Aviso de Privacidade

1. Quem somos e quais são os nossos papéis

A Sytance Technologies Limited (序衡科技有限公司) fornece e opera a Sytance. Neste aviso, «nós», «nos» e «Sytance» referem-se a essa empresa. «Dados pessoais» são informações relativas a uma pessoa singular identificada ou identificável, conforme definido pela lei aplicável.

Atuamos como utilizador dos dados ou responsável pelo tratamento quando determinamos as finalidades e os meios de tratamento relativos ao nosso sítio Web, à administração de contas, à faturação, aos contactos comerciais, ao suporte, à segurança e às nossas obrigações legais. O contacto de privacidade para estas atividades é privacy@sytance.com.

Em regra, o Cliente controla os dados pessoais que introduz num espaço de trabalho, incluindo informações sobre o seu pessoal, fornecedores e utilizadores dos produtos. Quando tratamos esses dados por conta do Cliente para prestar o Serviço, atuamos como subcontratante ou prestador de serviços. Se o próprio Cliente atuar por conta de outro responsável pelo tratamento, deve estar autorizado a nomear-nos como subcontratante ulterior. Esse tratamento é regido pelos Termos de Tratamento de Dados do Anexo A dos Termos de Serviço.

O administrador de uma organização pode gerir os membros, as permissões e os registos do espaço de trabalho. A remoção da conta de uma pessoa não elimina necessariamente os registos controlados pela organização. Distinguimos os direitos da pessoa sobre a sua conta da autoridade da organização sobre o espaço de trabalho.

2. Âmbito deste aviso

Este aviso aplica-se aos visitantes do sítio Web, titulares de contas e utilizadores autorizados, contactos de clientes e fornecedores, pessoas que contactem as nossas equipas comerciais, de suporte, privacidade, assuntos jurídicos ou segurança, e outras pessoas cujos dados pessoais tratemos no âmbito da nossa atividade.

Se uma organização fornecer ou gerir a sua conta Sytance, poderá também disponibilizar-lhe um aviso de privacidade. Em regra, as questões sobre dados controlados por essa organização devem ser-lhe dirigidas em primeiro lugar.

Este aviso não rege um sítio Web ou serviço externo apenas por a Sytance incluir uma ligação para o mesmo. Depois de sair de um serviço operado pela Sytance, aplica-se o aviso do respetivo operador.

3. Informações que recolhemos

• Informações da conta, como nome, endereço de correio eletrónico, organização, função, identificadores da conta, permissões e preferências.
• Conteúdo do Cliente, como informações sobre produtos, registos de arquitetura e fluxos de dados, registos de segurança e conformidade, ficheiros, comentários, evidências e materiais gerados.
• Dados do Serviço, como atividade de início de sessão, eventos de auditoria, informações sobre pedidos e dispositivos, endereço IP, marcas temporais, registos de erros e sinais de segurança.
• Dados de interação com IA, como instruções, contexto relevante do espaço de trabalho, resultados gerados, informações sobre o fornecedor e o modelo, e métricas de utilização.
• Informações comerciais, como plano, subscrição, fatura, estado do pagamento e registos de aquisição.
• Correspondência enviada aos nossos contactos comerciais, de suporte, privacidade, assuntos jurídicos ou segurança.
• Estatísticas de utilização do sítio Web público através do Umami Cloud (região da UE), incluindo os caminhos das páginas públicas, domínios de origem, etiquetas de campanha selecionadas, informações sobre o navegador e o dispositivo, localização aproximada e eventos de registo ou contacto. Não enviamos identificadores de conta, endereços de correio eletrónico, conteúdos de formulários, tokens de verificação nem conteúdos do espaço de trabalho nos dados de análise. Os pedidos de rede revelam necessariamente um endereço IP ao serviço de análise; os relatórios geográficos são aproximados.

4. Como recolhemos informações

Recebemos informações diretamente das pessoas, de organizações que fornecem ou administram contas, automaticamente através da utilização do sítio Web e do serviço, de fornecedores que apoiam as nossas operações e de fontes comerciais ou profissionais lícitas.

O fornecimento de dados pessoais é geralmente voluntário, mas algumas informações são necessárias para criar uma conta, autenticar um utilizador, prestar um serviço solicitado, processar uma transação ou responder a um pedido de informação. Sem essas informações, poderemos não conseguir concluir o pedido ou prestar o serviço em causa.

Para criar uma conta, é necessário um endereço de correio eletrónico e informações de autenticação; os dados do perfil que não estejam assinalados como obrigatórios são facultativos. Registamos a aceitação dos termos, a declaração de maioridade e a opção de marketing separada, juntamente com as respetivas versões. Recusar comunicações de marketing não impede a criação da conta.

Os convites de organizações e os registos do espaço de trabalho podem conter informações fornecidas por um administrador ou por outro utilizador autorizado, e não pela própria pessoa a quem dizem respeito. Não exigimos que os clientes carreguem dados pessoais alheios à utilização da plataforma nem material sensível para a poderem utilizar.

5. Finalidades e fundamentos jurídicos

Tratamos informações para as atividades abaixo indicadas. Quando é necessário um fundamento jurídico, identificamo-lo em função da relação e da finalidade concretas; o contrato de uma organização não torna automaticamente cada atividade de tratamento necessária à execução de um contrato com cada um dos seus utilizadores.

Os nossos interesses legítimos consistem em operar um serviço fiável, gerir relações comerciais, resolver problemas e prevenir fraude ou utilização abusiva. Avaliamos a necessidade, as expectativas razoáveis e os efeitos nas pessoas e não recorremos a este fundamento quando os interesses ou direitos fundamentais destas prevaleçam sobre os nossos. Quando a lei local não reconheça esse fundamento, utilizamos outro permitido por essa lei.

O tratamento de dados no espaço de trabalho do Cliente segue as instruções lícitas deste e os Termos de Tratamento de Dados. O Cliente é responsável pelo fundamento jurídico e pelos avisos relativos ao seu próprio tratamento. Não consideramos que a aceitação destes termos constitua consentimento para todas as utilizações de dados pessoais; a melhoria do serviço também não autoriza o treino de modelos com Conteúdo do Cliente.

Antes de utilizar dados pessoais para uma finalidade materialmente diferente, avaliamos se essa utilização é lícita e compatível, fornecemos quaisquer avisos adicionais necessários e obtemos consentimento quando exigido.

• Conta e acesso: utilizamos endereços de correio eletrónico, identificadores de conta, registos de autenticação e permissões para criar e proteger contas, autenticar utilizadores e disponibilizar as funções solicitadas. O fundamento é o nosso contrato com um Cliente individual ou, no caso dos utilizadores de uma organização, o nosso interesse legítimo em administrar a relação com o Cliente, sujeito à lei aplicável.
• Compras e faturação: utilizamos registos de subscrição, estado dos pagamentos e faturação para disponibilizar o acesso pago, reconciliar pagamentos e gerir renovações. Baseamo-nos na necessidade contratual e nas obrigações fiscais, contabilísticas e outras obrigações legais aplicáveis aos registos exigidos.
• Suporte e pedidos comerciais: utilizamos dados de contacto e correspondência para responder a pedidos, investigar falhas e gerir relações de serviço. Consoante o caso, o fundamento é a adoção de diligências pré-contratuais solicitadas, a execução do contrato ou o nosso interesse legítimo em responder aos contactos de uma organização.
• Segurança e fiabilidade do Serviço: utilizamos registos de atividade, informações sobre dispositivos e pedidos, detalhes de erros e conteúdo de diagnóstico limitado para identificar falhas, detetar utilização abusiva e investigar incidentes. O fundamento é o nosso interesse legítimo em proteger o Serviço e as pessoas afetadas e, quando aplicável, as obrigações legais.
• Marketing: utilizamos o endereço de correio eletrónico e o nome fornecido, se aplicável, para as comunicações descritas na secção 7, apenas após uma opção voluntária de adesão. O fundamento é o consentimento, que pode ser retirado sem afetar o acesso ao Serviço.
• Registos legais e de prestação de contas: conservamos os registos de transações pertinentes, o histórico de aceitação e consentimento e as evidências do tratamento de pedidos para cumprir obrigações legais ou formular e defender pretensões jurídicas, utilizando apenas as informações necessárias para essas finalidades.

6. Como partilhamos informações

Divulgamos dados pessoais apenas quando necessário para prestar e proteger o serviço, exercer a nossa atividade, seguir instruções do Cliente, concluir uma operação societária ou cumprir a lei.

• À organização cliente em causa e aos seus administradores e utilizadores autorizados.
• Aos fornecedores de alojamento, armazenamento, comunicações, segurança, monitorização, pagamentos, suporte profissional e serviços de IA que tratem informações para o serviço em causa.
• A consultores profissionais, auditores, seguradoras, instituições financeiras e prestadores de serviços societários.
• A entidades reguladoras, tribunais, autoridades policiais ou outras pessoas, quando a divulgação seja exigida ou permitida por lei.
• A um potencial adquirente, investidor ou sucessor, ao abrigo de medidas adequadas de confidencialidade e proteção de dados.

7. Comunicações comerciais e marketing direto

Só depois de optar voluntariamente por receber mensagens de marketing utilizaremos o seu endereço de correio eletrónico e o seu nome, se fornecido, para enviar comunicações promocionais sobre produtos Sytance, serviços de cibersegurança e conformidade, eventos e recursos. Esta opção é separada dos termos do Serviço e não está selecionada por predefinição; recusá-la não afeta o registo, a compra nem a utilização do Serviço.

Pode desativar as mensagens de marketing nas definições da conta ou cancelar gratuitamente a subscrição enviando uma mensagem para privacy@sytance.com. Registamos a data e a versão aplicável do aviso relativas ao consentimento ou à sua retirada, para respeitar a sua opção. A recusa não impede notificações necessárias de autenticação, segurança, faturação ou funcionamento do Serviço.

A aceitação dos termos do Serviço não constitui consentimento para marketing. Não fornecemos os seus dados pessoais a terceiros para o marketing independente destes.

8. Tratamento internacional

Os atuais servidores de aplicação da Sytance estão localizados em Hong Kong. Os serviços de IA, pagamento, correio eletrónico e outros serviços de suporte podem tratar dados noutros países ou regiões; a localização dos servidores de aplicação não significa que todo o tratamento ou as cópias de segurança ocorram exclusivamente em Hong Kong.

Quando exigido pela lei aplicável, utilizamos garantias adequadas para as transferências, incluindo os acordos contratuais aplicáveis, e cumprimos os avisos, requisitos de consentimento ou outros procedimentos legais necessários. Contacte privacy@sytance.com para obter informações sobre destinatários, regiões de tratamento e garantias pertinentes.

O Serviço é alojado em linha; não disponibilizamos alojamento pelo próprio cliente nem implementações privadas. Se os seus dados estiverem sujeitos a restrições de localização, confirme connosco se o Serviço é adequado antes de os submeter.

Quando a lei exigir um mecanismo de transferência, as garantias pertinentes devem estar implementadas antes de ocorrer a transferência sujeita a restrições. A referência a garantias contratuais neste aviso não celebra, por si só, cláusulas contratuais-tipo, não estabelece uma decisão de adequação nem substitui uma avaliação, comunicação ou consentimento separado exigido. A pedido, fornecemos informações pertinentes sobre as garantias ou uma cópia das mesmas, com as ocultações necessárias para proteger informações confidenciais.

Quando a lei local exigir informações específicas sobre destinatários ou um aviso de transferência separado, fornecemos essas informações no processo pertinente de recolha, contratação ou pedido de privacidade. O Cliente não deve considerar a aceitação geral deste aviso como cumprimento das suas próprias obrigações relativas a transferências.

9. Conservação e eliminação

O fim do plano pago não elimina automaticamente o conteúdo do espaço de trabalho. O conteúdo existente continua disponível para consulta, mas deixa de ser possível editá-lo ou exportá-lo. Conservamos o conteúdo da conta e do espaço de trabalho para prestar esse serviço continuado até o Cliente o eliminar ou apresentar um pedido de eliminação válido, sem prejuízo dos requisitos legais. Cancelar a renovação, desativar uma conta e pedir a eliminação são ações distintas.

Para pedir a eliminação, envie uma mensagem para privacy@sytance.com indicando a conta ou o espaço de trabalho em causa e o âmbito do pedido. Verificamos a identidade e a autoridade com informações proporcionais, esclarecemos se o pedido diz respeito a uma conta pessoal ou a conteúdo controlado por uma organização e, quando adequado, explicamos as consequências relevantes antes de uma eliminação irreversível. Atuamos logo que seja praticável e dentro dos prazos legais aplicáveis; não é necessária uma subscrição paga para apresentar o pedido.

Os prazos de conservação são determinados separadamente para as categorias seguintes. A regra de conservação continuada do conteúdo do espaço de trabalho não se aplica indistintamente a todos os registos, cópias de segurança ou documentos comerciais, nem conservamos indefinidamente dados pessoais desnecessários apenas por não termos recebido um pedido de eliminação.

Quando uma ordem de preservação ou uma obrigação de conservação de registos impeça a eliminação, conservamos apenas os registos afetados, limitamos a sua utilização a essa finalidade e, quando permitido, explicamos a exceção. Eliminamos ou anonimizamos irreversivelmente os registos quando cesse a necessidade pertinente. A eliminação dos nossos sistemas não remove cópias exportadas autonomamente pelo Cliente nem as conservadas por um responsável pelo tratamento independente.

• Registos da conta e do espaço de trabalho: conservados enquanto forem necessários para disponibilizar a conta solicitada e o serviço continuado do espaço de trabalho, até serem cumpridas as instruções de eliminação ou encerramento; os registos legais e de prestação de contas são separados quando seja necessário conservá-los por mais tempo.
• Suporte e correspondência: conservados enquanto o pedido, a reclamação ou o acompanhamento estiverem em aberto e, depois, apenas para fins necessários de prestação de contas sobre o Serviço, durante um prazo de reclamação aplicável ou para cumprir uma obrigação legal, tendo em conta a questão, a sensibilidade e a probabilidade de litígio relacionado.
• Registos operacionais e de segurança: conservados durante o período necessário para detetar, reconstituir e investigar eventos pertinentes e verificar a correção, tendo em conta o estado do incidente, o risco de segurança e os requisitos de prova aplicáveis; a resolução de um evento não justifica a conservação indefinida de todos os registos.
• Registos temporários de tratamento: conservados apenas enquanto forem necessários para concluir ou repetir a operação solicitada, diagnosticar uma falha relacionada ou cumprir um requisito separado de segurança ou legal. As conversas de IA guardadas intencionalmente no espaço de trabalho seguem, em vez disso, a regra aplicável a esse espaço.
• Registos de faturação, aceitação jurídica e opções de marketing: conservados para cumprir requisitos contabilísticos e fiscais aplicáveis, comprovar direitos contratuais ou consentimento e durante os prazos de reclamação pertinentes. Pode ser conservado um registo mínimo de recusa para evitar marketing indesejado; esse registo não autoriza a retoma do marketing.
• Cópias de segurança: os dados eliminados podem permanecer em cópias de recuperação de acesso restrito até estas serem substituídas ou expirarem no ciclo de rotação das cópias de segurança. A rotação é determinada pelos requisitos de recuperação e pelo histórico mínimo recuperável necessário à continuidade; não é prolongada para manter conteúdo eliminado disponível para utilização normal. A pedido, explicaremos o tratamento ainda aplicável às cópias de segurança. Antes de serem utilizadas normalmente, as cópias restauradas têm de voltar a aplicar a eliminação.

10. As suas opções, pedidos e reclamações

Consoante a lei aplicável e o nosso papel, pode pedir a confirmação do tratamento, o acesso e a retificação, a eliminação, a limitação, opor-se ao tratamento ou obter uma cópia num formato portável. A portabilidade aplica-se quando se verifiquem as condições legais; não confere o direito a todos os relatórios comerciais nem às informações de outra pessoa. As restrições às exportações comerciais não limitam os direitos legais relativos a dados pessoais.

Sempre que possível, envie os pedidos a partir do endereço de correio eletrónico da sua conta para privacy@sytance.com. Descreva os dados e a ação pretendida; não é necessário utilizar um assunto específico. Um representante autorizado pode agir mediante prova da sua autoridade. Solicitamos apenas as informações razoavelmente necessárias para verificar o pedido e, em regra, não exigimos documentos de identificação para um pedido normal relativo a uma conta.

Respondemos sem demora injustificada e dentro do prazo legal aplicável. Quando se aplique o RGPD da UE ou do Reino Unido, respondemos normalmente no prazo de um mês após a receção; qualquer prorrogação permitida até mais dois meses, devido à complexidade ou ao número de pedidos, é explicada durante o primeiro mês. Os pedidos de acesso e retificação de dados em Hong Kong são tratados no prazo aplicável de 40 dias, sem prejuízo das exceções legais. Mantêm-se os demais prazos aplicáveis.

Os pedidos são tratados gratuitamente, salvo se a lei aplicável permitir a cobrança de uma taxa razoável ou a recusa. Explicamos o fundamento antes de cobrar. Se um pedido afetar outras pessoas, material confidencial protegido ou registos que tenhamos de conservar, fornecemos as informações ou adotamos a medida legalmente permitida e, quando possível, explicamos qualquer restrição.

Pode retirar o consentimento para marketing ou outro tratamento a qualquer momento; a retirada não invalida o tratamento lícito realizado anteriormente. Pode opor-se ao tratamento baseado em interesses legítimos, e avaliaremos se existe um motivo lícito que permita a sua continuação. As oposições a marketing direto são respeitadas sem necessidade de apresentar um motivo.

Se tratarmos os dados em causa por conta da sua organização, encaminhamos prontamente o pedido para o contacto autorizado desta, ou informamo-lo, e prestamos assistência na resposta. Pode apresentar uma reclamação a privacy@sytance.com ou à autoridade de controlo competente, incluindo, quando a lei o preveja, a autoridade do local da sua residência habitual, do seu local de trabalho ou da alegada infração. Contactar-nos primeiro não é condição para apresentar uma reclamação nem para recorrer a uma via judicial.

11. Segurança

Utilizamos medidas técnicas e organizativas concebidas para proteger os dados pessoais contra acesso, utilização, alteração, divulgação, perda ou destruição não autorizados ou acidentais. As medidas são selecionadas tendo em conta a natureza das informações, o tratamento e os riscos envolvidos.

Nenhum serviço em linha consegue eliminar todos os riscos de segurança. Se tivermos conhecimento de um incidente que envolva dados pessoais, iremos investigá-lo, contê-lo e corrigi-lo, e efetuaremos as notificações exigidas pela lei aplicável ou por um acordo.

12. Menores

A Sytance não se destina a menores, que não podem efetuar registo. Os titulares de registo devem ter pelo menos 18 anos e ter atingido a maioridade prevista na lei do local onde vivem. Os Clientes não devem submeter dados pessoais de menores que não sejam pertinentes para o serviço solicitado. Se detetarmos uma conta de um menor, restringiremos o acesso e adotaremos medidas adequadas para encerrar a conta e eliminar os dados. Contacte privacy@sytance.com se considerar que um menor se registou ou forneceu dados pessoais.

13. Tratamento automatizado e IA

As funcionalidades de IA geram análises e rascunhos com base em instruções dos utilizadores e no contexto pertinente. Não são disponibilizadas como um sistema para tomar decisões exclusivamente automatizadas sobre pessoas com efeitos jurídicos ou efeitos igualmente significativos. Os Clientes devem aplicar a revisão humana descrita no aviso «IA e Dados do Cliente» e continuam responsáveis por quaisquer decisões que tomem.

Os controlos de autenticação, segurança e direitos de acesso podem permitir ou restringir pedidos automaticamente. Se considerar que uma restrição está incorreta, contacte support@sytance.com para solicitar uma revisão. Isto não limita quaisquer outros direitos relativos a decisões automatizadas previstos na lei aplicável.

14. Contacto e alterações

Envie pedidos de informação sobre privacidade, recusas de marketing direto e pedidos relativos a direitos sobre dados para privacy@sytance.com. Sempre que praticável, contacte primeiro a sua organização sobre dados da conta ou do espaço de trabalho que esta controle.

Podemos rever este aviso quando os nossos serviços, fornecedores, práticas ou obrigações legais se alterarem. Publicaremos a versão revista e atualizaremos a data acima. Quando exigido, forneceremos um aviso adicional ou obteremos consentimento antes de uma alteração material entrar em vigor.