Politique de confidentialité

1. Qui nous sommes et quels rôles nous jouons

Sytance Technologies Limited (序衡科技有限公司) fournit et exploite Sytance. Dans la présente politique, « nous », « notre société » et « Sytance » désignent cette société. Les « données à caractère personnel » sont les informations relatives à une personne physique identifiée ou identifiable, au sens du droit applicable.

Nous agissons en qualité d’utilisateur de données ou de responsable du traitement lorsque nous déterminons les finalités et les moyens du traitement effectué pour notre site web, l’administration des comptes, la facturation, les contacts professionnels, le support, la sécurité et le respect de nos obligations légales. Pour ces activités, vous pouvez écrire à privacy@sytance.com.

Un Client contrôle généralement les données personnelles qu’il place dans un espace de travail, y compris les informations relatives à son personnel, à ses fournisseurs et aux utilisateurs de ses produits. Lorsque nous traitons ces données pour le compte du Client afin de fournir le Service, nous agissons en qualité de sous-traitant ou de prestataire de services. Si le Client agit lui-même pour le compte d’un autre responsable du traitement, il doit être autorisé à nous désigner comme sous-traitant ultérieur. Les Conditions de traitement des données de l’appendice A des Conditions d’utilisation régissent ce traitement.

L’administrateur d’une organisation peut gérer les membres, les autorisations et les enregistrements de l’espace de travail. La suppression du compte d’une personne n’entraîne pas nécessairement la suppression des enregistrements contrôlés par cette organisation. Nous distinguons les droits attachés au compte individuel du pouvoir de l’organisation sur son espace de travail.

2. Champ d’application de cette politique

Cette politique s’applique aux visiteurs du site web, aux titulaires de compte et utilisateurs autorisés, aux contacts des clients et fournisseurs, aux personnes qui contactent nos équipes commerciales, de support, de confidentialité, juridiques ou de sécurité, ainsi qu’aux autres personnes dont nous traitons les données personnelles dans le cadre de nos activités.

Si une organisation vous fournit ou administre votre compte Sytance, elle peut également vous communiquer sa propre politique de confidentialité. Les questions relatives aux données contrôlées par cette organisation devraient normalement lui être adressées en premier lieu.

La présente politique ne régit pas un site web ou un service externe au seul motif que Sytance y renvoie. La politique de l’exploitant concerné s’applique dès que vous quittez un service exploité par Sytance.

3. Informations que nous collectons

• Informations de compte, telles que le nom, l’adresse e-mail, l’organisation, le rôle, les identifiants de compte, les autorisations et les préférences.
• Contenu client, tel que les informations produit, les enregistrements d’architecture et de flux de données, les enregistrements de sécurité et de conformité, les fichiers, commentaires, preuves et documents générés.
• Données de service, telles que l’activité de connexion, les événements d’audit, les informations relatives aux requêtes et aux appareils, l’adresse IP, les horodatages, les erreurs et les signaux de sécurité.
• Données d’interaction avec l’IA, telles que les instructions, le contexte pertinent de l’espace de travail, les résultats générés, les informations sur le fournisseur et le modèle ainsi que les mesures d’utilisation.
• Informations commerciales, telles que le forfait, l’abonnement, les factures, l’état des paiements et les dossiers d’achat.
• Correspondance adressée à nos équipes commerciales, de support, de confidentialité, juridiques ou de sécurité.
• Statistiques du site public réalisées au moyen d’Umami Cloud (région UE), notamment les chemins des pages publiques, les domaines référents, certains libellés de campagne, les informations sur le navigateur et l’appareil, une localisation approximative ainsi que les événements d’inscription ou de contact. Nous n’envoyons pas d’identifiants de compte, d’adresses e-mail, de contenu de formulaire, de jetons de vérification ni de contenu d’espace de travail dans les données analytiques. Les requêtes réseau communiquent nécessairement une adresse IP au service d’analyse ; les rapports géographiques restent approximatifs.

4. Comment nous recueillons les informations

Nous recevons des informations directement des personnes concernées, d’organisations qui fournissent ou administrent des comptes, automatiquement lors de l’utilisation du site web et du service, de fournisseurs qui soutiennent nos activités ainsi que de sources commerciales ou professionnelles licites.

La communication de données personnelles est généralement volontaire, mais certaines informations sont nécessaires pour créer un compte, authentifier un utilisateur, fournir un service demandé, traiter une transaction ou répondre à une demande. Sans elles, nous pouvons ne pas être en mesure de donner suite à la demande ou de fournir le service concerné.

Une adresse e-mail et des informations d’authentification sont nécessaires pour créer un compte ; les renseignements de profil qui ne sont pas indiqués comme obligatoires sont facultatifs. Nous enregistrons l’acceptation des conditions, la déclaration de majorité et le choix marketing distinct, avec les versions correspondantes. Refuser les communications marketing n’empêche pas la création d’un compte.

Les invitations d’organisation et les enregistrements d’espace de travail peuvent contenir des informations fournies par un administrateur ou un autre utilisateur autorisé, et non par la personne concernée. Nous ne demandons pas aux Clients de transmettre des données personnelles sans rapport avec le service ni des informations sensibles dans le seul but d’utiliser la plateforme.

5. Finalités et bases juridiques

Nous traitons les informations pour les activités indiquées ci-dessous. Lorsqu’une base juridique est nécessaire, nous la déterminons en fonction de la relation et de la finalité réelles ; le contrat conclu avec une organisation ne rend pas automatiquement chaque traitement nécessaire à l’exécution d’un contrat avec chacun de ses utilisateurs.

Nos intérêts légitimes consistent à fournir un service fiable, gérer les relations commerciales, résoudre les problèmes et prévenir la fraude ou les abus. Nous évaluons la nécessité du traitement, les attentes raisonnables et ses effets sur les personnes, et n’invoquons pas cette base lorsque leurs intérêts ou leurs droits et libertés fondamentaux prévalent. Lorsque le droit local ne reconnaît pas cette base, nous utilisons une base autorisée par ce droit.

Le traitement effectué dans l’espace de travail d’un Client suit ses instructions licites et les Conditions de traitement des données. Le Client est responsable de la base juridique et des avis requis pour ses propres traitements. L’acceptation des présentes conditions ne vaut pas consentement à chaque utilisation de données personnelles, et l’amélioration du service n’autorise pas l’entraînement de modèles sur le contenu client.

Avant d’utiliser des données personnelles à une fin sensiblement différente, nous vérifions la licéité et la compatibilité de cette utilisation, fournissons tout avis supplémentaire requis et obtenons le consentement lorsque cela est nécessaire.

• Compte et accès : nous utilisons l’adresse e-mail, les identifiants du compte, les informations d’authentification et les autorisations pour créer et protéger les comptes, authentifier les utilisateurs et fournir les fonctions demandées. La base juridique est la nécessité d’exécuter notre contrat avec un Client individuel ou, pour les utilisateurs d’une organisation, notre intérêt légitime à administrer la relation avec le Client, sous réserve du droit applicable.
• Achats et facturation : nous utilisons les informations d’abonnement, d’état de paiement et de facturation pour fournir l’accès payant, rapprocher les paiements et gérer les renouvellements. Nous nous fondons sur la nécessité contractuelle ainsi que sur les obligations légales applicables, notamment fiscales et comptables, pour les dossiers requis.
• Support et demandes commerciales : nous utilisons les coordonnées et la correspondance pour répondre aux demandes, examiner les défauts et gérer les relations de service. Selon le cas, la base est la réalisation de démarches précontractuelles demandées, l’exécution du contrat ou notre intérêt légitime à répondre aux contacts d’une organisation.
• Sécurité et fiabilité du service : nous utilisons les journaux d’activité, les informations relatives aux appareils et aux requêtes, les détails d’erreur et un contenu de diagnostic limité pour repérer les pannes, détecter les abus et enquêter sur les incidents. La base est notre intérêt légitime à protéger le Service et les personnes concernées ainsi que, le cas échéant, nos obligations légales.
• Marketing : après une inscription volontaire uniquement, nous utilisons l’adresse e-mail et, le cas échéant, le nom fourni pour envoyer les communications décrites à la section 7. La base juridique est le consentement, qui peut être retiré sans affecter l’accès au service.
• Obligations légales et traçabilité : nous conservons les dossiers de transaction pertinents, l’historique des acceptations et des consentements ainsi que les preuves de traitement des demandes pour respecter nos obligations légales ou établir et défendre des droits en justice, en ne conservant que les informations nécessaires à ces fins.

6. Communication des informations

Nous ne communiquons des données personnelles que lorsque cela est nécessaire pour fournir et protéger le service, exploiter notre activité, suivre les instructions du Client, réaliser une opération sur l’entreprise ou respecter la loi.

• À l’organisation cliente concernée, à ses administrateurs et utilisateurs autorisés.
• Aux fournisseurs d’hébergement, de stockage, de communication, de sécurité, de surveillance, de paiement, de support professionnel et de services d’IA qui traitent les informations pour le service concerné.
• À des conseillers professionnels, auditeurs, assureurs, établissements financiers et prestataires de services aux entreprises.
• Aux autorités de contrôle, tribunaux, services répressifs ou autres personnes lorsque la loi impose ou autorise la communication.
• À un acquéreur, investisseur ou successeur potentiel, sous réserve de mesures appropriées de confidentialité et de protection des données.

7. Communications professionnelles et marketing direct

Uniquement si vous vous inscrivez volontairement aux e-mails marketing, nous utilisons votre adresse e-mail et, le cas échéant, votre nom pour vous envoyer des offres sur les produits Sytance, des services de cybersécurité et de conformité, des événements et des ressources. Ce choix est distinct des conditions du service et n’est pas coché par défaut ; le refus n’affecte ni l’inscription, ni l’achat, ni l’utilisation du Service.

Vous pouvez désactiver les e-mails marketing dans les paramètres du compte ou vous désabonner gratuitement en écrivant à privacy@sytance.com. Nous enregistrons la date et la version de l’avis applicable au consentement ou à son retrait afin de respecter votre choix. Le désabonnement n’interrompt pas les notifications d’authentification, de sécurité, de facturation ou de service qui sont nécessaires.

L’acceptation des conditions du service ne vaut pas consentement au marketing. Nous ne communiquons pas vos données personnelles à des tiers pour leur propre prospection.

8. Traitements internationaux

Les serveurs d’application actuels de Sytance sont situés à Hong Kong. Les services d’IA, de paiement, de messagerie et d’autres services de support peuvent traiter des données dans d’autres pays ou régions ; l’emplacement des serveurs d’application ne signifie pas que tous les traitements ou sauvegardes ont lieu exclusivement à Hong Kong.

Lorsque le droit applicable l’exige, nous mettons en place des garanties de transfert appropriées, y compris les accords contractuels pertinents, et accomplissons les formalités légales d’information, de consentement ou autres. Pour obtenir des informations sur les destinataires, les régions de traitement et les garanties applicables, écrivez à privacy@sytance.com.

Le Service est hébergé en ligne ; l’auto-hébergement et le déploiement privé ne sont pas proposés. Si vos données sont soumises à des restrictions de localisation, vérifiez avec nous que le Service convient avant de les transmettre.

Lorsqu’un mécanisme de transfert est légalement requis, les garanties correspondantes doivent être en place avant le transfert soumis à restriction. La mention de garanties contractuelles dans cette politique ne suffit pas, à elle seule, à conclure des clauses contractuelles types, à établir une décision d’adéquation ni à remplacer une évaluation, une déclaration ou un consentement distinct exigé. Sur demande, nous fournissons des informations sur les garanties applicables ou une copie, avec les occultations nécessaires à la protection des informations confidentielles.

Lorsque le droit local exige des informations particulières sur les destinataires ou un avis distinct relatif au transfert, nous les fournissons dans le cadre de la collecte concernée, de la contractualisation ou du traitement d’une demande de confidentialité. Le Client ne doit pas considérer l’acceptation générale de cette politique comme remplissant ses propres obligations de transfert.

9. Conservation et suppression

L’expiration d’un forfait payant ne supprime pas automatiquement le contenu de l’espace de travail. Le contenu existant reste consultable, mais les modifications et les exports ne sont plus disponibles. Nous conservons les comptes et le contenu de l’espace de travail pour fournir ce service continu jusqu’à ce que le Client les supprime ou présente une demande de suppression valide, sous réserve des obligations légales. L’annulation du renouvellement, la désactivation d’un compte et une demande de suppression sont des actions distinctes.

Pour demander une suppression, écrivez à privacy@sytance.com en indiquant le compte ou l’espace de travail concerné et le périmètre demandé. Nous vérifions l’identité et l’autorité au moyen d’informations proportionnées, déterminons si la demande concerne un compte personnel ou un contenu contrôlé par une organisation et expliquons les conséquences importantes avant toute suppression irréversible, si cela est approprié. Nous agissons dès que raisonnablement possible et dans les délais prévus par le droit applicable ; aucun abonnement payant n’est requis pour présenter la demande.

Les durées de conservation sont déterminées séparément pour les catégories ci-dessous. Nous n’appliquons pas la conservation continue du contenu de l’espace de travail à tous les journaux, sauvegardes et dossiers professionnels, et ne conservons pas indéfiniment des données personnelles inutiles au seul motif qu’aucune demande de suppression n’a été reçue.

Lorsqu’une obligation légale de conservation ou une obligation de tenir des dossiers interdit la suppression, nous conservons uniquement les éléments concernés, limitons leur utilisation à cette finalité et expliquons l’exception lorsque la loi le permet. Nous supprimons ou anonymisons irréversiblement ces éléments dès que le besoin correspondant prend fin. Une suppression de nos systèmes n’efface pas les copies exportées indépendamment par le Client ni celles conservées par un responsable du traitement indépendant.

• Comptes et enregistrements d’espace de travail : conservés aussi longtemps que nécessaire pour fournir le compte demandé et le service continu de l’espace de travail, jusqu’à l’exécution des instructions de suppression ou de clôture ; les dossiers légaux et de traçabilité sont séparés lorsqu’une conservation supplémentaire est obligatoire.
• Support et correspondance : conservés pendant le traitement de la demande, de la réclamation ou du suivi, puis uniquement pour assurer la traçabilité nécessaire du service, couvrir un délai de recours applicable ou respecter une obligation légale, compte tenu du sujet, de sa sensibilité et de la probabilité d’un litige lié.
• Journaux de sécurité et d’exploitation : conservés pendant la période nécessaire pour détecter, reconstituer et examiner les événements pertinents et vérifier les corrections, compte tenu de l’état de l’incident, du risque de sécurité et des exigences de preuve applicables ; la clôture d’un événement ne justifie pas la conservation indéfinie de tous les journaux.
• Enregistrements temporaires de traitement : conservés uniquement le temps d’achever ou de relancer l’opération demandée, de diagnostiquer un problème connexe ou de respecter une autre exigence de sécurité ou obligation légale. Les conversations avec l’IA volontairement enregistrées dans l’espace de travail suivent la règle de conservation de celui-ci.
• Dossiers de facturation, d’acceptation juridique et de préférences marketing : conservés pendant les durées comptables et fiscales applicables, pour établir les droits contractuels ou le consentement et pendant les délais de recours pertinents. Une trace minimale d’opposition peut être conservée pour éviter des communications marketing non souhaitées ; elle n’autorise pas leur reprise.
• Sauvegardes : les données supprimées peuvent rester dans des copies de récupération à accès restreint jusqu’à leur remplacement ou leur expiration lors de la rotation des sauvegardes. Cette rotation dépend des besoins de récupération et de l’historique minimal nécessaire à la continuité ; elle n’est pas prolongée pour conserver du contenu supprimé en vue d’un usage courant. Sur demande de suppression, nous expliquerons le traitement restant des sauvegardes. Les suppressions doivent être réappliquées aux copies restaurées avant leur remise en service normale.

10. Vos choix, demandes et réclamations

Selon le droit applicable et le rôle que nous jouons, vous pouvez demander la confirmation d’un traitement, l’accès à vos données et leur rectification, leur effacement ou la limitation de leur traitement, vous y opposer ou en obtenir une copie dans un format portable. Le droit à la portabilité s’applique lorsque les conditions légales sont réunies ; il ne donne pas accès à tous les rapports commerciaux ni aux informations d’autrui. Les restrictions d’export commercial ne limitent pas les droits légaux relatifs aux données personnelles.

Envoyez vos demandes à privacy@sytance.com, si possible depuis l’adresse e-mail associée à votre compte. Décrivez les données concernées et l’action demandée ; aucun objet particulier n’est requis. Un représentant autorisé peut agir en fournissant une preuve de son habilitation. Nous demandons uniquement les informations raisonnablement nécessaires pour vérifier la demande et ne réclamons pas systématiquement une pièce d’identité pour une demande ordinaire liée à un compte.

Nous répondons sans retard injustifié et dans le délai légal applicable. Lorsque le RGPD de l’UE ou du Royaume-Uni s’applique, nous répondons normalement dans le mois suivant la réception ; en cas de complexité ou de nombre de demandes, une prolongation autorisée pouvant aller jusqu’à deux mois supplémentaires est expliquée dans le premier mois. Les demandes d’accès et de rectification à Hong Kong sont traitées dans le délai légal applicable de 40 jours, sous réserve des exceptions prévues par la loi. Les autres délais applicables restent inchangés.

Les demandes sont traitées gratuitement, sauf si le droit applicable autorise des frais raisonnables ou un refus. Nous en expliquons le fondement avant de facturer. Si une demande concerne d’autres personnes, des informations confidentielles protégées ou des dossiers que nous devons conserver, nous fournissons les informations ou donnons suite à la demande dans la mesure légalement possible et expliquons toute restriction lorsque la loi le permet.

Vous pouvez retirer à tout moment votre consentement au marketing ou à un autre traitement ; ce retrait n’affecte pas la licéité des traitements effectués auparavant. Vous pouvez vous opposer à un traitement fondé sur l’intérêt légitime ; nous examinerons si un motif légal nous permet de le poursuivre. Toute opposition au marketing direct est respectée sans qu’il soit nécessaire de la justifier.

Si nous traitons les données concernées pour le compte de votre organisation, nous transmettons rapidement la demande à son contact autorisé ou échangeons avec lui et l’aidons à y répondre. Vous pouvez déposer une réclamation auprès de privacy@sytance.com ou de l’autorité de contrôle compétente, notamment celle de votre résidence habituelle, de votre lieu de travail ou du lieu de l’infraction alléguée lorsque la loi le prévoit. Nous contacter au préalable n’est pas une condition à une réclamation ni à un recours judiciaire.

11. Sécurité

Nous mettons en œuvre des mesures techniques et organisationnelles destinées à protéger les données personnelles contre tout accès, toute utilisation, toute modification, toute communication, toute perte ou toute destruction non autorisés ou accidentels. Le choix de ces mesures tient compte de la nature des informations, du traitement et des risques concernés.

Aucun service en ligne ne peut éliminer tous les risques de sécurité. Si nous avons connaissance d’un incident touchant des données personnelles, nous l’examinons, le contenons et le corrigeons, puis effectuons les notifications exigées par le droit applicable ou un accord.

12. Mineurs

Sytance ne s’adresse pas aux mineurs et ceux-ci ne doivent pas s’inscrire. Les personnes qui créent un compte doivent avoir au moins 18 ans et avoir atteint l’âge légal de la majorité dans leur lieu de résidence. Les Clients ne doivent pas transmettre de données personnelles concernant des mineurs sans lien avec le service demandé. Si nous découvrons le compte d’un mineur, nous en restreindrons l’accès et prendrons les mesures appropriées pour le clôturer et supprimer les données. Si vous pensez qu’un mineur s’est inscrit ou a fourni des données personnelles, écrivez à privacy@sytance.com.

13. Traitements automatisés et IA

Les fonctionnalités d’IA produisent des analyses et des brouillons à partir des instructions des utilisateurs et du contexte pertinent. Elles ne sont pas proposées pour prendre des décisions exclusivement automatisées concernant des personnes, lorsque ces décisions produisent des effets juridiques ou des effets d’importance similaire. Les Clients doivent appliquer la revue humaine décrite dans la politique relative à l’IA et aux données client et restent responsables des décisions qu’ils prennent.

Les contrôles d’authentification, de sécurité et de droits d’accès peuvent autoriser ou restreindre automatiquement des requêtes. Si vous pensez qu’une restriction est erronée, contactez support@sytance.com pour qu’elle soit examinée. Cela ne limite pas les droits supplémentaires relatifs aux décisions automatisées prévus par le droit applicable.

14. Nous contacter et modifications

Adressez vos questions de confidentialité, oppositions au marketing direct et demandes relatives aux données personnelles à privacy@sytance.com. Pour les données de compte ou d’espace de travail contrôlées par votre organisation, contactez-la d’abord lorsque cela est possible.

Nous pouvons réviser cette politique lorsque nos services, fournisseurs, pratiques ou obligations légales évoluent. Nous publierons la version révisée et mettrons à jour la date indiquée ci-dessus. Lorsque cela est nécessaire, nous fournirons des informations supplémentaires ou recueillerons un consentement avant l’entrée en vigueur d’une modification importante.