プライバシー通知

1. 当社についておよび当社の役割

Sytance Technologies Limited（序衡科技有限公司）は、Sytanceを提供・運営しています。本通知における「当社」および「Sytance」は同社を指します。「個人データ」とは、適用法令で定義される、識別された、または識別可能な個人に関する情報をいいます。

当社のウェブサイト、アカウント管理、請求、取引先との連絡、サポート、セキュリティおよび法的義務に関する処理の目的および手段を当社が決定する場合、当社はデータ利用者またはデータ管理者として行動します。これらの活動に関するプライバシー窓口は privacy@sytance.com です。

顧客は通常、従業員、サプライヤーおよび製品利用者に関する情報を含め、自らワークスペースに登録する個人データを管理します。当社がサービスを提供するために顧客に代わって当該データを処理する場合、当社は処理者またはサービス提供者として行動します。顧客自身が別の管理者のために処理を行う場合、顧客は当社を再委託先の処理者として指定する権限を有していなければなりません。当該処理には、利用規約の付属書Aに定めるデータ処理条項が適用されます。

組織の管理者は、メンバー、権限およびワークスペースの記録を管理できます。個人のアカウントを削除しても、その組織が管理する記録が必ず削除されるとは限りません。当社は、個人のアカウントに関する権利と、組織が自らのワークスペースに対して有する権限を区別します。

2. 本通知の適用範囲

本通知は、ウェブサイトの訪問者、アカウント保有者および認可された利用者、顧客およびサプライヤーの連絡担当者、当社の営業、サポート、プライバシー、法務またはセキュリティチームに連絡する方、ならびに当社が業務上個人データを取り扱うその他の方に適用されます。

組織がSytanceアカウントを提供または管理している場合、その組織から別途プライバシー通知が提供されることがあります。当該組織が管理するデータに関するお問い合わせは、通常、まずその組織にお寄せください。

Sytanceからリンクしているという理由だけで、外部ウェブサイトまたはサービスに本通知が適用されることはありません。Sytanceが運営するサービスを離れた後は、当該運営者自身の通知が適用されます。

3. 当社が収集する情報

• アカウント情報：氏名、メールアドレス、組織、役割、アカウント識別子、権限および設定など。
• 顧客コンテンツ：製品情報、アーキテクチャおよびデータフローの記録、セキュリティおよびコンプライアンスの記録、ファイル、コメント、証跡、生成資料など。
• サービスデータ：サインイン履歴、監査イベント、リクエストおよびデバイスの情報、IPアドレス、タイムスタンプ、エラー記録およびセキュリティシグナルなど。
• AIとのやり取りに関するデータ：指示、関連するワークスペースのコンテキスト、生成された出力、プロバイダーおよびモデルの情報、利用状況の指標など。
• 取引情報：プラン、サブスクリプション、請求書、支払状況および調達記録など。
• 当社の営業、サポート、プライバシー、法務またはセキュリティの窓口に送られた通信内容。
• Umami Cloud（EUリージョン）を通じた公開ウェブサイトの分析情報：公開ページのパス、参照元ドメイン、選択されたキャンペーンラベル、ブラウザーおよびデバイスの情報、おおよその位置情報、登録または問い合わせのイベントなど。分析データにアカウント識別子、メールアドレス、フォーム入力内容、確認トークンまたはワークスペースのコンテンツを送信することはありません。ネットワークリクエストでは分析サービスにIPアドレスが必然的に伝達されます。地理情報は概算です。

4. 情報の収集方法

当社は、個人本人、アカウントを提供または管理する組織、ウェブサイトおよびサービスの利用を通じて自動的に、当社の運営を支援するプロバイダー、ならびに適法な取引上または専門上の情報源から情報を取得します。

個人データの提供は原則として任意ですが、アカウントの作成、利用者の認証、依頼されたサービスの提供、取引の処理または問い合わせへの回答に必要な情報があります。これらの情報が提供されない場合、ご依頼への対応または該当サービスの提供ができないことがあります。

アカウントの作成にはメールアドレスおよび認証情報が必要です。必須と表示されていないプロフィール情報の提供は任意です。当社は、利用規約への同意、成人である旨の申告および個別のマーケティング選択について、それぞれ該当するバージョンとともに記録します。マーケティングを拒否しても、アカウントの作成に影響しません。

組織からの招待およびワークスペースの記録には、本人ではなく管理者または別の認可された利用者が提供した情報が含まれることがあります。プラットフォームを利用するためだけに、顧客に無関係な個人データまたは機微情報のアップロードを求めることはありません。

5. 利用目的および法的根拠

当社は、以下の活動のために情報を処理します。法的根拠が必要となる場合、実際の関係および目的に照らして根拠を特定します。組織との契約があるからといって、その組織の各利用者との契約履行にすべての処理が自動的に必要となるわけではありません。

当社の正当な利益には、信頼性の高いサービスの運営、取引関係の管理、問題の解決、ならびに不正または濫用の防止が含まれます。当社は必要性、個人の合理的な期待および個人への影響を評価し、個人の利益または基本的権利が当社の利益に優先する場合、この根拠に依拠しません。現地法がこの根拠を認めない場合は、当該法令で認められる根拠を用います。

顧客のワークスペースに関する処理は、顧客の適法な指示およびデータ処理条項に従います。顧客は、自らの処理に関する法的根拠および通知について責任を負います。本規約への同意を、個人データのあらゆる利用への同意とはみなしません。また、サービス改善を理由に顧客コンテンツを用いたモデル学習が許可されることはありません。

個人データを実質的に異なる目的で利用する前に、その利用が適法であり目的と両立するかを評価し、必要な追加通知を行い、必要に応じて同意を取得します。

• アカウントおよびアクセス：メールアドレス、アカウント識別子、認証記録および権限を用いて、アカウントの作成・保護、利用者の認証および依頼された機能の提供を行います。根拠は、個人顧客との契約、または組織利用者の場合、適用法令を条件として顧客との関係を管理する当社の正当な利益です。
• 購入および請求：サブスクリプション、支払状況および請求記録を用いて、有料アクセスの提供、支払照合および更新管理を行います。契約上の必要性に加え、必須記録については適用される税務、会計その他の法的義務に依拠します。
• サポートおよび取引上の問い合わせ：連絡先情報および通信内容を用いて、依頼への回答、不具合の調査およびサービス関係の管理を行います。根拠は、必要に応じて、依頼された契約前の措置、契約の履行、または組織の連絡担当者に対応する当社の正当な利益です。
• サービスのセキュリティおよび信頼性：活動ログ、デバイスおよびリクエストの情報、エラーの詳細ならびに限定的な診断内容を用いて、障害の特定、濫用の検知およびインシデント調査を行います。根拠は、サービスおよび影響を受ける方を保護する当社の正当な利益と、該当する場合の法的義務です。
• マーケティング：第7節に記載する連絡のため、本人が任意に受信を選択した後に限り、メールアドレスおよび提供された氏名を利用します。根拠は同意であり、同意を撤回してもサービスへのアクセスに影響しません。
• 法令遵守および説明責任の記録：法的義務の履行、または法的請求の立証・防御のため、関連する取引記録、同意および受諾の履歴、ならびに依頼対応の証跡を保管します。これらの目的に必要な情報のみを使用します。

6. 情報の共有方法

当社は、サービスの提供および保護、事業運営、顧客の指示への対応、企業取引の完了、または法令遵守に必要な場合に限り、個人データを開示します。

• 該当する顧客組織ならびに権限を付与された管理者および利用者。
• 該当サービスのために情報を処理する、ホスティング、ストレージ、通信、セキュリティ、監視、決済、専門サポートおよびAIサービスの提供者。
• 専門アドバイザー、監査人、保険会社、金融機関および企業サービス提供者。
• 法令により開示が義務付けられる、または認められる場合の規制当局、裁判所、法執行機関その他の者。
• 適切な機密保持およびデータ保護の取り決めの下での、買収候補者、投資家または事業承継者。

7. 取引上の連絡およびダイレクトマーケティング

マーケティングメールの受信を任意に選択した場合に限り、提供されたメールアドレスおよび氏名を用いて、Sytance製品、サイバーセキュリティおよびコンプライアンスサービス、イベントならびに資料に関する案内を送信します。この選択はサービス規約とは別で、初期設定では未選択です。受信を拒否しても、登録、購入またはサービスの利用に影響しません。

アカウント設定でマーケティングメールを無効にするか、privacy@sytance.com にメールを送って無料で配信を停止できます。当社は選択を尊重するため、同意または撤回の日時と適用された通知のバージョンを記録します。配信停止後も、認証、セキュリティ、請求または必要なサービス通知は停止されません。

サービス規約への同意は、マーケティングへの同意ではありません。当社は、第三者が独自に行うマーケティングのために個人データを提供しません。

8. 国際的なデータ処理

Sytanceの現行アプリケーションサーバーは香港にあります。AI、決済、メールその他の支援サービスでは、他の国または地域でデータが処理される場合があります。アプリケーションサーバーの所在地は、すべての処理またはバックアップが香港のみで行われることを意味しません。

適用法令で求められる場合、当社は該当する契約上の取り決めを含む適切な移転保護措置を講じ、必要な通知、同意その他の法定手続きを完了します。処理に関係する受領者、処理地域および保護措置については privacy@sytance.com にお問い合わせください。

本サービスはオンラインでホストされており、顧客によるセルフホスティングおよびプライベート環境への導入は提供していません。データに保管場所の制限がある場合は、当該データを提出する前に、本サービスが要件に適合するか当社にご確認ください。

法令上、移転の仕組みが必要な場合、制限対象となる移転の前に該当する保護措置を整備しなければなりません。本通知で契約上の保護措置に言及しても、それだけで標準契約条項を締結したこと、十分性認定を得たこと、または必要な評価、届出もしくは個別同意に代わることにはなりません。機密情報を保護するため必要な箇所を伏せたうえで、関連する保護措置の情報または写しを依頼に応じて提供します。

現地法により特定の受領者情報または個別の移転通知が必要な場合、当社は関連する収集、契約締結またはプライバシー依頼の手続きで情報を提供します。顧客は、本通知への一般的な同意を、自らの移転義務を履行したものとみなしてはなりません。

9. 保持および削除

有料プランの期限が切れても、ワークスペースのコンテンツは自動的に削除されません。既存のコンテンツは閲覧できますが、編集およびエクスポートはできなくなります。法的要件に従い、継続サービスの提供に必要なアカウントおよびワークスペースのコンテンツは、顧客が削除するか有効な削除依頼を行うまで保持します。更新の取消し、アカウントの無効化および削除依頼は、それぞれ異なる操作です。

削除を依頼するには、対象のアカウントまたはワークスペースと依頼範囲を明記し、privacy@sytance.com までメールでご連絡ください。当社は相応な範囲の情報で本人確認および権限確認を行い、個人アカウントに関する依頼か組織管理のコンテンツに関する依頼かを明確にします。必要に応じ、取消し不能な削除を行う前に重要な影響を説明します。適用法令の要件を満たしつつ、実行可能な限り速やかに対応します。依頼に有料契約は必要ありません。

以下の各区分について、保持期間を個別に定めます。ワークスペースのコンテンツに関する継続保持ルールを、すべてのログ、バックアップまたは業務記録に適用することはありません。また、削除依頼がないという理由だけで不要な個人データを無期限に保持することもありません。

法的保全または記録保存義務により削除できない場合、当社は該当する記録のみを保持し、その目的に限って利用を制限します。許される場合は例外の理由を説明します。該当する必要がなくなり次第、記録を削除または復元不能な形で匿名化します。当社システムから削除しても、顧客が独自にエクスポートした複製や独立した管理者が保持する記録は削除されません。

• アカウントおよびワークスペースの記録：依頼されたアカウントおよび継続的なワークスペースサービスの提供に必要な間、削除または閉鎖の指示が完了するまで保持します。継続保持が必要な法令遵守および説明責任の記録は別途管理します。
• サポートおよび通信記録：依頼、苦情またはフォローアップが未完了の間保持します。その後は、案件の内容、機微性および関連する紛争の可能性を踏まえ、サービス上の説明責任、適用される請求期間または法的義務に必要な範囲でのみ保持します。
• セキュリティおよび運用ログ：インシデントの状況、セキュリティリスクおよび適用される証跡要件を考慮し、関連事象の検知、再構成および調査、ならびに是正の確認に必要な期間保持します。解決済みの事象を理由に、すべてのログを無期限に保持することはありません。
• 一時処理記録：依頼された処理の完了または再試行、関連する不具合の診断、もしくは別個のセキュリティ要件または法的要件への対応に必要な間に限り保持します。ワークスペースに意図的に保存されたAI会話には、ワークスペースの保持ルールが適用されます。
• 請求、規約への同意およびマーケティング選択の記録：適用される会計・税務要件、契約上の権利または同意の証明、ならびに関連する請求期間に応じて保持します。望まないマーケティングの再送信を防ぐため、最小限の配信停止記録を保持する場合がありますが、これはマーケティング再開の許可ではありません。
• バックアップ：削除済みデータは、バックアップのローテーションにより上書きまたは期限切れとなるまで、アクセスを制限した復旧用コピーに残る場合があります。ローテーション期間は、復旧要件および事業継続に必要な最小限の復旧履歴に基づいて定め、削除済みコンテンツを通常利用のために保持する目的で延長することはありません。削除依頼があった場合、該当するバックアップの残存処理について説明します。復元したコピーは、通常利用の前に削除を再適用しなければなりません。

10. 選択、依頼および苦情

適用法令および当社の役割に応じて、処理の有無の確認、個人データへのアクセスおよび訂正、削除、制限、異議申立て、または移転可能な形式の写しを請求できます。データポータビリティは法的要件を満たす場合に適用され、あらゆる商用レポートや他者の情報に対する権利を生じさせるものではありません。商用エクスポートの制限は、法令上の個人データに関する権利を制限しません。

可能であれば、アカウントに登録されたメールアドレスから privacy@sytance.com へ依頼を送信してください。対象データと希望する対応を記載してください。件名の指定はありません。権限を証明できる代理人も、本人に代わって依頼できます。当社は依頼の確認に合理的に必要な情報のみを求め、通常のアカウント依頼で本人確認書類を常に要求することはありません。

当社は不当な遅延なく、適用される法定期間内に回答します。EUまたは英国のGDPRが適用される場合、通常は受領から1か月以内に回答します。依頼の複雑さまたは件数を理由に、認められる範囲で最長2か月延長する場合は、当初の1か月以内に説明します。香港のデータアクセスおよび訂正依頼は、法定例外を条件として、適用される40日以内に処理します。他の適用期限に影響はありません。

適用法令で合理的な手数料または拒否が認められる場合を除き、依頼は無料で処理します。手数料を請求する前に根拠を説明します。依頼が他者、保護対象の機密情報、または当社に保存義務がある記録に影響する場合、適法に提供できる情報または対応を提供し、許される場合は制限について説明します。

マーケティングその他の同意はいつでも撤回できます。撤回前に適法に行われた処理の効力には影響しません。正当な利益を根拠とする処理に異議を申し立てることができ、当社は処理を継続できる適法な理由があるかを評価します。ダイレクトマーケティングへの異議は、理由を求めずに尊重します。

当社がお客様の組織のために該当データを処理している場合、当社は速やかに依頼をその権限を付与された窓口へ転送または連絡し、回答を支援します。privacy@sytance.com または、法令で認められる場合には通常の居住地、勤務先、もしくは侵害が生じたとされる場所を管轄する監督機関に苦情を申し立てることができます。苦情申立てまたは司法救済を求める前に当社へ連絡する必要はありません。

11. セキュリティ

当社は、個人データを不正または偶発的なアクセス、利用、改変、開示、紛失または破壊から保護するための技術的および組織的措置を講じます。措置は、情報の性質、処理内容および関連するリスクを考慮して選定します。

オンラインサービスですべてのセキュリティリスクを排除することはできません。個人データに関するインシデントを認識した場合、当社は調査、封じ込めおよび是正を行い、適用法令または契約で求められる場合には通知します。

12. 未成年者

Sytanceは未成年者を対象としておらず、未成年者は登録してはなりません。登録者は18歳以上で、居住地の法律上の成年年齢に達していなければなりません。顧客は、依頼されたサービスに関係のない未成年者の個人データを提出してはなりません。未成年者のアカウントを確認した場合、アクセスを制限し、適切なアカウント閉鎖およびデータ削除の措置を講じます。未成年者が登録した、または個人データを提供したと思われる場合は privacy@sytance.com へご連絡ください。

13. 自動処理およびAI

AI機能は、利用者の指示および関連するコンテキストに基づいて分析や草案を生成します。個人に対して法的効果または同様に重大な影響をもたらす判断を、専ら自動処理で行うシステムとして提供するものではありません。顧客は「AIと顧客データ」の通知に記載された人によるレビューを実施し、自ら行う判断について引き続き責任を負わなければなりません。

認証、セキュリティおよび利用資格の制御により、リクエストが自動的に許可または制限される場合があります。制限が誤りだと思われる場合は、support@sytance.com に連絡してレビューを依頼してください。適用法令に基づき自動判断に関して認められる追加の権利を制限するものではありません。

14. お問い合わせおよび変更

プライバシーに関する問い合わせ、ダイレクトマーケティングの配信停止、およびデータに関する権利の請求は privacy@sytance.com へお送りください。お客様の組織が管理するアカウントまたはワークスペースのデータについては、可能な場合、まず当該組織へお問い合わせください。

当社のサービス、プロバイダー、慣行または法的義務に変更があった場合、本通知を改訂することがあります。改訂版を掲載し、上記の日付を更新します。必要な場合、重要な変更が有効になる前に追加の通知を行うか、同意を取得します。