Aviso de privacidad

1. Quiénes somos y qué funciones desempeñamos

Sytance Technologies Limited (序衡科技有限公司) proporciona y opera Sytance. En este aviso, «nosotros», «nos» y «Sytance» se refieren a esa sociedad. «Datos personales» significa información relativa a una persona identificada o identificable, según la definición de la legislación aplicable.

Actuamos como usuario de datos o responsable del tratamiento cuando decidimos los fines y medios del tratamiento relativos a nuestro sitio web, la administración de cuentas, la facturación, los contactos comerciales, el soporte, la seguridad y nuestras obligaciones legales. El contacto de privacidad para estas actividades es privacy@sytance.com.

Normalmente, el Cliente controla los datos personales que incorpora a un espacio de trabajo, incluida la información sobre su personal, proveedores y usuarios de productos. Cuando tratamos esos datos por cuenta del Cliente para prestar el Servicio, actuamos como encargado del tratamiento o proveedor de servicios. Si el propio Cliente actúa por cuenta de otro responsable, debe estar autorizado para designarnos como encargado ulterior. El tratamiento se rige por las Condiciones de tratamiento de datos del Apéndice A de las Condiciones del servicio.

El administrador de una organización puede gestionar las membresías, los permisos y los registros del espacio de trabajo. Eliminar la cuenta de una persona no necesariamente borra los registros controlados por esa organización. Diferenciamos los derechos de la persona sobre su cuenta de la autoridad de la organización sobre su espacio de trabajo.

2. Ámbito de este aviso

Este aviso se aplica a los visitantes del sitio web, titulares de cuentas y usuarios autorizados, contactos de clientes y proveedores, personas que se ponen en contacto con nuestros equipos de ventas, soporte, privacidad, asuntos legales o seguridad, y otras personas cuyos datos personales tratamos en el curso de nuestra actividad.

Si una organización proporciona o gestiona su cuenta de Sytance, es posible que también le facilite un aviso de privacidad. Por regla general, las preguntas sobre los datos controlados por esa organización deberían dirigirse primero a ella.

Este aviso no rige un sitio web o servicio externo por el mero hecho de que Sytance incluya un enlace. Al salir de un servicio operado por Sytance, se aplica el aviso del propio operador.

3. Información que recopilamos

• Información de la cuenta, como el nombre, la dirección de correo electrónico, la organización, el rol, los identificadores de cuenta, los permisos y las preferencias.
• Contenido del Cliente, como información sobre productos, registros de arquitectura y flujos de datos, registros de seguridad y cumplimiento, archivos, comentarios, evidencias y materiales generados.
• Datos del Servicio, como actividad de inicio de sesión, eventos de auditoría, información sobre solicitudes y dispositivos, dirección IP, marcas de tiempo, registros de errores e indicadores de seguridad.
• Datos de interacciones con IA, como instrucciones, contexto pertinente del espacio de trabajo, resultados generados, información sobre proveedores y modelos, y métricas de uso.
• Información comercial, como el plan, la suscripción, las facturas, el estado de los pagos y los registros de compras.
• Correspondencia enviada a nuestros contactos de ventas, soporte, privacidad, asuntos legales o seguridad.
• Analítica del sitio web público mediante Umami Cloud (región de la UE), que incluye rutas de páginas públicas, dominios de referencia, etiquetas de campañas seleccionadas, información sobre el navegador y el dispositivo, ubicación aproximada y eventos de registro o contacto. No enviamos identificadores de cuenta, direcciones de correo electrónico, contenido de formularios, tokens de verificación ni contenido del espacio de trabajo en las cargas de analítica. Las solicitudes de red revelan necesariamente la dirección IP al servicio de analítica; los informes geográficos son aproximados.

4. Cómo recopilamos la información

Recibimos información directamente de las personas, de organizaciones que proporcionan o administran cuentas, automáticamente mediante el uso del sitio web y del Servicio, de proveedores que respaldan nuestras operaciones y de fuentes empresariales o profesionales legítimas.

Por lo general, facilitar datos personales es voluntario, pero se necesita cierta información para crear una cuenta, autenticar a un usuario, prestar un servicio solicitado, tramitar una transacción o responder a una consulta. Sin esa información, es posible que no podamos completar la solicitud o prestar el servicio correspondiente.

Para crear una cuenta se requiere una dirección de correo electrónico e información de autenticación; los datos del perfil que no estén marcados como obligatorios son opcionales. Registramos la aceptación de las condiciones, la declaración de mayoría de edad y la elección independiente sobre marketing, junto con las versiones correspondientes. Rechazar el marketing no impide crear una cuenta.

Las invitaciones de una organización y los registros del espacio de trabajo pueden incluir información proporcionada por un administrador u otro usuario autorizado, en lugar de por la persona interesada. No exigimos que los clientes carguen datos personales ajenos al servicio ni material sensible para utilizar la plataforma.

5. Fines y bases jurídicas

Tratamos la información para las actividades que se indican a continuación. Cuando se requiere una base jurídica, la identificamos atendiendo a la relación y al fin reales; el contrato de una organización no convierte automáticamente cada actividad de tratamiento en necesaria para un contrato con cada uno de sus usuarios.

Nuestros intereses legítimos consisten en operar un servicio fiable, gestionar relaciones comerciales, resolver problemas y prevenir el fraude o el abuso. Evaluamos la necesidad, las expectativas razonables y los efectos sobre las personas, y no nos basamos en ese fundamento cuando sus intereses o derechos fundamentales prevalecen sobre los nuestros. Cuando la legislación local no reconozca ese fundamento, utilizamos una base permitida por dicha legislación.

El tratamiento de datos del espacio de trabajo del Cliente sigue sus instrucciones lícitas y las Condiciones de tratamiento de datos. El Cliente es responsable de la base jurídica y de los avisos correspondientes a su propio tratamiento. No consideramos que aceptar estas condiciones equivalga a consentir todos los usos de datos personales, y la mejora del Servicio no autoriza el entrenamiento de modelos con el Contenido del Cliente.

Antes de utilizar datos personales para un fin sustancialmente distinto, evaluamos si ese uso es lícito y compatible, facilitamos cualquier aviso adicional obligatorio y obtenemos el consentimiento cuando sea necesario.

• Cuenta y acceso: utilizamos el correo electrónico, los identificadores de cuenta, los registros de autenticación y los permisos para crear y proteger cuentas, autenticar usuarios y prestar las funciones solicitadas. La base es nuestro contrato con un Cliente individual o, en el caso de usuarios de una organización, nuestro interés legítimo en administrar la relación con el Cliente, con sujeción a la legislación aplicable.
• Compras y facturación: utilizamos los registros de suscripción, estado de pago y facturación para proporcionar acceso de pago, conciliar pagos y gestionar renovaciones. Nos basamos en la necesidad contractual y, para los registros obligatorios, en las obligaciones fiscales, contables y demás obligaciones legales aplicables.
• Soporte y consultas comerciales: utilizamos datos de contacto y correspondencia para responder solicitudes, investigar fallos y gestionar relaciones de servicio. La base es la adopción de medidas precontractuales solicitadas, la ejecución del contrato o, según corresponda, nuestro interés legítimo en responder a los contactos de una organización.
• Seguridad y fiabilidad del Servicio: utilizamos registros de actividad, información sobre dispositivos y solicitudes, detalles de errores y contenido de diagnóstico limitado para identificar fallos, detectar abusos e investigar incidentes. La base es nuestro interés legítimo en proteger el Servicio y a las personas afectadas, así como las obligaciones legales cuando proceda.
• Marketing: utilizamos el correo electrónico y, si se facilita, el nombre para las comunicaciones descritas en la sección 7 únicamente después de que haya aceptado voluntariamente recibirlas. La base es el consentimiento, que puede retirarse sin afectar al acceso al Servicio.
• Registros legales y de rendición de cuentas: conservamos los registros de transacciones pertinentes, el historial de aceptaciones y consentimientos y los registros que acreditan la gestión de solicitudes para cumplir obligaciones legales o formular y defender reclamaciones legales, utilizando únicamente la información necesaria para esos fines.

6. Cómo compartimos la información

Divulgamos datos personales únicamente cuando sea necesario para prestar y proteger el Servicio, operar nuestra actividad, seguir instrucciones del Cliente, completar una operación societaria o cumplir la ley.

• Con la organización cliente correspondiente y sus administradores y usuarios autorizados.
• Con proveedores de alojamiento, almacenamiento, comunicaciones, seguridad, supervisión, pagos, soporte profesional y servicios de IA que tratan información para prestar el Servicio correspondiente.
• Con asesores profesionales, auditores, aseguradoras, entidades financieras y proveedores de servicios societarios.
• Con organismos reguladores, tribunales, autoridades policiales u otras personas cuando la ley exija o permita la divulgación.
• Con posibles compradores, inversores o sucesores, con las medidas adecuadas de confidencialidad y protección de datos.

7. Comunicaciones comerciales y marketing directo

Solo después de que acepte voluntariamente recibir correos electrónicos de marketing utilizaremos su dirección de correo electrónico y su nombre, si nos lo facilita, para enviarle promociones sobre productos Sytance, servicios de ciberseguridad y cumplimiento, eventos y recursos. Esta elección es independiente de las condiciones del Servicio y está desmarcada de forma predeterminada; rechazarla no afecta al registro, la compra ni el uso del Servicio.

Puede desactivar los correos de marketing en la configuración de la cuenta o darse de baja gratuitamente escribiendo a privacy@sytance.com. Registramos la fecha y la versión aplicable del aviso en el momento de otorgar o retirar el consentimiento para respetar su elección. Darse de baja no detiene las notificaciones necesarias de autenticación, seguridad, facturación o servicio.

Aceptar las condiciones del Servicio no equivale a consentir el marketing. No facilitamos sus datos personales a terceros para sus actividades de marketing independientes.

8. Tratamiento internacional

Los servidores actuales de la aplicación de Sytance se encuentran en Hong Kong. Los servicios de IA, pago, correo electrónico y otros servicios de soporte pueden tratar datos en otros países o regiones; la ubicación de los servidores de la aplicación no significa que todo el tratamiento o las copias de seguridad se realicen exclusivamente en Hong Kong.

Cuando lo exija la legislación aplicable, utilizamos garantías adecuadas para las transferencias, incluidos los acuerdos contractuales que procedan, y completamos los avisos, consentimientos u otros procedimientos legales obligatorios. Para obtener información sobre los destinatarios, las regiones de tratamiento y las garantías pertinentes, contacte con privacy@sytance.com.

El Servicio está alojado en línea; no ofrecemos alojamiento autogestionado por el cliente ni despliegues privados. Si sus datos están sujetos a restricciones de ubicación, consulte con nosotros si el Servicio es adecuado antes de enviarlos.

Cuando la ley exija un mecanismo de transferencia, las garantías pertinentes deben estar establecidas antes de realizar la transferencia restringida. La referencia a garantías contractuales en este aviso no formaliza por sí sola cláusulas contractuales tipo, ni establece una decisión de adecuación, ni sustituye una evaluación, presentación o consentimiento independiente obligatorio. Si lo solicita, facilitaremos información sobre las garantías pertinentes o una copia, con las supresiones necesarias para proteger la información confidencial.

Cuando la legislación local exija información específica sobre los destinatarios o un aviso de transferencia independiente, facilitaremos esa información mediante el proceso pertinente de recopilación, contratación o solicitud de privacidad. El Cliente no debe considerar que la aceptación general de este aviso satisface sus propias obligaciones relativas a transferencias.

9. Conservación y eliminación

La expiración de un plan de pago no elimina automáticamente el contenido del espacio de trabajo. El contenido existente sigue disponible para su consulta, pero no para editarlo ni exportarlo. Conservamos el contenido de las cuentas y los espacios de trabajo para prestar ese servicio continuado hasta que el Cliente lo elimine o presente una solicitud de eliminación válida, con sujeción a los requisitos legales. Cancelar la renovación, desactivar una cuenta y solicitar su eliminación son acciones distintas.

Para solicitar una eliminación, escriba a privacy@sytance.com indicando la cuenta o el espacio de trabajo afectado y el alcance solicitado. Verificamos la identidad y la autoridad mediante información proporcional a la solicitud, aclaramos si la solicitud se refiere a una cuenta personal o a contenido controlado por una organización y, cuando proceda, explicamos las consecuencias relevantes antes de una eliminación irreversible. Actuamos tan pronto como sea posible y dentro de los requisitos legales aplicables; no se requiere una suscripción de pago para presentar la solicitud.

Los periodos de conservación se determinan por separado para las siguientes categorías. La regla de conservación continuada del contenido del espacio de trabajo no se aplica a todos los registros, copias de seguridad o documentos comerciales, y no conservamos indefinidamente datos personales innecesarios por el mero hecho de no haber recibido una solicitud de eliminación.

Cuando una obligación de conservación legal o de mantenimiento obligatorio de registros impida la eliminación, conservamos únicamente los registros afectados, limitamos su uso a ese fin y, cuando esté permitido, explicamos la excepción. Eliminamos o anonimizamos irreversiblemente los registros cuando deja de existir la necesidad correspondiente. La eliminación de nuestros sistemas no puede borrar las copias que el Cliente haya exportado por separado o que conserve un responsable independiente.

• Registros de cuentas y espacios de trabajo: se conservan mientras sean necesarios para prestar el servicio de la cuenta solicitada y del espacio de trabajo continuado, hasta completar las instrucciones de eliminación o cierre; los registros legales y de rendición de cuentas se separan cuando sea obligatorio conservarlos.
• Soporte y correspondencia: se conservan mientras la solicitud, reclamación o seguimiento siga abierto y, después, únicamente para la rendición de cuentas necesaria del servicio, durante un plazo de reclamación aplicable o por obligación legal, teniendo en cuenta el asunto, su sensibilidad y la probabilidad de una controversia relacionada.
• Registros de seguridad y operaciones: se conservan durante el tiempo necesario para detectar, reconstruir e investigar los eventos pertinentes y verificar las medidas correctivas, teniendo en cuenta el estado del incidente, el riesgo de seguridad y los requisitos probatorios aplicables; los eventos resueltos no justifican conservar todos los registros indefinidamente.
• Registros temporales de tratamiento: se conservan únicamente mientras sean necesarios para completar o reintentar la operación solicitada, diagnosticar un fallo relacionado o cumplir un requisito independiente de seguridad o legal. Las conversaciones con IA guardadas intencionadamente en el espacio de trabajo se rigen por la norma aplicable a dicho espacio.
• Registros de facturación, aceptación legal y elección de marketing: se conservan para cumplir los requisitos contables y fiscales aplicables, acreditar derechos contractuales o consentimientos y cubrir los plazos de reclamación pertinentes. Puede conservarse un registro mínimo de baja para evitar comunicaciones comerciales no deseadas; no autoriza a reanudar el marketing.
• Copias de seguridad: los datos eliminados pueden permanecer en copias de recuperación de acceso restringido hasta que se sobrescriban o caduquen mediante la rotación de copias de seguridad. La rotación se determina según las necesidades de recuperación y el historial mínimo recuperable necesario para la continuidad; no se prolonga para conservar contenido eliminado para un uso ordinario. Si se solicita la eliminación, explicaremos cómo se gestionan las copias de seguridad restantes. La eliminación debe volver a aplicarse a las copias restauradas antes de su uso normal.

10. Sus opciones, solicitudes y reclamaciones

En función de la legislación aplicable y de nuestra función, puede solicitar confirmación del tratamiento, acceso y rectificación, eliminación, limitación, oposición o una copia en formato portátil. La portabilidad se aplica cuando se cumplen las condiciones legales; no crea un derecho sobre todos los informes comerciales ni sobre la información de otras personas. Las restricciones a la exportación comercial no limitan los derechos legales sobre datos personales.

Cuando sea posible, envíe las solicitudes a privacy@sytance.com desde el correo electrónico de su cuenta. Describa los datos y la medida solicitada; no se exige un asunto concreto. Un representante autorizado puede actuar si acredita su autoridad. Solicitamos únicamente la información razonablemente necesaria para verificar la solicitud y no exigimos de forma rutinaria documentos de identidad para una solicitud habitual sobre una cuenta.

Respondemos sin dilaciones indebidas y dentro del plazo legal aplicable. Cuando se aplica el RGPD de la UE o del Reino Unido, normalmente respondemos en el plazo de un mes desde la recepción; si se permite una prórroga de hasta dos meses adicionales por la complejidad o el número de solicitudes, la explicamos durante el primer mes. Las solicitudes de acceso y rectificación de datos en Hong Kong se tramitan dentro del plazo aplicable de 40 días, con sujeción a las excepciones legales. No se ven afectados los demás plazos aplicables.

Tramitamos las solicitudes gratuitamente, salvo que la legislación aplicable permita cobrar una tarifa razonable o rechazarlas. Explicamos el fundamento antes de cobrar. Si una solicitud afecta a otras personas, material confidencial protegido o registros que debamos conservar, proporcionamos la información o adoptamos la medida que la ley permita y, cuando esté permitido, explicamos cualquier restricción.

Puede retirar en cualquier momento su consentimiento para el marketing u otros fines; la retirada no invalida el tratamiento lícito realizado con anterioridad. Puede oponerse al tratamiento basado en intereses legítimos y evaluaremos si existe un motivo lícito que permita continuarlo. Respetamos las objeciones al marketing directo sin exigir una justificación.

Si tratamos los datos pertinentes por cuenta de su organización, remitimos o comunicamos de inmediato la solicitud a su contacto autorizado y le ayudamos a responder. Puede presentar una reclamación ante privacy@sytance.com o ante la autoridad de control competente, incluida, cuando la ley lo prevea, la autoridad de su residencia habitual, lugar de trabajo o del lugar donde se produjo la presunta infracción. No es necesario ponerse en contacto con nosotros antes de presentar una reclamación o acudir a la vía judicial.

11. Seguridad

Utilizamos medidas técnicas y organizativas diseñadas para proteger los datos personales frente al acceso, uso, alteración, divulgación, pérdida o destrucción no autorizados o accidentales. Las medidas se seleccionan teniendo en cuenta la naturaleza de la información, el tratamiento y los riesgos existentes.

Ningún servicio en línea puede eliminar todos los riesgos de seguridad. Si tenemos conocimiento de un incidente relacionado con datos personales, lo investigaremos, contendremos y corregiremos, y efectuaremos las notificaciones que exijan la legislación aplicable o un acuerdo.

12. Menores de edad

Sytance no está dirigido a menores de edad y estos no deben registrarse. Las personas que se registren deben tener al menos 18 años y haber alcanzado la mayoría de edad conforme a la legislación de su lugar de residencia. Los Clientes no deben enviar datos personales de menores que no guarden relación con el Servicio solicitado. Si detectamos una cuenta de un menor, restringiremos el acceso y adoptaremos las medidas adecuadas para cerrar la cuenta y eliminar los datos. Si cree que un menor se ha registrado o ha facilitado datos personales, contacte con privacy@sytance.com.

13. Tratamiento automatizado e IA

Las funciones de IA generan análisis y borradores a partir de las instrucciones del usuario y del contexto pertinente. No se ofrecen como un sistema que tome decisiones exclusivamente automatizadas sobre personas con efectos jurídicos o efectos igualmente significativos. Los Clientes deben realizar la revisión humana descrita en el aviso sobre IA y datos del Cliente y siguen siendo responsables de las decisiones que tomen.

Los controles de autenticación, seguridad y derechos de acceso pueden permitir o restringir solicitudes automáticamente. Si cree que una restricción es incorrecta, contacte con support@sytance.com para solicitar una revisión. Esto no limita ningún derecho adicional relativo a decisiones automatizadas que reconozca la legislación aplicable.

14. Contacto y cambios

Envíe las consultas sobre privacidad, las solicitudes de baja del marketing directo y las solicitudes relativas a derechos sobre datos a privacy@sytance.com. En la medida de lo posible, para los datos de cuentas o espacios de trabajo controlados por su organización, contacte primero con dicha organización.

Podemos revisar este aviso cuando cambien nuestros servicios, proveedores, prácticas u obligaciones legales. Publicaremos el aviso revisado y actualizaremos la fecha indicada arriba. Cuando sea necesario, facilitaremos un aviso adicional u obtendremos el consentimiento antes de que entre en vigor un cambio sustancial.