私隱聲明

1. 服務主體及資料處理角色

序衡科技有限公司（Sytance Technologies Limited）提供並營運 Sytance。本聲明中的「我們」和「Sytance」指該公司；「個人資料」指適用法律所定義的、與已識別或可識別自然人有關的資料。

對於官網、帳戶管理、計費、業務聯絡、支援、安全及自身法律義務，我們決定處理個人資料的目的和方式，依據適用法律作為資料使用者或資料控制者。相關私隱聯絡電郵為 privacy@sytance.com。

客戶通常控制其提交至工作區的個人資料，包括其人員、供應商及產品使用者的資訊。我們為提供服務而代表客戶處理這些資料時，作為資料處理者或服務供應商。客戶自身代表其他控制者處理資料時，須有權委託我們進一步處理。此類處理適用服務條款附錄 A《資料處理條款》。

組織管理員可管理成員、權限及工作區記錄。移除個人帳戶不一定會刪除由組織控制的記錄。我們區分個人對其帳戶的權利與組織對工作區的管理權限。

2. 本聲明的適用範圍

本聲明適用於官網訪客、帳戶持有人和授權使用者、客戶及供應商聯絡人、聯絡我們銷售、支援、私隱、法律或安全團隊的人員，以及我們在業務過程中處理其個人資料的其他人員。

如果某個組織為您提供或管理 Sytance 帳戶，該組織也可能向您提供私隱聲明。對於由該組織控制的資料，通常應先向該組織提出問題。

Sytance 連結到外部網站或服務並不表示本聲明適用於該外部服務。離開 Sytance 營運的服務後，應適用相關營運者自己的聲明。

3. 我們收集的資料

• 帳戶資訊，例如姓名、電郵、組織、角色、帳戶識別碼、權限和偏好。
• 客戶內容，例如產品資訊、架構和資料流記錄、安全與合規記錄、文件、評論、證據和 生成資料。
• 服務資料，例如登入活動、審計事件、請求與裝置資訊、IP 地址、時間戳、錯誤記錄和安全訊號。
• AI 互動資料，例如指令、相關工作區上下文、AI 生成的結果、供應商和模型資訊及使用量指標。
• 商業資訊，例如服務方案、訂閱、發票、付款狀態和採購記錄。
• 提交給銷售、支援、私隱、法律或安全聯絡渠道的通訊內容。
• 透過 Umami Cloud 歐盟區域處理的官網存取統計，包括公開頁面路徑、來源網域名稱、選定的渠道標籤、瀏覽器和裝置資訊、大致地區，以及註冊或聯絡事件。發送的統計資料不包含帳戶識別碼、電郵、表單內容、驗證令牌或工作區內容。網絡請求仍會向統計服務提供 IP 地址；地區資訊僅為估算結果。

4. 我們如何收集資料

我們直接從個人、提供或管理帳戶的組織、官網和服務使用過程、支援我們營運的服務供應商，以及合法的商業或專業來源取得資料。

提供個人資料通常是自願的，但建立帳戶、驗證使用者身份、交付所請求的服務、處理交易或回覆查詢可能需要部分資訊。缺少這些資訊時，我們可能無法完成請求或提供相關服務。

建立帳戶時，電郵及身份驗證資訊為必填項，其他未標為必填的資料可自願提供。我們記錄使用者對服務條款和成年聲明的確認，以及單獨作出的推廣電郵選擇及相關版本。拒絕接收推廣電郵不影響建立帳戶。

組織邀請及工作區記錄可能由管理員或其他授權使用者提供，而非由相關個人直接提供。使用平台不要求客戶上載與任務無關的個人資料或敏感材料。

5. 處理目的及法律依據

我們為下列活動處理資訊。在法律要求具備處理依據時，依據實際關係及具體目的確定適用依據；與組織簽訂合約，並不意味著所有涉及其使用者的處理均屬於履行與個人之間的合約所必需。

我們的合法利益包括維持可靠服務、管理業務關係、解決問題及防止欺詐或濫用。我們評估必要性、個人合理預期和處理影響；個人利益或基本權利優先時，不依賴該依據。當地法律不認可此項依據時，採用該法律允許的依據。

客戶工作區資料依據客戶的合法指示及《資料處理條款》處理。客戶負責其自身處理活動的法律依據與告知。接受服務條款不表示同意所有個人資料用途；改進服務也不授權將客戶內容用於模型訓練。

將個人資料用於實質不同的目的前，我們會評估處理的合法性和相容性，提供所需的補充告知，並在必要時取得同意。

• 帳戶與存取：使用電郵、帳戶識別、身份驗證記錄和權限，建立並保護帳戶、驗證使用者及提供所請求的功能。依據為履行與個人客戶的合約；對於組織使用者，則是在適用法律允許的範圍內管理客戶關係的合法利益。
• 購買與計費：使用訂閱、付款狀態和帳單記錄，提供付費權限、核對交易和管理續費。依據為履行合約；必須保存的稅務、會計及其他記錄依據適用法律義務處理。
• 支援與業務諮詢：使用聯絡方式和通訊內容，回覆請求、調查故障及管理服務關係。視具體情況，依據為應請求採取訂約前措施、履行合約，或回覆組織聯絡人的合法利益。
• 安全與可靠性：使用活動日誌、裝置和請求資訊、錯誤詳情及有限的診斷內容，識別故障、檢測濫用和調查事件。依據為保護服務及相關人員的合法利益，以及適用時的法律義務。
• 推廣：僅在自願選擇接收後，使用電郵及已提供的姓名開展第 7 節所述通訊。依據為同意；撤回不影響服務存取。
• 法律與責任記錄：為履行法律義務或提出、抗辯法律申索，保留相關交易記錄、條款接受和推廣選擇歷史及請求處理證據，並將範圍限制在該目的所必要的資訊。

6. 我們如何披露資料

我們僅在提供和保護服務、經營業務、遵循客戶指示、完成企業交易或遵守法律所必需時披露個人資料。

• 向相關客戶組織及其授權管理員和使用者披露。
• 向為相關服務處理資訊的託管、儲存、通訊、安全、監控、支付、專業支援和 AI 服務供應商披露。
• 向專業顧問、審計師、保險機構、金融機構和企業服務供應商披露。
• 在法律要求或允許時，向監管機構、法院、執法機關或其他人員披露。
• 在適當的保密和資料保護安排下，向潛在買方、投資者或承繼者披露。

7. 業務通訊與直接促銷

只有在您自願選擇接收推廣電郵後，我們才會使用您的電郵及已提供的姓名，向您發送 Sytance 產品、網絡安全與合規服務、活動和資源的推廣資訊。推廣選擇獨立於服務條款，預設不勾選；拒絕不會影響註冊、購買或使用服務。

您可以在帳戶設定中關閉推廣電郵，或發送電郵至 privacy@sytance.com 免費退訂。我們會記錄同意或撤回的時間及適用告知版本，以執行您的選擇。退訂推廣電郵不會停止身份驗證、安全、帳單及必要服務通知。

我們不會因您接受服務條款而視為您同意推廣，也不會將您的個人資料提供給第三方用於其獨立推廣。

8. 跨境處理

Sytance 目前的應用伺服器位於香港。AI、支付、電郵及其他支援服務可能在其他國家或地區處理資料；伺服器位於香港不表示所有資料處理或備份均僅在香港發生。

在適用法律要求時，我們會採用適當的跨境傳輸保障措施，包括適用的合約安排，並在需要時履行告知、同意或其他法定程序。可透過 privacy@sytance.com 查詢適用於相關處理的接收方、處理地區及保障措施資訊。

服務以網上託管方式提供，不提供客戶自部署或私有化部署。存在資料位置限制時，請在提交相關資料前與我們核實服務是否適合您的要求。

依法須建立跨境機制時，應在相關受限制傳輸發生前落實保障。本聲明提及合約保障，不代表已自動簽署標準合約條款、取得充分性決定，或替代必要的評估、備案及單獨同意。我們依請求提供相關保障資訊或副本，並可為保護保密資料作必要遮蔽。

當地法律要求具體接收方資訊或單獨跨境告知時，我們透過相應收集、簽約或私隱請求程序提供。客戶不應將一般性接受本聲明視為已履行其自身跨境義務。

9. 保留與刪除

付費到期不會自動刪除工作區內容。已有內容可繼續瀏覽，但不能編輯或匯出。為提供該持續服務，我們保留帳戶和工作區內容，直至客戶刪除或提出有效刪除請求，但法律另有要求的除外。取消續費、停用帳戶和請求刪除屬於不同操作。

請求刪除時，請向 privacy@sytance.com 說明涉及的帳戶或工作區及請求範圍。我們以適度資訊核驗身份和權限，區分個人帳戶與組織控制的內容，並在適當情況下於不可逆刪除前說明重要影響。我們會盡快處理並遵守適用法定要求；提出請求無需購買付費方案。

以下類別分別確定保留範圍和結束條件。工作區內容持續保留的規則不適用於所有日誌、備份或業務記錄；我們不會僅因未收到刪除請求而無限期保留已無必要的個人資料。

法律保全或強制記錄義務妨礙刪除時，我們僅保留受影響記錄，限制其用於該目的，並在允許時說明例外。相關需要結束後，刪除或不可逆匿名化記錄。刪除我們的系統記錄，不能刪除客戶已獨立匯出的副本或獨立控制者依法保留的記錄。

• 帳戶和工作區記錄：在提供所請求的帳戶及持續工作區服務所需期間保留，直至完成刪除或關閉指示；依法須繼續保存的法律及責任記錄分別處理。
• 支援和通訊記錄：在請求、投訴及後續事項處理期間保留；之後僅根據服務責任證明、適用索賠期限或法律義務的必要性保留，並考慮問題性質、資訊敏感程度及相關爭議可能性。
• 安全和營運日誌：根據事件狀態、安全風險及適用證據要求，在檢測、還原和調查相關事件、驗證處置結果所需期間保留；已解決事件不構成無限期保留全部日誌的理由。
• 臨時處理記錄：僅在完成或重試所請求操作、診斷相關故障，或滿足獨立的安全及法律要求所需期間保留。主動保存至工作區的 AI 對話適用工作區內容規則。
• 賬務、服務條款接受及推廣選擇記錄：根據適用會計及稅務要求、合約權利或同意證明需要及相關索賠期限保留。為防止再次發送不受歡迎的推廣電郵，可以保留最少量退訂記錄；該記錄不授權恢復推廣。
• 備份：已刪除資料可能留存在受限的恢復副本中，直至副本按輪換機制被覆蓋或到期。輪換依據恢復要求和業務連續性所需的最少可恢復歷史確定，不為日常使用已刪除內容而延長。處理刪除請求時，我們會說明適用的剩餘備份處理安排；恢復副本須在正常使用前重新落實刪除要求。

10. 選擇、權利請求與投訴

根據適用法律及我們的角色，您可請求確認是否處理、查閱及改正、刪除、限制、反對處理，或以可攜帶格式接收資料。資料可攜權須滿足法定條件，不產生獲取全部商業報告或他人資訊的權利。商業匯出限制不限制法定個人資料權利。

請盡可能使用帳戶電郵聯絡 privacy@sytance.com，說明相關資料和希望採取的操作；無需使用特定電郵標題。授權代表可憑授權證明代為提出請求。我們僅要求提供合理必要的核驗資訊，處理普通帳戶請求時通常不會要求身份證明文件。

我們會及時回覆，並遵守適用法定期限。適用歐盟或英國 GDPR 時，通常在收到請求後一個月內回覆；因複雜程度或請求數量依法延長最多兩個月時，在首個月內說明原因。香港資料查閱及改正請求在適用的 40 日期限內處理，但法定例外除外。其他適用法律規定的期限不受影響。

除適用法律允許合理收費或拒絕外，請求免費處理；收費前會說明依據。請求涉及他人、受保護的保密資料或必須保留的記錄時，我們提供可依法提供的資訊或操作，並在允許時說明限制。

您可隨時撤回推廣或其他同意；撤回不影響此前基於同意已合法開展的處理。您可反對基於合法利益的處理，我們會評估是否存在允許繼續處理的合法理由。反對直接促銷無需說明原因。

相關資料由我們代表組織處理時，我們會及時轉交或告知其授權聯絡人，並協助回覆。您可向 privacy@sytance.com 投訴，也可依法向有權監管機構投訴，包括慣常居住地、工作地或涉嫌侵權發生地的機構。先聯絡我們不是投訴或尋求司法救濟的前提。

11. 安全

我們採用旨在防止個人資料遭受未經授權或意外存取、使用、更改、披露、丟失或毀壞的技術和組織措施，並根據相關資訊、處理活動和風險選擇措施。

任何網上服務都無法消除全部安全風險。如果發現個人資料事件，我們會開展調查、控制影響並採取補救措施，並在適用法律或協議要求時發出通知。

12. 未成年人

Sytance 並非為未成年人而設，並禁止未成年人註冊。註冊者必須年滿 18 歲，並達到其所在地法律規定的成年年齡。客戶不得提交與所請求服務無關的未成年人個人資料。如果我們發現未成年人帳戶，將限制存取並採取適當的帳戶關閉和資料刪除措施；如認為未成年人已註冊或向我們提供個人資料，請聯絡 privacy@sytance.com。

13. 自動化處理與 AI

AI 功能根據使用者指示及相關上下文生成分析和草案，不作為對個人作出具有法律或類似重大影響的純自動化決定系統提供。客戶須執行《AI 與客戶資料》所述人工評審，並對其作出的決定負責。

身份驗證、安全及權限控制可自動允許或限制請求。認為限制有誤時，可聯絡 support@sytance.com 請求覆核；這不限制適用法律賦予的其他自動化決定相關權利。

14. 聯絡方式與聲明變更

私隱查詢、直接促銷退訂和資料權利請求請發送至 privacy@sytance.com。對於由您所在組織控制的帳戶或工作區資料，在可行情況下請先聯絡該組織。

當服務、供應商、資料處理方式或法律義務發生變化時，我們可能修訂本聲明。修訂後的聲明會在此發佈並更新上述日期。適用法律要求時，我們會在重大變更生效前另行通知或取得同意。