Conditions d’utilisation

1. Accord, admissibilité et documents contractuels

Sytance Technologies Limited (序衡科技有限公司) fournit Sytance. Les présentes Conditions d’utilisation, y compris l’appendice A lorsqu’il s’applique, régissent le Service entre cette société (« Sytance », « nous » ou « notre société ») et le Client. La personne qui accepte les conditions en son nom propre est le Client ; celle qui les accepte avec pouvoir pour une organisation engage cette organisation en qualité de Client.

Le Service est accessible aux personnes physiques et aux organisations admissibles dans le monde entier, sous réserve du droit applicable et de sa disponibilité. Chaque personne qui s’inscrit ou utilise le Service en qualité d’utilisateur autorisé doit avoir au moins 18 ans et avoir atteint l’âge légal de la majorité dans son lieu de résidence. Les mineurs ne doivent pas s’inscrire. La création d’un compte ou l’acceptation d’une invitation exige une déclaration affirmative de majorité et l’acceptation des présentes conditions. Le consentement au marketing est distinct et facultatif.

Le « Service » désigne la plateforme Sytance hébergée en ligne, ses fonctionnalités incluses et sa documentation. Il ne comprend pas l’auto-hébergement, le déploiement privé ni les missions de conseil professionnel, sauf accord distinct. Un « Utilisateur autorisé » est une personne que le Client autorise à utiliser le Service. Une « Commande » est un bon de commande accepté par les deux parties, une souscription en ligne confirmée ou tout autre accord d’achat écrit indiquant le forfait acheté.

Un accord négocié individuellement prévaut sur les présentes conditions en cas de contradiction expresse. Une Commande précise le forfait acheté, le prix, la période de facturation et les quantités ; elle ne vaut pas renonciation implicite aux obligations de protection des données. L’appendice A régit le traitement effectué pour le compte du Client et prévaut, sur ce sujet, sur toute condition générale incompatible, sous réserve du droit impératif et des clauses de transfert obligatoires applicables. Les engagements d’absence d’entraînement énoncés dans la politique relative à l’IA et aux données client font partie des présentes conditions. Les politiques de confidentialité et relatives aux cookies expliquent les pratiques de traitement des données ; elles ne remplacent pas un accord de traitement et ne confèrent aucun droit supplémentaire d’utiliser le contenu.

2. Utilisation du Service

Sytance est un service logiciel de cybersécurité et de conformité des produits. Sous réserve des présentes conditions et du forfait ou de la Commande applicable, le Client peut autoriser ses Utilisateurs autorisés à accéder au Service et à l’utiliser, pendant la durée du service, à ses propres fins licites.

Le Client doit utiliser le Service et sa documentation conformément au droit applicable, aux présentes conditions et aux limites d’utilisateurs, d’espaces de travail, de stockage, d’usage ou de fonctionnalités indiquées dans le Service, le forfait ou la Commande.

Les droits accordés par les présentes conditions sont limités, non exclusifs, non transférables et ne peuvent faire l’objet d’une sous-licence, sauf autorisation expresse d’une Commande. Aucun droit de propriété sur le Service n’est transféré au Client.

3. Disponibilité, support et modifications

Nous pouvons assurer la maintenance, mettre à jour, sécuriser ou modifier le Service afin d’en améliorer les fonctionnalités, de traiter un risque, de respecter la loi ou de tenir compte de l’évolution des technologies et des fournisseurs. Pendant une période de service en cours, une modification ne réduit pas de manière substantielle les fonctionnalités payantes essentielles, sauf si cela est raisonnablement nécessaire pour la sécurité, la conformité légale, une dépendance à un tiers ou l’intégrité du service.

La maintenance planifiée ou d’urgence, les conditions d’accès à Internet, les dépendances à des tiers et les événements indépendants de notre volonté raisonnable peuvent affecter la disponibilité. Tout délai de réponse du support, engagement de disponibilité, crédit de service ou exigence de continuité d’activité ayant une valeur contractuelle ne s’applique que s’il figure dans une Commande ou un autre accord écrit.

Les fonctionnalités désignées comme bêta, préversion, évaluation ou expérimentales peuvent être incomplètes, modifiées, suspendues ou retirées. Elles ne devraient pas constituer le seul fondement d’une décision de production, réglementaire ou critique pour la sécurité.

4. Comptes et accès

• Les informations du compte doivent être exactes et tenues à jour.
• Chaque utilisateur doit se servir d’un compte individuel et protéger ses identifiants.
• Le Client est responsable de l’approbation, de la revue et de la suppression des accès des utilisateurs ainsi que des activités réalisées au moyen de ses comptes, sauf dans la mesure où celles-ci résultent d’un manquement de notre part aux présentes conditions.
• Tout accès non autorisé présumé doit être rapidement signalé à support@sytance.com.

5. Contenu client

Le « Contenu client » désigne les données, fichiers, enregistrements, instructions et autres éléments transmis au Service par le Client ou pour son compte, ainsi que les éléments générés pour le Client à partir de ces données. Dans les rapports entre les parties, le Client conserve ses droits sur le Contenu client.

Le Client autorise Sytance Technologies Limited et ses fournisseurs de services à héberger, copier, transmettre, traiter, afficher, protéger, prendre en charge, restituer et supprimer le Contenu client uniquement dans la mesure raisonnablement nécessaire pour fournir et sécuriser le Service, suivre les instructions du Client, faire appliquer l’accord et respecter la loi.

Le Client est responsable de l’exactitude et de la licéité du Contenu client ainsi que de l’obtention des droits, avis et autorisations requis pour son utilisation dans le Service.

Le Client devrait conserver des dossiers source et des sauvegardes appropriés pour les informations qu’il ne peut raisonnablement reconstituer. Sauf disposition expresse contraire d’une Commande, le Service ne remplace pas les mesures requises par le Client en matière de gestion des dossiers, de reprise après sinistre ou d’archivage réglementé.

Le Client doit désigner les personnes autorisées à administrer son espace de travail et ses achats et tenir leurs coordonnées à jour. Une invitation ne transfère pas à son destinataire la propriété de l’espace de travail d’une organisation. Les utilisateurs doivent respecter les restrictions d’accès après un changement de rôle, un départ ou une suppression par un administrateur.

En cas de contestation de l’autorité sur un compte ou de sa propriété, nous pouvons demander des justificatifs proportionnés et restreindre l’accès contesté pendant son examen. Nous ne tranchons pas les litiges relatifs à l’emploi ou à la propriété d’une société et ne transférons pas de contenu sur la seule base d’une demande non étayée.

Aucune autorisation n’est accordée pour utiliser le Contenu client à des fins publicitaires, dans des études de cas publiques, pour entraîner ou régler finement des modèles. Nous ne publierons pas le nom ou le logo du Client ni de contenu identifiable de son espace de travail à titre de référence sans autorisation distincte. L’accès opérationnel reste limité aux finalités autorisées par les présentes conditions et, pour les données personnelles, par l’appendice A.

Les droits sur les éléments générés sont attribués au Client dans les rapports entre les parties, dans la mesure où ces droits existent et peuvent légalement être transférés. Cela ne garantit pas que le résultat d’une IA est unique, protégeable par le droit d’auteur ou libre de droits de tiers. Les logiciels et modèles Sytance préexistants ainsi que les normes ou autres éléments de tiers restent soumis à leurs droits respectifs. Le Client peut utiliser les éléments de modèle Sytance intégrés à ses livrables générés pour ses besoins professionnels ou personnels légitimes, mais ne peut pas distribuer notre bibliothèque de modèles sous la forme d’un produit autonome concurrent.

6. Fonctionnalités assistées par l’IA

Les fonctionnalités assistées par l’IA produisent des analyses et des brouillons à partir des instructions et du contexte fournis par l’intermédiaire du Service. Les résultats peuvent être incomplets, inexacts ou inadaptés à une finalité particulière.

Le Client doit examiner et valider les résultats avant de s’y fier, de les mettre en œuvre, de les intégrer à une documentation contrôlée ou de les transmettre à un client, un évaluateur, un organisme de certification ou une autorité.

Sytance accompagne le travail professionnel, mais ne remplace pas le jugement des équipes d’ingénierie, de sécurité, de qualité, réglementaires, juridiques ou de direction. L’utilisation du Service ne suffit pas à établir la conformité, une certification ou une approbation réglementaire.

7. Utilisation acceptable

Le Client et ses utilisateurs autorisés ne doivent pas :

• Utiliser le Service à des fins illicites, frauduleuses, trompeuses ou abusives.
• Transmettre des logiciels malveillants, du code nuisible, des identifiants obtenus illicitement ou des éléments portant atteinte aux droits d’autrui.
• Contourner les contrôles d’accès, les frontières entre clients, les limites de fréquence des requêtes, les contrôles de facturation ou les mesures de sécurité.
• Perturber le Service ou effectuer des tests de déni de service, destructifs ou de sécurité non autorisés.
• Tenter d’accéder sans autorisation au compte, aux données ou aux systèmes d’un autre Client.
• Copier, revendre, sous-licencier ou procéder à la rétro-ingénierie du Service, sauf autorisation expresse de la loi ou d’un accord écrit.

8. Forfaits, essais, facturation et résiliation

La page de paiement de Sytance indique le prix et la devise de la formule disponible, la période de facturation, les fonctionnalités incluses ainsi qu’une mention concernant les taxes applicables. Le Client doit fournir des informations de facturation exactes et être autorisé à utiliser le moyen de paiement choisi. Stripe traite les paiements et les opérations d’abonnement ; Sytance reste le prestataire du service et répond de sa fourniture et de son assistance. Les frais bancaires ou de conversion de devises relèvent de l’accord conclu entre le Client et son établissement de paiement.

Les abonnements sont renouvelés automatiquement à la périodicité indiquée au moment du paiement, jusqu’à l’annulation du renouvellement. Le Client autorise les prélèvements récurrents qui lui sont présentés. Il peut annuler le renouvellement à partir du lien de gestion de la facturation de son compte ; si ce lien est inaccessible, il peut écrire à support@sytance.com. L’annulation doit intervenir avant le prochain prélèvement pour empêcher le renouvellement concerné. Elle maintient l’accès jusqu’à la fin de la période payée en cours et ne clôture pas le compte ni ne supprime les données.

Nous ne proposons pas de remboursement à titre volontaire. Sauf obligation contraire du droit applicable, les paiements ne sont pas remboursables pour les périodes non utilisées ou partiellement utilisées, une résiliation anticipée ou un changement d’avis. Cette règle ne supprime aucun droit obligatoire de rétractation, de remboursement, de réparation, de réduction du prix ou autre droit des consommateurs. Signalez à support@sytance.com tout prélèvement en double, non autorisé ou mal calculé afin qu’il soit examiné ; cette règle ne nous autorise pas à conserver un montant qui n’était pas dû.

En cas d’échec du paiement, nous pouvons en informer le Client et utiliser la procédure de nouvelle tentative proposée par le service de paiement. Un paiement échoué ne prolonge pas indéfiniment l’accès payant. À l’expiration du droit d’accès payant, le contenu existant de l’espace de travail reste consultable, mais la modification, la génération, le téléchargement de documents et les autres exports commerciaux ne sont plus disponibles. Un forfait payant valide rétablit les autorisations correspondantes. Les restrictions de sécurité et les comptes suspendus ou supprimés restent régis par la section 12.

Un essai gratuit n’entraîne aucune obligation de paiement, sauf si le Client confirme séparément un abonnement payant. Sa durée et ses limites sont celles indiquées lors de son activation. Les droits applicables à l’expiration d’un forfait payant ne prolongent pas automatiquement un essai et ne donnent pas accès aux fonctionnalités payantes depuis un compte gratuit.

Toute modification de prix ou de conditions de renouvellement est communiquée avant le renouvellement concerné, avec les informations et le délai d’annulation requis par le droit applicable. Un changement de forfait prend effet à la date et selon la méthode de facturation ou de crédit indiquées avant sa confirmation. Nous ne déduisons pas le consentement à un supplément non annoncé du seul maintien de l’accès au contenu stocké.

Lorsqu’un consommateur bénéficie d’un droit légal de rétractation ou d’annulation, il peut l’exercer en adressant à support@sytance.com une déclaration sans équivoque précisant son compte et son achat ; aucune justification n’est nécessaire lorsque la loi ne l’exige pas. L’annulation du renouvellement automatique et l’exercice d’un droit légal de rétractation sont deux démarches distinctes. Le seul fait de commencer à utiliser un service SaaS ne vaut pas renonciation à ce droit. Toute demande de commencement anticipé de l’exécution, reconnaissance, information supplémentaire du professionnel ou fonctionnalité légale de rétractation requise doit être fournie par le processus d’achat applicable ; les présentes conditions générales ne la remplacent pas. Tout remboursement légalement exigé est effectué dans le délai prévu par la loi.

Pour un contrat à distance de fourniture de services conclu par un consommateur et soumis aux règles de rétractation de l’UE/EEE ou du Royaume-Uni, le délai initial de rétractation est généralement de 14 jours à compter de la conclusion du contrat, sans obligation de donner un motif. Il suffit d’envoyer la déclaration de rétractation avant l’expiration du délai applicable. Tout délai de rétractation plus long reste applicable, de même que tout droit supplémentaire relatif au renouvellement que prévoit le droit applicable. Cela inclut toute prolongation du délai due à l’absence d’informations obligatoires. L’achat effectué au nom d’une personne physique ne suffit pas à établir sa qualité de consommateur ; celle-ci dépend de la finalité de l’achat et du droit applicable.

Si le consommateur demande expressément que l’exécution commence pendant ce délai et que la loi le permet, il peut devoir un montant proportionnel au Service effectivement fourni avant la rétractation. Nous ne déduisons pas une telle demande ni la perte d’un droit de rétractation de la seule inscription, connexion ou acceptation générale des présentes conditions. Toute exception fondée sur l’exécution complète suppose que le consommateur ait demandé expressément le commencement anticipé et reconnu qu’il perdra son droit de rétractation une fois le contrat pleinement exécuté, dans les conditions prévues par la loi ; un abonnement en cours n’est pas réputé entièrement exécuté au seul motif que l’accès a été activé.

Lorsque ces règles imposent un remboursement après une rétractation valide, nous remboursons sans retard injustifié et dans les 14 jours suivant sa notification le montant légalement dû, au moyen du mode de paiement initial sauf accord exprès sur un autre mode, sans frais de remboursement. Il s’agit de recours légaux et non d’une offre de remboursement volontaire. Pour signaler un défaut du Service ou une autre réclamation, indiquez l’achat et le problème concernés à support@sytance.com ; nous examinerons la situation, expliquerons notre conclusion et fournirons tout recours exigé par le droit applicable.

9. Propriété intellectuelle de Sytance

Sytance Technologies Limited et ses concédants conservent tous les droits sur le Service, les logiciels, la technologie, la documentation, les modèles, les marques et la propriété intellectuelle associée, à l’exclusion du Contenu client.

Sytance Technologies Limited peut utiliser les commentaires pour développer et améliorer le Service, à condition de ne pas identifier le Client ni divulguer du Contenu client.

10. Services et dépendances de tiers

Le Service peut interagir avec un service tiers ou y renvoyer lorsque le Client l’a choisi ou activé indépendamment. Les conditions et pratiques de confidentialité de ce tiers régissent l’utilisation directe de son service par le Client, qui autorise l’échange des informations nécessaires à l’intégration.

Les fournisseurs choisis par Sytance Technologies Limited pour héberger, sécuriser, prendre en charge ou fournir le Service interviennent dans le cadre de nos propres accords et non sur la base d’instructions distinctes du Client. Notre responsabilité à leur égard est régie par l’accord client applicable et par la loi.

Nous ne contrôlons pas un service tiers auquel le Client accède de manière indépendante. Une modification, une interruption ou une restriction imposée par un tiers peut affecter une intégration ou une fonctionnalité qui en dépend.

11. Confidentialité et protection des données

Les « Informations confidentielles » comprennent le Contenu client non public, les informations de sécurité, les informations commerciales et techniques ainsi que toute information désignée comme confidentielle ou dont la nature et les circonstances de communication permettent raisonnablement de comprendre qu’elle l’est. Chaque partie prend au moins des mesures raisonnables pour protéger les Informations confidentielles de l’autre, ne les utilise que dans le cadre de la relation de service et ne les communique qu’aux personnes qui en ont besoin et sont liées par des obligations de confidentialité appropriées.

Les informations sont exclues uniquement dans la mesure où la partie destinataire peut établir qu’elles étaient déjà licitement connues sans restriction, sont devenues publiques sans manquement, ont été reçues licitement d’une autre source sans obligation de confidentialité ou ont été développées indépendamment sans utiliser les informations communiquées. Une communication imposée par la loi est limitée à ce qui est requis ; lorsque la loi le permet, la partie destinataire donne un préavis et une coopération raisonnables afin de demander une mesure de protection.

La politique de confidentialité explique les traitements effectués pour nos propres finalités. L’appendice A s’applique automatiquement, sans signature distincte, aux données personnelles que nous traitons pour le compte du Client au titre du présent accord. Des conditions de traitement signées supplémentaires peuvent le compléter. Aucune exception de confidentialité ni licence générale sur le contenu n’autorise l’entraînement de modèles ou ne prévaut sur une exigence de protection des données personnelles.

12. Suspension, résiliation et restitution des données

Nous pouvons imposer des restrictions d’accès nécessaires et proportionnées en raison de risques de sécurité, d’une conduite illicite ou interdite, d’un manquement substantiel, d’un préjudice causé à autrui ou d’obligations légales. Dans la mesure du possible, nous en expliquons le motif et donnons un délai raisonnable pour y remédier. L’expiration ordinaire d’un forfait payant est soumise à la règle d’accès en consultation et se distingue d’une suspension de compte pour des raisons de sécurité ou de droit.

Le Client peut cesser d’utiliser le Service et annuler le renouvellement dans les paramètres de facturation. Un manquement substantiel auquel il peut être remédié doit l’être dans le délai raisonnable indiqué dans un avis écrit ou, si aucun délai n’est indiqué, dans les 30 jours. Si le manquement persiste à l’issue de ce délai, chaque partie peut résilier l’accord concerné.

L’annulation du renouvellement ou l’expiration d’un forfait payant ne supprime pas automatiquement le Contenu client. Le contenu de l’espace de travail est conservé jusqu’à ce que le Client le supprime ou présente une demande de suppression valide, sous réserve des règles de suppression, de sauvegarde et de conservation légale de la politique de confidentialité. Le Client qui a besoin d’exports commerciaux devrait les réaliser pendant la période d’accès payant. Une demande relative aux droits légaux sur les données personnelles ne nécessite pas de forfait payant.

Les dispositions qui, par leur nature, doivent survivre à la résiliation restent en vigueur, notamment celles relatives aux paiements échus, à la propriété intellectuelle, à la confidentialité, aux limitations de responsabilité et au règlement des litiges.

Dans la mesure où cela est raisonnablement possible, une restriction devrait être limitée aux utilisateurs, données ou fonctions concernés. Nous pouvons agir immédiatement si tout retard crée un risque de sécurité substantiel ou contrevient à une obligation légale. Lorsque la loi le permet, nous en expliquons le motif et les mesures correctives disponibles ainsi que les modalités de demande de réexamen auprès de support@sytance.com. L’accès est rétabli lorsque les motifs de la restriction ont été résolus et que les conditions applicables au compte et aux droits d’accès sont remplies.

Si nous mettons fin au Service dans son ensemble, nous donnerons un préavis raisonnable lorsque cela est possible et laisserons au Client un délai raisonnable pour récupérer le Contenu client conservé ou demander sa suppression. Si l’export payant ordinaire n’est plus disponible, écrivez à support@sytance.com pour organiser la récupération. La restitution exigée par l’appendice A ou par le droit impératif n’est pas subordonnée à l’achat d’un nouvel abonnement. Dans les autres cas, l’expiration ordinaire d’un forfait reste soumise aux règles de consultation et d’export de la section 8.

13. Garanties et exclusions de garantie

Nous fournissons le Service avec le soin et la compétence raisonnables. Sauf disposition expresse d’un accord écrit et dans les limites maximales autorisées par la loi, le Service et ses résultats sont fournis « en l’état » et « selon disponibilité ».

Nous ne garantissons ni un fonctionnement ininterrompu ou exempt d’erreurs, ni l’identification de chaque vulnérabilité ou défaut, ni l’adéquation des résultats à une loi, une norme, une certification ou une exigence particulière d’un Client.

Aucune disposition des présentes conditions n’exclut un droit ou un recours qui ne peut légalement être exclu.

14. Responsabilité

Dans les limites maximales autorisées par la loi, aucune partie n’est responsable des pertes indirectes, accessoires, spéciales, punitives ou consécutives, ni de la perte de bénéfices, de revenus, d’opportunités commerciales, de clientèle ou d’économies escomptées.

Sauf disposition contraire d’un accord écrit, la responsabilité totale de Sytance Technologies Limited découlant du Service ne dépasse pas les frais payés ou dus par le Client pour le Service au cours des douze mois précédant l’événement à l’origine de la réclamation.

Aucune disposition des présentes conditions n’exclut ni ne limite la responsabilité pour fraude ou déclaration frauduleuse, décès ou dommages corporels causés par négligence, ni toute autre responsabilité qui ne peut légalement être exclue ou limitée. Chaque limitation ne s’applique que dans la mesure autorisée par le droit applicable.

15. Dispositions générales

Les présentes conditions, la Commande applicable et les documents qui y sont expressément intégrés constituent l’accord relatif au Service. Si une disposition est inapplicable, elle est limitée au strict minimum nécessaire ; les autres dispositions restent en vigueur.

Aucune partie n’est responsable d’un retard ou d’un manquement dû à un événement échappant à son contrôle raisonnable, sans que cela dispense du paiement de sommes déjà dues. Le fait de ne pas faire appliquer une disposition ne vaut pas renonciation. Le Client ne peut céder l’accord sans notre consentement, lequel ne sera pas refusé sans motif raisonnable en cas de véritable réorganisation de société ou de cession de la quasi-totalité des actifs commerciaux concernés.

Nous pouvons mettre à jour ces conditions pour les utilisations futures du Service. Lorsque la loi ou un accord l’exige, nous donnons un préavis raisonnable en cas de modification substantielle. Une telle modification ne réduit pas rétroactivement les droits déjà acquis.

Les présentes conditions sont régies par le droit de Hong Kong. Pour les Clients qui ne sont pas des consommateurs, les tribunaux de Hong Kong sont seuls compétents, sous réserve du droit de chaque partie de demander une mesure de protection urgente devant une juridiction compétente. Les consommateurs conservent les protections impératives prévues par le droit applicable de leur résidence habituelle ainsi que le droit légal de saisir une juridiction compétente.

Sauf procédure différente prévue par un accord applicable, les notifications juridiques doivent être envoyées à legal@sytance.com.

Les notifications juridiques adressées à Sytance devraient être envoyées à legal@sytance.com et préciser le compte, l’objet et l’action demandée. Nous adressons les notifications contractuelles à l’adresse e-mail actuelle du compte du Client ou à l’adresse désignée à cet effet, ou par un canal convenu par écrit. Une notification prend effet à sa réception selon le droit applicable ; la seule publication d’un texte révisé ne remplace pas une notification individuelle ou un consentement légalement requis.

Les versions chinoise et anglaise sont censées exprimer le même accord. En cas de divergence substantielle, la langue expressément convenue dans un contrat négocié individuellement prévaut ; à défaut, sous réserve des protections impératives des consommateurs, la version dans laquelle le Client a accepté les présentes conditions régit la divergence concernée. Le choix de la langue ne modifie pas la portée des droits légaux.

En cas de litige, chaque partie peut en exposer les éléments à l’autre par écrit et rechercher une solution de bonne foi. Cette démarche n’empêche ni une mesure urgente, ni une réclamation réglementaire, ni l’exercice d’un recours impératif du consommateur, ni une action judiciaire dans les délais ; elle ne suspend pas automatiquement un délai de prescription légal.

Appendice A. Conditions de traitement des données — champ d’application

Le présent appendice fait partie intégrante de l’accord chaque fois que Sytance traite pour le compte du Client des données personnelles figurant dans le Contenu client (« Données personnelles du Client »). Il s’applique tant que nous ou nos sous-traitants ultérieurs détenons ces données pour le Client, notamment pendant le maintien d’un accès en consultation et les opérations autorisées de suppression ou de restitution. Il ne régit pas les traitements qu’un responsable du traitement indépendant effectue pour ses propres finalités, tels que les dossiers que les prestataires de paiement doivent légalement conserver.

Le Client est le responsable du traitement ou un sous-traitant autorisé par son responsable du traitement ; Sytance est son sous-traitant ou son sous-traitant ultérieur, selon le cas. Chaque partie respecte le droit de la protection des données applicable à son rôle. Une « violation de données personnelles » est une faille de sécurité entraînant la destruction, la perte ou l’altération accidentelle ou illicite de Données personnelles du Client, ou leur divulgation ou accès non autorisé.

A.1. Détails du traitement

Le traitement a pour objet de fournir l’espace de travail hébergé de cybersécurité et de conformité des produits ainsi que les fonctions demandées par le Client. La Commande, la configuration de l’espace de travail et les demandes autorisées déterminent les services et instructions concernés. Le Client décide des enregistrements qu’il transmet et reste responsable de la minimisation des données.

Les personnes concernées peuvent inclure le personnel, les prestataires, les fournisseurs et les contacts professionnels du Client ainsi que les personnes mentionnées dans des dossiers de produit ou de sécurité. Les données personnelles peuvent comprendre des noms, fonctions professionnelles, coordonnées, identifiants de compte ou d’enregistrement, correspondances et informations personnelles incidentes présentes dans des fichiers transmis, des preuves, des instructions ou des éléments générés. L’architecture et les données techniques du produit relèvent du présent appendice dans la mesure où elles identifient une personne.

Les opérations comprennent la réception, l’enregistrement, l’organisation, l’hébergement, la récupération, la consultation, la transmission nécessaire au traitement demandé, la génération de brouillons associés, la tenue des journaux d’accès et d’audit ainsi que la restitution ou la suppression des données. Le traitement se poursuit pendant la relation de service, le maintien d’un accès en consultation à l’espace de travail et l’exécution des opérations de restitution, de suppression ou de conservation restreinte imposée par la loi.

Le Service n’exige pas que le contenu de l’espace de travail contienne des données personnelles sensibles, pièces d’identité, identifiants de carte de paiement, mots de passe ou secrets. Le Client ne doit transmettre ces données que si un besoin licite le justifie et si des garanties adaptées au traitement réel sont en place. Le présent appendice ne signifie pas que le Service convient à tous les cas d’usage de données relevant de catégories particulières ou d’une réglementation sectorielle.

A.2. Instructions et finalités autorisées

Sauf obligation contraire du droit applicable, Sytance ne traite les Données personnelles du Client que sur la base d’instructions documentées du Client, notamment le présent accord, le Service choisi, les opérations autorisées dans le produit et les instructions écrites de support. Les instructions comprennent les transferts autorisés nécessaires au Service demandé, sous réserve de la section A.5. Nous informons le Client d’une obligation légale de traitement avant d’agir, sauf interdiction légale de communiquer cet avis.

Nous ne vendons pas les Données personnelles du Client, ne les utilisons pas à des fins de marketing indépendant et ne les utilisons pas pour entraîner ou régler finement des modèles. Cette interdiction s’applique à Sytance et aux fournisseurs externes d’IA et couvre les données d’entrée, invites, fichiers, contextes et résultats. Nous ne combinons pas des jeux de données de Clients pour des finalités sans rapport. Le traitement nécessaire à la production d’un résultat d’inférence ou à la protection du Service demandé ne confère aucun droit à d’autres utilisations.

Si nous estimons qu’une instruction contrevient au droit applicable de la protection des données, nous en informons rapidement le Client et pouvons suspendre le traitement concerné pendant que nous demandons une instruction licite. Nous ne substituons pas silencieusement une finalité plus large à celle convenue. Le Client doit être habilité à donner ses instructions et fournir aux personnes concernées les avis et autorisations requis.

A.3. Confidentialité et mesures de sécurité

Les membres du personnel autorisés à traiter les Données personnelles du Client sont soumis à des obligations contractuelles ou légales de confidentialité. Leur accès est limité aux tâches qui leur sont autorisées. Nous appliquons des mesures techniques et organisationnelles adaptées aux risques du traitement, compte tenu de la nature et de la sensibilité des données, des garanties disponibles et de l’impact potentiel sur les personnes.

Ces mesures comprennent l’authentification et les autorisations par rôle, des limites d’accès par Client et par espace de travail, la protection des communications du Service en transit, le contrôle des accès opérationnels, la journalisation des événements de sécurité et la gestion des incidents, des vulnérabilités et des changements ainsi que des procédures de restriction, restitution ou suppression des données. Les sauvegardes et opérations de récupération doivent protéger la confidentialité et empêcher que des données supprimées soient réintroduites dans l’utilisation normale.

Nous réexaminons et adaptons les garanties à mesure que le Service et les risques évoluent et ne réduisons pas substantiellement le niveau général de protection des Données personnelles du Client pendant la relation de traitement. Sur demande et sous réserve de mesures de confidentialité, nous fournissons les informations de sécurité pertinentes. Le présent appendice ne revendique aucune certification particulière, un chiffrement universel de tous les supports de stockage, un délai fixe de reprise ni une disponibilité ininterrompue.

A.4. Sous-traitants ultérieurs

Le Client autorise par écrit, de manière générale, le recours par Sytance aux sous-traitants ultérieurs nécessaires à l’hébergement, à l’infrastructure, aux communications, à la sécurité, au support et au traitement d’IA demandé. Avant de confier des Données personnelles du Client à un sous-traitant ultérieur, nous lui imposons par écrit des obligations offrant une protection substantiellement équivalente pour le traitement concerné. Nous restons responsables envers le Client du respect de ces obligations par le sous-traitant ultérieur.

Nous communiquons au Client, par l’intermédiaire de privacy@sytance.com, l’identité juridique, le rôle de service et les pays de traitement des sous-traitants ultérieurs concernés, y compris avant le début du traitement lorsque la loi l’exige. La présentation publique de catégories de fournisseurs ne remplace pas les informations que nous devons légalement fournir à un Client ou à une personne. Un accord de confidentialité peut protéger des informations commerciales, mais ne doit pas empêcher une communication imposée par la loi.

Nous informons à l’avance les Clients concernés de tout ajout ou remplacement envisagé, par le compte ou le contact de confidentialité désigné, et leur laissons un délai raisonnable pour formuler une objection motivée par la protection des données avant le début du nouveau traitement. Nous examinons les solutions de remplacement ou garanties raisonnables. Si l’objection ne peut être résolue, le traitement concerné ne peut être effectué pour ce Client sans base juridique et autorisation ; les parties peuvent résilier le service concerné et organiser la restitution ou la suppression des données. Une modification d’urgence ne dispense pas de l’autorisation préalable ni des obligations légales d’information.

A.5. Lieux de traitement et transferts internationaux

Les serveurs d’application actuels se trouvent à Hong Kong ; les services auxiliaires peuvent traiter des données ailleurs. Sytance ne garantit pas que tout contenu, journal ou sauvegarde reste dans un seul pays et ne propose ni auto-hébergement ni déploiement privé. Nous communiquons les informations pertinentes sur les destinataires, les lieux et les garanties sur demande et chaque fois que la loi l’exige.

Lorsque le droit de la protection des données exige une décision d’adéquation, des clauses contractuelles types, un instrument de transfert britannique, une évaluation, une déclaration, une autorisation ou une autre garantie, les parties mettent en place le mécanisme applicable avant le transfert soumis à restriction. Le présent appendice ne constitue pas à lui seul un instrument de transfert finalisé. Sytance coopère avec le Client pour fournir les informations et garanties nécessaires et ne peut pas s’appuyer uniquement sur l’acceptation générale du Service pour contourner ces exigences.

A.6. Incidents touchant des données personnelles

Sytance informe le Client sans retard injustifié après avoir pris connaissance d’une violation de données personnelles touchant les Données personnelles du Client. Nous n’attendons pas la fin de l’enquête pour envoyer un premier avis. Celui-ci est adressé au contact sécurité ou confidentialité désigné par le Client ou, à défaut, au contact de son compte.

Au fur et à mesure que des informations sont disponibles, nous décrivons la nature de l’incident, les données et les personnes concernées — avec leur nombre approximatif lorsqu’il est connu —, les conséquences probables, les mesures de confinement et de correction ainsi qu’un contact pour le suivi. Nous communiquons des mises à jour lorsque les faits restent incomplets, conservons les preuves pertinentes et coopérons raisonnablement à la réponse du Client.

Le Client décide, avec notre assistance, des notifications aux personnes et aux autorités concernant les traitements qu’il contrôle ; nous effectuons toute notification que la loi nous impose directement. L’assistance et l’avis relatifs à un incident ne constituent pas une reconnaissance de responsabilité, et les dispositions commerciales sur la responsabilité ne dispensent pas des obligations légales de notification.

A.7. Demandes relatives aux droits et assistance en matière de conformité

Compte tenu du traitement et des informations dont nous disposons, Sytance apporte une assistance technique et organisationnelle raisonnable au Client pour répondre aux demandes d’exercice de droits, assurer la sécurité du traitement, évaluer les incidences sur la protection des données et consulter une autorité de contrôle lorsque cela est nécessaire. Nous transmettons rapidement les demandes concernant des données contrôlées par le Client et ne décidons pas à sa place, sauf autorisation ou obligation légale.

Le Client fournit suffisamment d’informations pour repérer les enregistrements concernés et confirmer ses instructions. L’assistance courante exigée par la loi n’est pas subordonnée à l’achat d’un nouveau forfait. Si le Client demande des travaux supplémentaires dépassant nos obligations légales et contractuelles, leur périmètre et tout tarif raisonnable doivent être convenus avant leur commencement ; ces modalités ne doivent pas entraver les droits ni les délais légaux.

A.8. Restitution, suppression et conservation continue

L’annulation du renouvellement ou l’expiration du forfait payant ne met pas fin au service de consultation maintenu et ne constitue pas une instruction de supprimer toutes les Données personnelles du Client. Lorsque le Client met fin au service de traitement ou donne une instruction de suppression valide, Sytance doit, au choix du Client, restituer ou supprimer les Données personnelles du Client concernées et en supprimer les copies restantes, sauf dans la mesure où le droit applicable impose leur conservation.

Si le Client choisit la restitution, nous convenons d’un format sécurisé et raisonnablement exploitable et l’effectuons avant la suppression. Cette obligation concerne les Données personnelles du Client régies par le présent appendice et n’ouvre pas un accès illimité aux fonctions payantes de génération ou d’export. La restitution prévue par le présent appendice ou par une disposition légale impérative n’est pas subordonnée au renouvellement d’un abonnement payant.

La suppression est effectuée dès que raisonnablement possible après vérification de l’instruction, y compris auprès des sous-traitants ultérieurs concernés. Les copies de récupération restent protégées et ne sont pas disponibles pour le traitement ordinaire jusqu’à leur remplacement ou leur expiration lors de la rotation nécessaire des sauvegardes. Sur demande, nous expliquons les catégories de données restantes, les motifs et les critères d’achèvement applicables et confirmons la réalisation du périmètre de suppression convenu. Les données conservées en application de la loi sont isolées des autres utilisations et supprimées lorsque l’obligation prend fin.

A.9. Traçabilité et audits

Sytance met à disposition les informations raisonnablement nécessaires pour démontrer le respect du présent appendice et autorise les audits requis par le droit applicable de la protection des données, auxquels elle contribue, y compris les inspections menées par le Client ou un auditeur indépendant qu’il désigne. Les parties utilisent d’abord la documentation pertinente, les réponses écrites et les rapports indépendants disponibles lorsqu’ils apportent des éléments suffisants.

Lorsqu’un audit complémentaire est raisonnablement nécessaire, les parties en coordonnent le périmètre, le calendrier, la confidentialité et l’accès sécurisé afin de protéger les autres Clients et la continuité du Service. L’auditeur doit être indépendant, suffisamment qualifié et soumis à une obligation de confidentialité. Un préavis ordinaire et des limites proportionnées peuvent s’appliquer, mais ne doivent pas entraver les pouvoirs d’une autorité de contrôle ni une enquête urgente sur une violation ou un manquement crédible. Nous corrigeons les lacunes établies et fournissons des éléments de suivi appropriés.

Les demandes relatives au présent appendice devraient être adressées à privacy@sytance.com. Ses obligations de confidentialité, de sécurité, d’assistance et de suppression continuent tant que les Données personnelles du Client concernées sont conservées.