonnement bevestigt. De duur en beperkingen van de proefperiode zijn zoals vermeld op het moment van activering. Rechten na het verlopen van een betaald abonnement verlengen een proefperiode niet automatisch en geven een gratis account geen betaalde functionaliteit.

Elke wijziging van prijs of verlengingsvoorwaarden wordt vóór de betreffende verlenging meegedeeld, met voldoende informatie en tijd om te annuleren zoals toepasselijk recht vereist. Een abonnementswijziging gaat in op de datum en op basis van kosten of tegoed die vóór bevestiging worden meegedeeld. Voortgezette toegang tot opgeslagen inhoud geldt niet als toestemming voor een niet-meegedeelde extra afschrijving.

Wanneer een consument een wettelijk herroepings- of annuleringsrecht heeft, kan het verzoek worden ingediend met een ondubbelzinnige verklaring aan support@sytance.com waarin het account en de aankoop worden vermeld; een toelichting is niet vereist als de wet die niet verlangt. Automatische verlenging annuleren en een wettelijk herroepingsrecht uitoefenen zijn afzonderlijke handelingen. Het gebruik van een SaaS-dienst beginnen doet op zichzelf geen afstand van zo'n recht. Elk wettelijk vereist verzoek om vroegtijdige uitvoering, elke bevestiging of aanvullende informatie van de handelaar of wettelijke herroepingsvoorziening moet via het toepasselijke aankoopproces worden verstrekt; deze algemene voorwaarden vervangen dat proces niet. Elke wettelijk vereiste terugbetaling wordt binnen de toepasselijke wettelijke termijn afgehandeld.

Voor een in aanmerking komende overeenkomst voor een consumentendienst op afstand waarop de annuleringsregels van de EU/EER of het VK van toepassing zijn, bedraagt de oorspronkelijke herroepingstermijn doorgaans 14 dagen vanaf het sluiten van de overeenkomst, zonder opgave van reden. Het volstaat de herroepingsverklaring vóór de toepasselijke uiterste termijn te verzenden. Een langere termijn of aanvullend verlengingsrecht dat toepasselijk recht vereist, blijft beschikbaar, waaronder een verlenging doordat verplichte informatie niet is verstrekt. Een aankoop op naam van een natuurlijke persoon stelt op zichzelf geen consumentenstatus vast; het doel van de aankoop en toepasselijk recht bepalen dat.

Als de consument uitdrukkelijk verzoekt om uitvoering tijdens die termijn en de wet dit toestaat, kan een evenredig bedrag verschuldigd zijn voor de Dienst die vóór herroeping daadwerkelijk is geleverd. Wij leiden een dergelijk verzoek of het verlies van een annuleringsrecht niet af uit registratie, aanmelding of algemene aanvaarding van deze voorwaarden. Een uitzondering wegens volledige uitvoering vereist het voorafgaande verzoek en de geïnformeerde bevestiging die de wet voorschrijft; een doorlopend abonnement geldt niet als volledig uitgevoerd alleen omdat toegang is geactiveerd.

Wanneer deze regels terugbetaling vereisen na een geldige herroeping, betalen wij het wettelijk verschuldigde bedrag zonder onnodige vertraging en binnen 14 dagen na de herroepingsmelding terug via de oorspronkelijke betaalmethode, tenzij uitdrukkelijk een andere methode is overeengekomen, en zonder terugbetalingskosten. Dit zijn wettelijke remedies, geen aanbod van vrijwillige terugbetaling. Meld voor een dienstgebrek of andere klacht de betrokken aankoop en het probleem via support@sytance.com; wij onderzoeken dit, leggen de uitkomst uit en bieden elke remedie die toepasselijk recht vereist.

9. Intellectuele eigendom van Sytance

Sytance Technologies Limited en zijn licentiegevers behouden alle rechten op de Dienst, software, technologie, documentatie, sjablonen, handelsmerken en bijbehorende intellectuele eigendom, met uitzondering van Klantinhoud.

Sytance Technologies Limited mag feedback gebruiken om de Dienst te ontwikkelen en te verbeteren, mits dat gebruik de Klant niet identificeert en geen Klantinhoud openbaar maakt.

10. Diensten en afhankelijkheden van derden

De Dienst kan samenwerken met of linken naar een dienst van derden die de Klant zelfstandig selecteert of inschakelt. De voorwaarden en privacypraktijken van die derde partij regelen het rechtstreekse gebruik daarvan door de Klant, en de Klant machtigt de uitwisseling van informatie die voor de integratie nodig is.

Aanbieders die Sytance Technologies Limited selecteert om de Dienst te hosten, beveiligen, ondersteunen of leveren, werken onder onze regelingen en niet op basis van een afzonderlijke instructie van de Klant. Onze verantwoordelijkheid voor die aanbieders wordt geregeld door de toepasselijke klantovereenkomst en wet.

Wij hebben geen zeggenschap over een dienst van derden waartoe de Klant zelfstandig toegang krijgt. Een wijziging, storing of beperking die door een derde partij wordt ingevoerd, kan een integratie of afhankelijke functie beïnvloeden.

11. Vertrouwelijkheid en gegevensbescherming

“Vertrouwelijke informatie” omvat niet-openbare Klantinhoud, beveiligingsinformatie, zakelijke en technische informatie en informatie die als vertrouwelijk is aangeduid of naar haar aard en de omstandigheden van verstrekking redelijkerwijs als vertrouwelijk moet worden begrepen. Elke partij moet ten minste redelijke zorg betrachten om de Vertrouwelijke informatie van de andere partij te beschermen, deze alleen voor de dienstrelatie te gebruiken en alleen te verstrekken aan personen die deze nodig hebben en aan passende vertrouwelijkheidsverplichtingen zijn gebonden.

Informatie is alleen uitgezonderd voor zover de ontvangende partij kan aantonen dat deze al rechtmatig zonder beperking bekend was, openbaar is geworden zonder schending, rechtmatig van een andere bron zonder vertrouwelijkheidsplicht is ontvangen of onafhankelijk is ontwikkeld zonder gebruik van de verstrekte informatie. Verplichte openbaarmaking wordt beperkt tot wat de wet vereist; indien toegestaan, geeft de ontvangende partij vooraf kennis en redelijke medewerking om bescherming te verkrijgen.

De Privacyverklaring licht verwerking voor onze eigen doeleinden toe. Bijlage A is automatisch, zonder afzonderlijke ondertekening, van toepassing op persoonsgegevens die wij namens de Klant op grond van deze overeenkomst verwerken. Aanvullende ondertekende gegevensvoorwaarden kunnen deze aanvullen. Een uitzondering op vertrouwelijkheid of een algemene licentie op inhoud staat modeltraining niet toe en doet geen afbreuk aan een vereiste voor bescherming van persoonsgegevens.

12. Opschorting, beëindiging en teruggave van gegevens

Wij mogen noodzakelijke en evenredige toegangsbeperkingen opleggen wegens beveiligingsrisico's, onwettig of verboden gedrag, een wezenlijke schending, schade aan anderen of wettelijke vereisten. Waar praktisch mogelijk leggen wij de reden uit en bieden wij een redelijke gelegenheid om de situatie te verhelpen. Het normaal verlopen van een betaald abonnement volgt de regel voor alleen-lezen toegang en staat los van opschorting van een account om veiligheids- of wettelijke redenen.

De Klant kan het gebruik van de Dienst staken en verlenging annuleren via factureringsbeheer. Een herstelbare wezenlijke schending moet worden verholpen binnen de redelijke termijn die in een schriftelijke kennisgeving is vermeld of, als daarin geen termijn is genoemd, binnen 30 dagen. Elke partij mag de betrokken overeenkomst beëindigen als de schending dan niet is verholpen.

Annulering van verlenging of het verlopen van een betaald abonnement verwijdert Klantinhoud niet automatisch. Werkruimte-inhoud wordt bewaard totdat de Klant deze verwijdert of een geldig verwijderingsverzoek indient, met inachtneming van de bepalingen over verwijdering, back-ups en wettelijke bewaring in de Privacyverklaring. Klanten die commerciële exports nodig hebben, moeten deze tijdens betaalde toegang uitvoeren. Verzoeken op grond van wettelijke rechten op persoonsgegevens vereisen geen betaald abonnement.

Bepalingen die naar hun aard na beëindiging moeten blijven gelden, blijven van kracht, waaronder reeds ontstane betalingsverplichtingen, intellectuele eigendom, vertrouwelijkheid, aansprakelijkheidsbeperkingen en geschillenbeslechting.

Een beperking moet waar redelijkerwijs praktisch mogelijk worden beperkt tot de betrokken gebruikers, gegevens of functies. Wij mogen onmiddellijk optreden wanneer uitstel een wezenlijk beveiligingsrisico of schending van wettelijke vereisten zou opleveren. Waar toegestaan leggen wij de reden, beschikbare herstelstappen en de manier om via support@sytance.com om beoordeling te verzoeken uit. Toegang wordt hersteld wanneer de relevante gronden zijn opgelost en aan de toepasselijke account- en abonnementsvoorwaarden is voldaan.

Als wij de Dienst als geheel stopzetten, geven wij waar praktisch mogelijk redelijke voorafgaande kennisgeving en een redelijke gelegenheid om bewaarde Klantinhoud op te halen of verwijdering te instrueren. Als normale betaalde export niet beschikbaar is, neemt u contact op via support@sytance.com om die teruggave te regelen. Teruggave van gegevens die Bijlage A of dwingend recht vereist, is niet afhankelijk van de aankoop van een nieuw abonnement. Het normale verlopen van een abonnement blijft overigens onderworpen aan de regels voor bekijken en exporteren in paragraaf 8.

13. Garanties en disclaimers

Wij leveren de Dienst met redelijke zorg en vakkundigheid. Behalve zoals uitdrukkelijk bepaald in een schriftelijke overeenkomst en voor zover maximaal toegestaan door de wet, worden de Dienst en de uitvoer verder geleverd in de huidige staat en voor zover beschikbaar.

Wij garanderen geen ononderbroken of foutloze werking, het vaststellen van elke kwetsbaarheid of elk gebrek, of dat uitvoer aan een bepaalde wet, norm, certificering of klantvereiste voldoet.

Niets in deze voorwaarden sluit een recht of rechtsmiddel uit dat wettelijk niet mag worden uitgesloten.

14. Aansprakelijkheid

Voor zover maximaal toegestaan door de wet is geen van beide partijen aansprakelijk voor indirecte, incidentele, bijzondere, punitieve of gevolgschade, of voor winstderving, omzetverlies, verlies van zakelijke kansen, goodwill of verwachte besparingen.

Tenzij een schriftelijke overeenkomst anders bepaalt, is de totale aansprakelijkheid van Sytance Technologies Limited voortvloeiend uit de Dienst niet hoger dan de vergoedingen die de Klant voor de Dienst heeft betaald of verschuldigd was in de twaalf maanden voorafgaand aan de gebeurtenis die aanleiding gaf tot de claim.

Niets in deze voorwaarden sluit aansprakelijkheid uit of beperkt aansprakelijkheid voor fraude of frauduleuze misleiding, overlijden of persoonlijk letsel veroorzaakt door nalatigheid, of enige andere aansprakelijkheid die wettelijk niet mag worden uitgesloten of beperkt. Elke beperking geldt alleen voor zover toepasselijk recht dit toestaat.

15. Algemeen

Deze voorwaarden, de toepasselijke Bestelling en alle documenten die daarin uitdrukkelijk zijn opgenomen, vormen de overeenkomst over de Dienst. Als een bepaling niet afdwingbaar is, wordt zij beperkt tot het minimaal noodzakelijke; de overige bepalingen blijven van kracht.

Geen van beide partijen is verantwoordelijk voor vertraging of niet-nakoming door een gebeurtenis buiten haar redelijke controle; dit ontslaat een partij niet van reeds verschuldigde betalingsverplichtingen. Het niet afdwingen van een bepaling geldt niet als afstand daarvan. De Klant mag de overeenkomst niet overdragen zonder onze toestemming; die wordt niet onredelijk onthouden in verband met een daadwerkelijke reorganisatie van het bedrijf of verkoop van vrijwel alle relevante bedrijfsactiva.

Wij kunnen deze voorwaarden voor toekomstig gebruik van de Dienst bijwerken. Waar wettelijk of contractueel vereist, geven wij redelijke kennisgeving van een wezenlijke wijziging. Een wezenlijke wijziging vermindert niet met terugwerkende kracht reeds verkregen rechten.

Op deze voorwaarden is het recht van Hongkong van toepassing. Voor Klanten die geen consument zijn, zijn de rechtbanken van Hongkong exclusief bevoegd, behalve dat elke partij bij een bevoegde rechtbank dringende beschermende maatregelen kan vragen. Consumenten behouden niet-uitsluitbare bescherming op grond van het toepasselijke recht van hun gewone verblijfplaats en wettelijke rechten om procedures aanhangig te maken bij een bevoegde rechtbank.

Stuur juridische kennisgevingen naar legal@sytance.com, tenzij een toepasselijke overeenkomst een andere procedure vermeldt.

Juridische kennisgevingen aan Sytance moeten worden gestuurd naar legal@sytance.com en moeten het account, onderwerp en de gevraagde actie vermelden. Wij sturen contractuele kennisgevingen naar het actuele accountadres of het aangewezen contractuele e-mailadres van de Klant, of via een schriftelijk overeengekomen kanaal. Een kennisgeving wordt van kracht bij ontvangst zoals bepaald door toepasselijk recht; het tonen van herziene tekst vervangt geen wettelijk vereiste individuele kennisgeving of toestemming.

De Chinese en Engelse versies zijn bedoeld om dezelfde overeenkomst weer te geven. Bij een inhoudelijke tegenstrijdigheid heeft de taalversie die uitdrukkelijk in een individueel onderhandeld contract is overeengekomen voorrang; anders geldt voor die tegenstrijdigheid de versie waarin de Klant deze voorwaarden heeft aanvaard, met inachtneming van dwingende consumentenbescherming. De taalkeuze verandert de reikwijdte van wettelijke rechten niet.

Als een geschil ontstaat, kan elke partij dit schriftelijk aan de andere beschrijven en te goeder trouw naar een oplossing streven. Dat proces verhindert geen dringende maatregelen, klachten bij toezichthouders, verplichte consumentenremedies of tijdige gerechtelijke procedures en schort een wettelijke verjaringstermijn niet automatisch op.

Bijlage A. Verwerkingsvoorwaarden — reikwijdte

Deze Bijlage is een bindend onderdeel van de overeenkomst telkens wanneer Sytance namens de Klant persoonsgegevens in Klantinhoud verwerkt (“Persoonsgegevens van de Klant”). Zij geldt zolang wij of onze subverwerkers die gegevens voor de Klant bewaren, waaronder voortgezette toegang om ze te raadplegen en toegestane activiteiten voor verwijdering of teruggave. Zij geldt niet voor de verwerking door een afzonderlijke verwerkingsverantwoordelijke voor eigen doeleinden, zoals de wettelijk verplichte administratie van een betalingsaanbieder.

De Klant is de verwerkingsverantwoordelijke of een door diens verwerkingsverantwoordelijke gemachtigde verwerker; Sytance is, naargelang het geval, diens verwerker of subverwerker. Elke partij leeft de gegevensbeschermingswetgeving na die op haar rol van toepassing is. Een “inbreuk in verband met persoonsgegevens” is een beveiligingsinbreuk die leidt tot onopzettelijke of onrechtmatige vernietiging, verlies of wijziging van, onbevoegde openbaarmaking van of toegang tot Persoonsgegevens van de Klant.

A.1. Verwerkingsgegevens

De verwerking betreft het leveren van de gehoste werkruimte voor productcybersecurity en compliance en de door de Klant aangevraagde functies. De Bestelling, werkruimteconfiguratie en geautoriseerde verzoeken bepalen de relevante diensten en instructies. De Klant bepaalt welke gegevens hij indient en blijft verantwoordelijk voor gegevensminimalisatie.

Betrokkenen kunnen bestaan uit personeel, contractanten, leveranciers en zakelijke contacten van de Klant en personen over wie informatie is opgenomen in product- of beveiligingsdocumentatie. Persoonsgegevens kunnen namen, functies, contactgegevens, account- of registratie-ID's, correspondentie en incidentele persoonsgegevens in geüploade bestanden, bewijsmateriaal, instructies en gegenereerd materiaal omvatten. Productarchitectuur en technische gegevens vallen onder deze Bijlage voor zover zij een persoon identificeren.

De bewerkingen omvatten ontvangen, vastleggen, ordenen, hosten, opvragen, raadplegen, verzenden voor aangevraagde verwerking, bijbehorende concepten genereren, toegangs- en auditlogboeken bijhouden en gegevens teruggeven of verwijderen. De verwerking loopt door tijdens de dienstrelatie, de behouden toegang tot de werkruimte en de afronding van teruggave, verwijdering of wettelijk vereiste beperkte bewaring.

De Dienst vereist geen gevoelige persoonsgegevens, identiteitsdocumenten, betaalkaartgegevens, wachtwoorden of geheimen in werkruimte-inhoud. De Klant mag dergelijke gegevens niet indienen zonder rechtmatige noodzaak en waarborgen die passend zijn bij de feitelijke verwerking. Deze Bijlage verklaart niet dat de Dienst geschikt is voor elk gebruik van bijzondere categorieën of gereguleerde gegevens.

A.2. Instructies en toegestane doeleinden

Sytance verwerkt Persoonsgegevens van de Klant uitsluitend op gedocumenteerde instructies van de Klant, waaronder deze overeenkomst, de geselecteerde Dienst, geautoriseerde acties in de applicatie en schriftelijke ondersteuningsinstructies, tenzij toepasselijk recht anders vereist. Instructies omvatten geautoriseerde doorgiften die nodig zijn voor de aangevraagde Dienst, met inachtneming van A.5. Wij informeren de Klant over een wettelijke verwerkingsplicht voordat wij handelen, tenzij de wet die kennisgeving verbiedt.

Wij verkopen Persoonsgegevens van de Klant niet, gebruiken deze niet voor onafhankelijke marketing en gebruiken deze niet om modellen te trainen of fine-tunen. Dit verbod geldt voor Sytance en externe AI-aanbieders en omvat invoer, prompts, bestanden, context en uitvoer. Wij combineren geen klantgegevens voor niet-gerelateerde doeleinden. Verwerking die nodig is om een gevolgtrekking te leveren of de aangevraagde Dienst te beschermen, geeft geen rechten voor ander gebruik.

Als wij menen dat een instructie in strijd is met toepasselijke wetgeving inzake gegevensbescherming, informeren wij de Klant onverwijld en kunnen wij de betrokken verwerking opschorten terwijl wij om een rechtmatige instructie vragen. Wij vervangen het doel niet stilzwijgend door een ruimer doel. De Klant moet bevoegd zijn om instructies te geven en de vereiste kennisgevingen en toestemmingen aan betrokkenen verstrekken.

A.3. Vertrouwelijkheid en beveiligingsmaatregelen

Personeel dat gemachtigd is Persoonsgegevens van de Klant te verwerken, moet onder contractuele of wettelijke geheimhoudingsverplichtingen vallen. Toegang is beperkt tot het werk waarvoor die personen bevoegd zijn. Wij handhaven technische en organisatorische maatregelen die passen bij de verwerkingsrisico's, rekening houdend met de aard en gevoeligheid van de gegevens, beschikbare waarborgen en mogelijke gevolgen voor personen.

Maatregelen omvatten toegang na authenticatie en rolgebaseerde machtigingen; grenzen tussen tenants en werkruimten; beveiligde overdracht voor communicatie via de Dienst; gecontroleerde operationele toegang; beveiligingsrelevante logging en incidentafhandeling; beheer van kwetsbaarheden en wijzigingen; en procedures om gegevens te beperken, terug te geven of te verwijderen. Herstel- en back-upafhandeling moet de vertrouwelijkheid beschermen en voorkomen dat verwijderde gegevens opnieuw in normaal gebruik worden gebracht.

Wij beoordelen en passen waarborgen aan wanneer de Dienst en risico's veranderen en verminderen de algehele bescherming van Persoonsgegevens van de Klant tijdens de verwerkingsrelatie niet wezenlijk. Op verzoek verstrekken wij relevante beveiligingsinformatie onder passende vertrouwelijkheidswaarborgen. Deze Bijlage doet geen toezegging over een specifieke certificering, universele versleuteling van elk opslagmedium, een vaste hersteltijd of ononderbroken beschikbaarheid.

A.4. Subverwerkers

De Klant verleent Sytance algemene schriftelijke machtiging om subverwerkers in te schakelen die nodig zijn voor hosting, infrastructuur, communicatie, beveiliging, ondersteuning en aangevraagde AI-verwerking. Voordat Persoonsgegevens van de Klant aan een subverwerker worden toevertrouwd, moeten wij schriftelijke verplichtingen opleggen die voor de betrokken verwerking wezenlijk gelijkwaardige bescherming bieden. Wij blijven tegenover de Klant verantwoordelijk voor de nakoming van die verplichtingen door de subverwerker.

Wij stellen de officiële juridische namen, dienstrollen en verwerkingslanden van subverwerkers aan de Klant beschikbaar via privacy@sytance.com, ook vóór de verwerking wanneer dat vereist is. Het openbaar noemen van categorieën aanbieders vervangt geen informatie die volgens de wet aan een Klant of betrokkene moet worden verstrekt. Een vertrouwelijkheidsregeling kan commerciële informatie beschermen, maar mag wettelijk verplichte openbaarmaking niet verhinderen.

Wij informeren betrokken Klanten vooraf over een voorgenomen toevoeging of vervanging via hun account of aangewezen privacycontact en bieden een redelijke gelegenheid om vóór aanvang van de nieuwe verwerking bezwaar te maken op onderbouwde gronden inzake gegevensbescherming. Wij bespreken redelijke alternatieven of waarborgen. Als een bezwaar niet kan worden opgelost, mag de betrokken verwerking voor die Klant niet doorgaan zonder rechtmatige grondslag en de vereiste machtiging; de partijen kunnen de betrokken dienst beëindigen en teruggave of verwijdering regelen. Noodwijzigingen doen geen afbreuk aan vereiste voorafgaande machtiging of wettelijke kennisgevingsplichten.

A.5. Verwerkingslocaties en internationale doorgiften

De huidige applicatieservers staan in Hongkong; ondersteunende diensten kunnen gegevens elders verwerken. Sytance belooft niet dat alle inhoud, logboeken of back-ups in één land blijven en biedt geen zelfhosting of implementatie in een private omgeving. Wij verstrekken op verzoek en wanneer wettelijk vereist informatie over de relevante ontvanger, locatie en waarborgen.

Wanneer wetgeving inzake gegevensbescherming een adequaatheidsgrondslag, standaardcontractbepalingen, een Brits instrument voor gegevensdoorgifte, beoordeling, formele melding, machtiging of andere waarborg vereist, moeten de partijen het toepasselijke mechanisme vaststellen vóór de beperkte doorgifte. Deze Bijlage is op zichzelf geen afgerond instrument voor gegevensdoorgifte. Sytance moet met de Klant samenwerken aan de vereiste informatie en waarborgen en mag niet uitsluitend vertrouwen op algemene aanvaarding van de Dienst om die vereisten te omzeilen.

A.6. Incidenten met persoonsgegevens

Sytance stelt de Klant zonder onnodige vertraging op de hoogte nadat het kennis heeft gekregen van een inbreuk in verband met persoonsgegevens die Persoonsgegevens van de Klant treft. Wij wachten niet op een volledig onderzoek voordat wij een eerste kennisgeving doen. De kennisgeving wordt gestuurd naar het aangewezen beveiligings- of privacycontact van de Klant of, als geen contact is aangewezen, naar diens accountcontact.

Wanneer informatie beschikbaar komt, beschrijven wij de aard van het incident, de getroffen gegevens en personen, met inbegrip van geschatte aantallen voor zover bekend, de waarschijnlijke gevolgen, beheersings- en corrigerende maatregelen en een contactpunt voor opvolging. Als feiten onvolledig zijn, verstrekken wij updates, bewaren wij relevant bewijsmateriaal en werken wij redelijkerwijs mee aan de reactie van de Klant.

De Klant bepaalt, met onze hulp, welke kennisgevingen aan personen en autoriteiten nodig zijn voor verwerking waarover de Klant zeggenschap heeft; wij doen elke kennisgeving die wettelijk zelfstandig van ons wordt vereist. Hulp en kennisgeving bij incidenten vormen geen erkenning van schuld, en commerciële aansprakelijkheidsbepalingen ontslaan niet van wettelijke kennisgevingsplichten.

A.7. Hulp bij verzoeken over rechten en naleving

Rekening houdend met de verwerking en de informatie waarover wij beschikken, biedt Sytance redelijke technische en organisatorische hulp zodat de Klant kan reageren op verzoeken van betrokkenen, de beveiliging van de verwerking kan waarborgen, gevolgen voor gegevensbescherming kan beoordelen en waar vereist een toezichthoudende autoriteit kan raadplegen. Wij sturen verzoeken over gegevens die onder de zeggenschap van de Klant vallen onverwijld door en beslissen daar niet zelfstandig over, tenzij wij daartoe gemachtigd zijn of de wet dit vereist.

De Klant verstrekt voldoende informatie om de relevante gegevens vast te stellen en zijn instructies te bevestigen. Routinehulp die wettelijk vereist is, is niet afhankelijk van de aankoop van een nieuw abonnement. Als de Klant extra werk vraagt dat verder gaat dan onze wettelijke en overeengekomen verplichtingen, moeten de reikwijdte en eventuele redelijke kosten worden overeengekomen voordat dat werk begint; zulke afspraken mogen wettelijke rechten of termijnen niet belemmeren.

A.8. Teruggave, verwijdering en voortgezette bewaring

Het annuleren van verlenging of het verlopen van een betaald abonnement beëindigt de voortgezette alleen-leestoegang tot werkruimtegegevens niet en is geen instructie om alle Persoonsgegevens van de Klant te verwijderen. Wanneer de Klant die verwerkingsdienst beëindigt of een geldige verwijderingsinstructie geeft, moet Sytance naar keuze van de Klant de relevante Persoonsgegevens van de Klant teruggeven of verwijderen en resterende kopieën verwijderen, behalve voor zover toepasselijk recht bewaring vereist.

Als de Klant voor teruggave kiest, komen wij een beveiligd en redelijk bruikbaar formaat overeen en regelen wij de teruggave vóór verwijdering. Dit geldt voor Persoonsgegevens van de Klant onder deze Bijlage en geeft geen onbeperkte toegang tot betaalde functies voor genereren of exporteren. Wettelijk of contractueel vereiste teruggave op grond van deze Bijlage is niet afhankelijk van verlenging van een betaald abonnement.

Verwijdering vindt zo spoedig mogelijk plaats nadat de instructie is geverifieerd, waaronder instructies aan relevante subverwerkers. Herstelkopieën blijven beschermd en zijn niet beschikbaar voor normale verwerking totdat zij volgens de noodzakelijke back-uprotatie zijn overschreven of verlopen. Op verzoek leggen wij de resterende categorieën, redenen en toepasselijke voltooiingscriteria uit en bevestigen wij de afronding van de overeengekomen verwijderingsomvang. Gegevens die wettelijk moeten worden bewaard, worden afgezonderd van ander gebruik en verwijderd wanneer die verplichting eindigt.

A.9. Verantwoording en audits

Sytance stelt informatie beschikbaar die redelijkerwijs nodig is om naleving van deze Bijlage aan te tonen en staat audits toe en werkt daaraan mee wanneer toepasselijke wetgeving inzake gegevensbescherming dit vereist, waaronder inspecties door de Klant of een door hem aangestelde onafhankelijke auditor. De partijen gebruiken eerst relevante documentatie, schriftelijke antwoorden en beschikbare onafhankelijke rapporten wanneer die voldoende bewijs leveren.

Wanneer een verdere audit redelijkerwijs noodzakelijk is, stemmen de partijen de reikwijdte, planning, vertrouwelijkheid en beveiligde toegang af om andere Klanten en de continuïteit van de Dienst te beschermen. Een auditor moet onafhankelijk en voldoende gekwalificeerd zijn en aan vertrouwelijkheid zijn gebonden. Gebruikelijke voorafgaande kennisgeving en evenredige beperkingen kunnen gelden, maar mogen de bevoegdheden van een toezichthouder of een dringend onderzoek naar een inbreuk of geloofwaardige niet-naleving niet verhinderen. Wij verhelpen vastgestelde tekortkomingen en verstrekken passend aanvullend bewijsmateriaal.

Verzoeken over deze Bijlage stuurt u naar privacy@sytance.com. De verplichtingen inzake vertrouwelijkheid, beveiliging, bijstand en verwijdering blijven gelden zolang de betreffende Persoonsgegevens van de Klant worden bewaard.